С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что цифровой формат стал безальтернативным для новых сотрудников, а для работодателей вступили в силу окончательные правила кадрового учета. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой ЭТК, какие обязанности несет работодатель и как правильно выстроить работу с новой системой.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Несмотря на устоявшийся термин, в законодательстве нет такого понятия, как «электронная трудовая книжка». По сути, это не самостоятельный документ, а электронная выписка из тех сведений, которые работодатель подает в Социальный фонд России (СФР). Цифровая версия хранится в системе СФР и по содержанию почти ничем не отличается от бумажной: в ней отражаются те же данные о работодателях, должностях, приказах и стаже.
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, в ЭТК фиксируются:
- Личные данные сотрудника: ФИО, дата рождения и СНИЛС.
- Сведения о работодателях: наименование, ИНН, КПП и др.
- Кадровые мероприятия: прием на работу, перевод, увольнение.
- Основания: реквизиты приказов (дата, номер).
Зачем нужна ЭТК и в чем ее плюсы для работодателя?
Электронный формат открывает новые, более удобные возможности кадрового учета:
- Снижение бюрократической нагрузки: отпадает необходимость физически хранить бумажные бланки, закупать их и нести ответственность за сохранность.
- Исключение ошибок и порчи: нельзя испортить, залить кофе или потерять электронную запись.
- Ускорение процессов: при увольнении сотрудника не нужно тратить время на внесение записей в бумажный вариант и выдачу его на руки.
- Прозрачность: работники всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в СФР, что снижает риск трудовых споров.
Главные обязанности работодателя
Формирование электронных трудовых книжек полностью зависит от точности и своевременности внесения данных работодателем. Главная задача компании — корректно передавать информацию в Фонд пенсионного и социального страхования.
Сроки и порядок подачи сведений
Работодатель обязан сообщать в СФР о любом кадровом мероприятии (прием, перевод, увольнение) или подаче сотрудником заявления о выборе формата трудовой книжки. Делать это необходимо ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло событие.
Подача отчетности
Информация передается через форму ЕФС-1 (с подразделом 1.1). Именно на основе этих данных Социальный фонд формирует электронные трудовые книжки россиян.
Оформление новых сотрудников
Если сотрудник впервые устраивается на работу после , бумажная трудовая книжка ему не заводится. Работодатель обязан всем новым сотрудникам заводить ЭТК. При первом трудоустройстве необходимо:
- Подписать трудовой договор.
- Ознакомить работника с приказом о приеме.
- Подать форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 в СФР, после чего фонд создаст электронную трудовую книжку.
Переход на ЭТК: работа с действующими сотрудниками
Перевести действующего работника на электронную трудовую книжку (с отказом от оформления бумажного варианта) можно только с его согласия.
Если работник до конца 2020 года не подал заявление о выборе формата, законодательством предусмотрено одновременное применение электронного и бумажного вариантов. Это означает, что работодатель обязан вести оба формата: передавать данные в СФР и продолжать вносить записи в бумажную книжку.
Если же сотрудник написал заявление о переходе на ЭТК, процедура следующая:
- Работодатель передает данные в СФР.
- Работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки.
- С момента выдачи работодатель освобождаеться от ответственности за ее ведение и хранение.
Важно: при выдаче бумажной книжки обязательно напомните работнику, что её лучше не терять. Восстановить данные за периоды, которые не были оцифрованы (до 2020 года), будет сложно: придется обращаться к бывшим работодателям, в архивы и пенсионные документы.
Как работники видят свои данные?
Для сотрудника электронная трудовая книжка доступна в виде выписок. Существует две основные формы:
- СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов СФР), содержит информацию обо всех работодателях сотрудника. По общему правилу там отображаются данные с .
- СТД-Р — форма, в которой содержатся данные только по одному конкретному работодателю (текущему или бывшему).
Получить выписку сотрудник может несколькими способами:
- Обратиться к своему работодателю.
- Подать запрос через портал Госуслуг.
- Оформить запрос на сайте СФР.
- Обратиться в МФЦ.
Как убедиться, что у кандидата ЭТК?
При приеме на работу нового сотрудника кадровику необходимо уточнить формат его трудовой книжки. Если кандидат предъявляет бумажную трудовую, но при этом ранее перешел на ЭТК, важно запросить у него выписку по форме СТД-СФР или СТД-Р, чтобы получить полную картину о его стаже с 2020 года.
Электронная трудовая книжка — это современный стандарт кадрового документооборота, который исключает риск потери сведений о трудовом стаже и упрощает учет. Для работодателя главное — не нарушать сроки сдачи отчетности по форме ЕФС-1 и помнить, что после оцифровки учет трудового стажа сотрудников полностью зависит от точности и своевременности внесения данных в систему СФР.