В этой статье мы подробно разберем, как сейчас выглядит процедура перехода на ЭТК, какие записи вносятся в базу данных, как проверить свой стаж и какие изменения в законодательстве актуальны на 2026 год.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это формат ведения сведений о трудовой деятельности гражданина в цифровом виде. Все сведения о периодах работы, должностях, награждениях и увольнениях хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Ключевые преимущества электронного формата:
- Безопасность данных: Исключен риск потери, порчи или кражи бумажного документа.
- Доступность: Работник может в любой момент проверить актуальность сведений через Госуслуги или клиентские сервисы СФР.
- Прозрачность: Сотрудник видит, передает ли работодатель сведения в фонд и насколько корректно они заполнены.
- Упрощение процедур: При приеме на работу или оформлении пенсии не нужно носить с собой бумажную книжку или запрашивать выписки вручную.
Исторический контекст: От бумажной к цифровой эпохе
Переходный период начался еще в 2019 году, когда работники получили право выбора: оставить бумажную трудовую или перейти на электронную. С 1 января 2020 года для всех новых сотрудников, впервые поступающих на работу, бумажные трудовые книжки больше не заводятся — их стаж ведется исключительно в электронном виде.
С начала 2021 года выдача бумажных трудовых при первом выходе на работу была полностью прекращена. На сегодняшний день, в 2026 году, электронная трудовая книжка является безальтернативным стандартом для всех, кто начал свой трудовой путь после 2020 года, а также для тех, кто своевременно подал заявление о переходе.
Нужна ли запись о переходе на ЭТК?
Один из самых частых вопросов: «Нужно ли делать специальную запись в трудовой о переходе на электронную книжку?».
Для тех, кто вел бумажную трудовую до 2020 года:
Если работник подавал заявление о выборе формы ведения трудовой книжки в 2020 году, то в его бумажную трудовую книжку вносилась соответствующая запись о подаче заявления (форма СТД-Р). В электронную базу СФР эта информация также была передана работодателем.
Для новых сотрудников (после 2020 года):
Поскольку бумажная трудовая им не заводилась, никакой отдельной записи «о переходе» не требуется. Их трудовая деятельность изначально ведется только в электронном виде. Первая запись в их ЭТК появляется при приеме на первую работу.
Как вносятся записи в электронную трудовую?
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков, но требует высокой внимательности. Ошибки в цифровом поле исправлять сложнее, чем в бумажном.
- Прием на работу: Работодатель обязан передать сведения в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (в 2026 году сроки стали еще строже благодаря полной интеграции систем).
- Переименование организации: Вносится отдельная запись без создания новой строки о приеме.
- Переводы: Любое изменение должности или структурного подразделения фиксируется в ЭТК.
- Увольнение: Запись вносится с указанием основания увольнения со ссылкой на статью ТК РФ.
Важно помнить, что электронная трудовая не содержит записей о благодарностях, которые не влияют на стаж, но могут быть важны для характеристики. Однако основные данные о стаже и страховом стаже для пенсии фиксируются полностью.
Обязанности работодателя и учет
Работодатели обязаны не только вносить данные в систему СФР, но и правильно вести локальный учет.
Нужно ли регистрировать ЭТК в книге учета?
Да, правила делопроизводства требуют регистрации движения трудовых книжек. Однако для электронных книжек ведется отдельный журнал (или раздел в журнале) учета сведений о трудовой деятельности. В него вносятся данные о поданных заявлениях (если они были в переходный период) и о переданных отчетах (форма СЗВ-ТД и ее современные аналоги).
Работник не обязан предъявлять при приеме на работу выписку из электронной трудовой, так как работодатель самостоятельно запрашивает эти данные через систему межведомственного электронного взаимодействия. Однако наличие актуальной выписки у соискателя может ускорить процесс проверки.
Как работнику проверить свою электронную трудовую?
Каждый гражданин России имеет право в любой момент проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация там содержится. Сделать это можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуги (заказав выписку о трудовой деятельности).
- В личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР).
- Обратившись в клиентскую службу СФР или МФЦ.
- Через банк-партнер (некоторые банковские приложения интегрированы с госуслугами).
Если вы обнаружили ошибку, необходимо немедленно обратиться к работодателю для внесения исправлений. Если ошибка допущена самим работодателем при передаче данных, он обязан подать корректирующий отчет.
Можно ли отказаться от электронной трудовой?
В 2026 году вопрос об отказе от ЭТК в пользу бумажной уже не стоит так остро, как в 2020 году. Напоминаем:
- Те, кто сохранил бумажную трудовую до конца 2020 года, могут продолжать вести ее параллельно с электронной (дублирование данных).
- Новые сотрудники (принятые после 2020 года) не могут выбрать бумажный формат — только ЭТК.
- Отказаться от ведения электронной книжки невозможно, так как это государственный реестр стажа.
Электронная трудовая книжка за 5 лет существования доказала свою эффективность. Она исключает риск потери сведений о стаже, упрощает оформление пенсий и делает рынок труда более прозрачным. Для бухгалтеров и кадровиков 2026 год — это время работы в полностью цифровом поле, где важны точность данных и знание актуальных программных комплексов для учета и налогов.
Помните: регулярная проверка своей электронной трудовой — это гарантия вашей будущей пенсии и подтверждение вашего профессионального пути.