В 2025‑2026 годы электронная трудовая книжка (ЭТК) стала не просто альтернативой бумажной версии, а обязательным элементом кадрового документооборота в России. В этой статье мы разберём, что такое ЭТК, какие преимущества и риски она приносит, как правильно перейти на цифровой формат и что делать с бумажной трудовой книжкой.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровая запись о трудовой деятельности работника, хранимая в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). Сведения формируются на основе данных, которые работодатели передают в ПФР через электронный документооборот.
- Все записи о приёме, увольнении, смене должности, начислении зарплаты и т.д. находятся в единой базе.
- Работник может получить выписку из ЭТК за пару минут, не выходя из дома.
- Сведения доступны работодателю, работнику и органам соцобеспечения в режиме реального времени.
Плюсы и минусы ЭТК
Преимущества для работодателя
- Снижение издержек на приобретение, хранение и обслуживание бумажных трудовых книжек.
- Меньше ошибок в данных: автоматический контроль и проверка при вводе.
- Лёгкий доступ к трудовой истории претендента при найме.
- Уменьшение бумажного документооборота, что соответствует требованиям цифровой экономики.
Преимущества для работника
- Удобный формат: выписку можно получить онлайн за несколько минут.
- Сведения не потеряются: нет риска испорченного бумажного носителя.
- Дистанционное оформление пенсий и социальных выплат без необходимости сдавать копии трудовой книжки.
- Быстрый доступ к истории работы при смене работодателя.
Недостатки и риски
- Отсутствие сведений о награждениях и вручении звания «ветеран труда» – эти данные в ЭТК не фиксируются.
- Проблемы с доступом к системе в случае технических сбоев или потери интернет‑связи.
- Возможность ошибок при вводе данных, если работодатель не проверяет корректность передаваемой информации.
- Необходимость соблюдения требований безопасности и защиты персональных данных.
Когда и как перейти на ЭТК?
Переход на электронную трудовую книжку регулируется поправками к Трудовому кодексу, утверждёнными Минтрудом России. Ключевые даты:
- 28 апреля 2025 г. – официальное введение ЭТК в действие.
- 17 марта 2026 г. – публикация руководства по переходу и требованиям к работодателям.
Шаги для работодателя
- Подготовка ИТ‑инфраструктуры: подключение к системе ПФР, настройка электронного документооборота.
- Обучение персонала: инструктаж по работе с системой, правилам ввода данных.
- Перенос данных: проверка и передача существующих бумажных записей в электронный формат.
- Проверка и контроль: регулярный аудит записей, корректировка ошибок.
Шаги для работника
- Регистрация в системе ПФР: получение личного кабинета.
- Получение выписки: запрос через личный кабинет за несколько минут.
- Проверка данных: сверка с личными документами, исправление ошибок через работодателя.
- Сохранение копии: хранение электронного файла в безопасном месте.
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
Бумажная трудовая книжка остаётся официальным документом до тех пор, пока не будет полностью заменена ЭТК. Однако в случае перехода на электронный формат рекомендуется:
- Сохранить копию бумажной книжки в надёжном месте (например, в архиве компании).
- Проверить, что все записи в бумажной версии отражены в ЭТК;
- Убедиться, что работодатель завершил передачу данных в ПФР.
- При необходимости оформить справку о трудовой деятельности, используя электронный формат.
Как проверить данные в ЭТК?
Проверка осуществляется через личный кабинет ПФР. Важно:
- Периодически сверять записи с личными документами.
- В случае обнаружения ошибок – немедленно связаться с работодателем для их исправления.
- Использовать функцию «Справка о трудовой деятельности» для подтверждения стажа при оформлении пенсии.
Более подробную информацию можно получить в официальных документах Минтруда и ПФР, а также в сервисах личного кабинета ПФР.