В процессе трудовой деятельности часто возникают ситуации, когда человеку необходимо подтвердить свой стаж, опыт работы или текущее место трудоустройства. Для этого используется выписка из трудовой книжки или её заверенная копия. В этой статье мы подробно разберем, кто именно занимается изготовлением такого документа, как правильно его оформить и какие существуют нюансы в эпоху электронных трудовых книжек (ЭТК).

Кто делает выписку из трудовой книжки?

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, обязанность по выдаче выписки или копии трудовой книжки полностью лежит на работодателе. На практике этим занимается:

• Отдел кадров, в крупных и средних организациях этим занимается специалист по кадрам (кадровик).
• Бухгалтерия — в небольших компаниях, где нет выделенной кадровой службы, функции по ведению и выдаче документов часто возлагаются на главного бухгалтера или рядового бухгалтера.
• Руководитель организации — если штат компании настолько мал, что нет ни кадровика, ни бухгалтера, заверить документ обязан сам руководитель (индивидуальный предприниматель или директор).

Важно понимать: работник не имеет права самостоятельно снимать копии со своей трудовой книжки, пока она находится на хранении у работодателя, и тем более не может сам её заверять. Документ должен быть заверен надлежащим образом уполномоченным лицом компании.

Порядок запроса выписки

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку недостаточно просто попросить об этом сотрудника отдела кадров устно. Работник обязан обратиться к начальству в письменном виде.

Для этого пишется заявление на имя руководителя. В заявлении следует указать:

1. Свои ФИО и должность.
2. Просьбу о предоставлении выписки (копии) трудовой книжки.
3. Цель получения (необязательно, но желательно).
4. Дату и подпись.

После получения заявления работодатель обязан выдать документ в срок не позднее трех рабочих дней.

Требования к оформлению бумажной выписки

Даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться и не нарушить права работника. Выписка должна быть заверена надлежащим образом, иначе принимающая организация (например, банк или соцзащита) признает её недействительной.

Правила заверения:

• На каждой странице проставляется отметка «Копия верна»;
• Указывается должность ответственного лица, его подпись и расшифровка подписи (ФИО).
• Ставится печать организации (при наличии печати в компании).
• На последней странице делается запись: «Работает по настоящее время».
• Все страницы прошиваются (если документ состоит из нескольких листов), нумеруются, а на месте прошивки ставится печать и подпись с указанием количества прошитых листов.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности выдачи

С 1 января 2020 года у каждого официально трудоустроенного россиянина появилась трудовая книжка в электронном формате. Однако здесь есть важный юридический нюанс: в законах нет такого понятия, как «электронная трудовая книжка». По сути, она представляет собой электронную выписку из тех сведений, что работодатель подает в Социальный фонд России (СФР).

Кто делает выписку из ЭТК?

Если трудовая книжка ведется в электронном формате, работодатель предоставляет сведения о трудовой деятельности по специальной форме — СТД-Р. Эту справку кадровик или бухгалтер формирует на основании данных отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1 «Сведения о трудовой деятельности»), который компания сдает в СФР.

Справка СТД-Р выдается:

• По заявлению работника (в тот же 3-дневный срок).
• В обязательном порядке при увольнении — в день прекращения трудового договора.

Бумажная или электронная: что выбрать?

Часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ гласит: если сотрудник не написал заявления о выборе формата трудовой, работодатель должен продолжать вести его бумажную книжку и вместе с этим подавать по нему отчёт ЕФС-1 в СФР.

При этом:

• Все, кто принял решение сохранить трудовую книжку на бумажном носителе и написал об этом заявление до г., продолжают использовать оба формата параллельно.
• Работник имеет право в любой момент передумать и перейти на электронные сведения, написав соответствующее заявление.
• Сведения о работнике действительно передают в ПФР (ныне СФР) вне зависимости от согласия работника.

5 способов получить выписку: где еще можно обратиться?

Если вам нужна информация о вашем стаже, а обратиться к текущему работодателю нет возможности, выписку можно получить и другими путями:

1. У текущего работодателя — через отдел кадров (бумажная копия или форма СТД-Р).
2. Через портал Госуслуг — электронная выписка формируется в личном кабинете в виде справки СТД-СФР.
3. В МФЦ (Мои документы) — выписку из трудовой книжки можно получить при помощи многофункциональных центров. Формат выдачи — справка СТД-СФР.
4. В Социальном фонде России (СФР), напрямую в территориальном органе фонда.
5. На сайте СФР — через личный кабинет застрахованного лица.

Стоит отметить важное преимущество справки СТД-СФР: её могут получить и те, у кого есть бумажная трудовая книжка, и те, у кого только ЭТК. Этот документ является универсальным подтверждением стажа.