С 1 января 2020 г. в России в действие вступила электронная трудовая книжка (ЭТК) – новый формат привычного документа, который теперь хранится в электронной базе Социального фонда России (СФР). Вопрос о том, стоит ли переходить от бумажной трудовой книжки к электронному, остаётся актуальным и сегодня. В этой статье мы разберём, что такое ЭТК, какие преимущества и недостатки она имеет, как получить и вести записи, а также какие юридические нюансы стоит учитывать при выборе.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в электронной базе СФР. В неё входят:
- ФИО работника, дата рождения, место жительства;
- Место работы, должность, трудовая функция;
- Сведения о переводах на другую постоянную работу;
- Сведения об увольнении и приёме на работу;
- Сведения о стаже, начислениях и начисленных отчислениях.
Эти данные доступны работнику и работодателю в личном кабинете на сайте СФР или портале Госуслуг; Сведения можно распечатать, сохранить на носителе информации или отправить по e‑mail.
Кто обязан вести ЭТК?
Обязанность вести электронную трудовую книжку возлагается на работодателя. Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности в ЭТК. При этом бумажная трудовая книжка остаётся в распоряжении работодателя, но её использование постепенно сокращается.
Переход с бумажной на электронную трудовую книжку
7 марта 2021 г. вступил в силу закон, позволяющий гражданам обращаться в органы Пенсионного фонда России (ПФР) с просьбой перенести сведения о работе до 2020 г. из бумажной трудовой книжки в электронную. Процесс выглядит так:
- Подать заявление в ПФР с копией бумажной трудовой книжки;
- ПФР проверяет данные и переносит их в ЭТК;
- Получить подтверждение о переносе и доступ к ЭТК через портал Госуслуг.
Переход упрощает контроль за актуальностью данных: работник может оперативно проверить внесённые записи и, при необходимости, запросить исправления.
Преимущества электронных трудовых книжек
- Удобство доступа: информация доступна 24 / 7 через интернет.
- Сокращение бумажной работы: нет необходимости хранить и перевозить бумажный документ.
- Быстрый обмен данными: работодатели и государственные органы могут мгновенно получать актуальные сведения.
- Надёжность: данные защищены в базе СФР, что снижает риск потери или повреждения.
- Экономия времени: нет необходимости обращаться в отдел кадров для получения копий.
Недостатки и риски
- Зависимость от интернета: доступ к данным возможен только при наличии подключения.
- Технические сбои: возможны временные недоступности портала.
- Безопасность данных: хотя СФР обеспечивает защиту, любые цифровые сервисы подвержены кибератакам.
- Необходимость обучения: работники и работодатели должны освоить работу с электронными сервисами.
Как получить электронную трудовую книжку?
- Зарегистрироваться в личном кабинете на портале Госуслуг (если ещё не зарегистрированы).
- Подать заявку на получение ЭТК через раздел «Трудовая книжка».
- При необходимости, предоставить копию бумажной трудовой книжки для переноса данных.
- Получить подтверждение и доступ к ЭТК.
Как вести записи в ЭТК?
Записи в ЭТК вносит работодатель через электронный сервис. Работник может просматривать записи, но вносить их самостоятельно не может. При обнаружении ошибок работник может обратиться к работодателю с просьбой исправить данные. После внесения изменений в системе СФР работник получает обновлённую копию ЭТК.
Какой выбор лучше: бумажная или электронная трудовая книжка?
Переход на электронную трудовую книжку имеет ряд очевидных преимуществ: удобство доступа, экономия времени и ресурсов, более высокая надёжность хранения. Однако, если вы работаете в сфере, где требуется физический документ (например, в некоторых государственных учреждениях), бумажная трудовая книжка может оставаться обязательной. В большинстве случаев переход на ЭТК рекомендуется, особенно если вы работаете в частном секторе и цените быстрый доступ к своим трудовым данным.
Юридические основы и нормативные акты
- Трудовой кодекс РФ – статья 66.1 (порядок предоставления сведений о трудовой деятельности).
- Письмо Минтруда России от N 14‑0/10/В‑1703 – разъяснения по порядку предоставления сведений о трудовой деятельности.
- Закон РФ от 7 марта 2021 г. – право граждан на перенос сведений из бумажной трудовой книжки в электронную.
- Нормативные правовые акты, регулирующие переход на электронные трудовые книжки (указанные в ссылках на сайте СФР и портале Госуслуг).
Электронная трудовая книжка – это современное решение, которое упрощает управление трудовыми данными как для работодателей, так и для работников. Если вы цените удобство, экономию времени и хотите иметь быстрый доступ к актуальной информации о своей трудовой деятельности, переход на ЭТК – это правильный шаг. Однако всегда стоит учитывать требования конкретной отрасли и наличие обязательств по хранению бумажного документа.
Для получения более подробной информации и оформления заявки посетите официальный портал или портал Госуслуг.