Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника в Российской Федерации; Согласно Трудовому кодексу РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Постановлением Правительства РФ, работодатель обязан вести и выдавать трудовую книжку в строго определённых случаях. В этой статье мы подробно разберём, когда, как и при каких условиях трудовую книжку выдают на работе, включая особенности перехода на электронный формат, который вступил в силу с 2021 года и завершился 1 января 2026 года.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка — это официальный документ, в который вносятся сведения о:

• принятии на работу;
• переводах на другую постоянную работу;
• увольнении;
• наградах и поощрениях (по желанию работника);
• периоде работы по трудовому договору.

Эти данные используются для:

• подтверждения трудового стажа при назначении пенсии;
• оформления социальных выплат;
• предоставления в государственные органы, банки, посольства;
• доказательства опыта работы при устройстве на новое место.

Когда трудовую книжку выдают на руки?

Согласно статье 66 ТК РФ и Порядку № 320н от , трудовая книжка выдается на руки работнику только в двух случаях:

1. При увольнении — в последний день работы, в день прекращения трудового договора.
2. По письменному заявлению работника в период трудовых отношений — если работник хочет получить книжку для представления в другие организации (например, для получения визы, кредита, приёма на другую работу и т.д.).

Важно! В остальное время трудовая книжка хранится у работодателя — в сейфе или специальном архиве, в соответствии с требованиями по сохранности документов.

Примеры ситуаций, когда выдача возможна в период работы:

• Работник устраивается на вторую работу и хочет предоставить трудовую книжку новому работодателю.
• Необходимо подтвердить стаж для оформления загранпаспорта или визы в посольство.
• Работник подаёт заявление на получение льгот, субсидий или пособий.

В таких случаях работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Выдача оформляется актом приёма-передачи с подписями обеих сторон.

Как оформляется трудовая книжка при первом трудоустройстве?

Согласно части 4 статьи 65 ТК РФ, первую трудовую книжку обязан оформить первый работодатель, если работник трудоустраивается на работу более чем на пять дней. Это касается даже индивидуальных предпринимателей.

Алгоритм действий работодателя при первом трудоустройстве:

1. Попросить у работника паспорт, СНИЛС, ИНН и документ об образовании.
2. Оформить трудовой договор (в письменной форме).
3. Издать приказ о приёме на работу (форма № Т-1).
4. Завести трудовую книжку (если её ещё нет) и внести первую запись о приёме на работу.

Важно! Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, новая заводиться не должна, вносится запись в существующую.

Кому не нужно оформлять трудовую книжку?

С 1 января 2021 года введён новый порядок: все работники, принятые на работу после этой даты, получают только электронную трудовую книжку (ЭТК). Бумажная книжка им не выдаётся и не заводится.

Также не требуется оформлять трудовую книжку:

• если работник устраивается на работу по совместительству, книжка ведётся только по месту основной работы;
• если работник — студент, аспирант, без опыта работы — если он устраивается впервые после , ему оформляется только ЭТК;
• если работник заключил гражданско-правовой договор (ГПД), а не трудовой договор, трудовая книжка не нужна.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК): что изменилось?

С 2020 года в России начался переход от бумажных трудовых книжек к электронным. К 1 января 2026 года переход завершился. Вот ключевые моменты:

Выбор формата до 31 декабря 2020 года

Работники, уже трудоустроенные до 2021 года, могли выбрать:

• остаться с бумажной трудовой книжкой;
• перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК).

Для этого нужно было подать заявление в свободной форме работодателю. Если работник выбрал ЭТК — ему выдавали бумажную книжку на руки под подпись, и дальнейшие сведения о работе вносились только в электронный реестр.

Что происходит с бумажной книжкой после перехода на ЭТК?

Если работник отказался от бумажной трудовой книжки:

• в неё вносятся все сведения о работе до даты перехода на ЭТК;
• после этого она выдаётся работнику на руки;
• все последующие записи (приёмы, увольнения, перевода) вносятся только в ЭТК.

Где хранится электронная трудовая книжка?

ЭТК хранится в Социальном фонде России (СФР). Информация включает:

• ФИО, СНИЛС, дата рождения;
• даты приёма и увольнения;
• наименования организаций и должности;
• основания для прекращения трудового договора.

Как получить доступ к ЭТК?

Работник может получить выписку из ЭТК через:

• личный кабинет на портале Госуслуги;
• МФЦ;
• Пенсионный фонд России (ПФР);
• сайт СФР (через ЕСИА).

Выписка оформляется в виде PDF-файла с электронной подписью и имеет юридическую силу.

Как выдаётся трудовая книжка при увольнении?

При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы. Если работник в этот день отсутствует:

• работодатель направляет ему письменное уведомление о необходимости получения книжки;
• дата направления уведомления считается днём выдачи — с этого момента работодатель освобождается от ответственности за задержку;
• книжка может быть выслана почтой только с письменного согласия работника на адрес, указанный им лично.

При выдаче книжки работодатель обязан:

• внести последнюю запись об увольнении;
• указать причину увольнения (с ссылкой на статью ТК РФ);
• вручить книжку под роспись в журнале учёта трудовых книжек;
• выдать все положенные документы: расчётный лист, справку 2-НДФЛ, справку о стаже и т.д.

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если трудовая книжка утеряна, повреждена или уничтожена, работник должен:

1. написать заявление работодателю о восстановлении;
2. предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, приказы, трудовые договоры);
3. работодатель на основании этих документов составляет дубликат трудовой книжки.

Дубликат оформляется по форме, утверждённой Правилами № 225, и заверяется печатью организации. В нём делается запись: «Дубликат выдан взамен утраченной (повреждённой) трудовой книжки».

Особенности трудовых книжек для совместителей

Согласно законодательству, трудовая книжка ведётся только по месту основной работы. Однако по желанию работника сведения о работе по совместительству могут быть внесены в трудовую книжку на основании:

• официального приказа о приёме на работу по совместительству;
• справки с места работы по совместительству.

Это делается только с письменного согласия работника и при наличии подтверждающих документов.

Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, бумажные документы никуда не исчезли. Они остаются важным подтверждением стажа до 2021 года. Вот ключевые правила, которые должен знать каждый работник и работодатель:

• Трудовую книжку выдают на руки только при увольнении или по письменному заявлению работника.
• С 1 января 2021 года новым работникам бумажные книжки не выдаются, только ЭТК.
• Работодатель обязан хранить книжку в сейфе и не допускать её утраты.
• Выдача по почте возможна только с согласия работника.
• Дубликаты выдаются при утере или порче — на основании документов.
• ЭТК можно получить через Госуслуги, МФЦ или ПФР, это юридически значимый документ.

С 1 января 2026 года в России полностью завершился переход на электронный формат. Теперь все сведения о трудовой деятельности гражданина хранятся в единой базе СФР. Однако бумажная трудовая книжка остаётся важным историческим документом, подтверждающим стаж до 2021 года — и её нужно беречь!

Совет работникам: регулярно проверяйте сведения в ЭТК через Госуслуги. Если обнаружите ошибки — сразу обращайтесь к работодателю. Своевременное исправление избавит от проблем при выходе на пенсию.

Совет работодателям: ведите учёт трудовых книжек в специальном журнале, соблюдайте сроки выдачи, не игнорируйте заявления работников — нарушения могут повлечь штрафы от Государственной инспекции труда.