Электронная трудовая книжка (ЭТК), это официальный цифровой аналог традиционной бумажной книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина. С 1 января 2021 года система постепенно внедряется, а с 1 января 2026 года завершается переходный период. Эта статья подробно объясняет, как правильно вести ЭТК, кто обязан это делать и как работник может получить доступ к своим данным.

Что такое электронная трудовая книжка и как она выглядит?

ЭТК — это не просто PDF-файл или запись в базе данных. Это юридически значимый документ, сведения о котором хранятся в Единой государственной системе (ЕГС) в части информации о трудовой деятельности, ведомой Социальным фондом России (СФР).

• Для работника: Это персональная электронная запись, доступная через портал Госуслуг или в отделениях СФР. Визуально она представляет собой структурированную выписку с историей приёмов, увольнений, повышений, отпусков и других событий.
• Для работодателя: Это обязанность по формированию и отправке сведений о каждом сотруднике в СФР в электронном виде через отчётность (форма ЕФС-1) или напрямую через программные средства (например, «Контур.Экстерн», «СБИС»).

Кто и с какого момента обязан вести ЭТК?

Ключевое правило, установленное Трудовым кодексом РФ (ст. 66.1):

• С 1 января 2021 года все сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых на эту дату не было никакого трудового стажа (первое трудоустройство), должны вестись только в электронном виде. Бумажная трудовая книжка им не выдаётся.
• Для всех остальных работников (уже имеющих стаж до ) действует двойной режим:
  1. Работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку (если она есть у сотрудника).
  2. Одновременно работодатель обязан формировать и передавать сведения в ЭТК в СФР.

Как работодателю оформить и вести ЭТК: пошаговая инструкция

Оформление новой ЭТК (для сотрудников без стажа)

1. Заявление работника. Сотрудник должен написать заявление с просьбой вести его трудовую книжку в электронном виде. Образец заявления должен содержать:
   • ФИО, паспортные данные.
   • Прямую формулировку: «Прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности».
   • Дату и подпись.
2. Приём на работу. В бумажную трудовую книжку (если она есть у сотрудника) вносится стандартная запись о приёме. Параллельно работодатель формирует электронную запись через свою учётную систему (1С, «Контур» и т.д.) и отправляет её в СФР.
3. Если бумажной книжки нет (новый сотрудник без стажа): Запись в бумажный документ не делается; Вся информация сразу вносится в ЭТК.

Как внести сведения в существующую ЭТК (для сотрудников со стажем)

Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка с историей:

• При приёме на работу в бумажную книжку вносится запись.
• Одновременно работодатель должен сформировать и отправить в СФР электронную запись об этом событии. Это делается автоматически через сервисы обмена (например, ЕФС-1).
• Переход с бумажной на электронную. Если сотрудник захочет полностью перейти на ЭТК, он подаёт заявление. В бумажную книжку вносится специальная запись: «С [дата] сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде в соответствии с заявлением работника». После этого новые записи в бумажную книжку не вносятся, но сама бумажная версия хранится у работодателя или у работника (если он её забрал).

Подача отчётности (ЕФС-1)

Основной способ передачи данных, ежемесячная отчётность ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности). В неё включаются все изменения: приём, увольнение, перевод, отпуск, награждение и т.д. Отчёт подаётся в СФР в электронном виде через:

• Клиент-банк или веб-сервисы (Госуслуги для бизнеса).
• Системы электронного документооборота (СЭД) и бухгалтерские программы (1С, «Контур.Экстерн», «СБИС», «Дело» и др.).

Где работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Работник имеет полный доступ к своей ЭТК:

1. Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru):
   • Нужна подтверждённая учётная запись.
   • В личном кабинете в разделе «Трудовая деятельность» или «Электронная трудовая книжка» отображается вся история.
   • Можно скачать официальную выписку (имеющую юридическую силу) в PDF.
2. Через отделения Социального фонда России (СФР):
   • Лично с паспортом в любом отделении СФР.
   • Можно получить заверенную выписку.
3. Через работодателя:
   • По письменному заявлению работодатель обязан предоставить работнику выписку из ЭТК (бесплатно, не реже одного раза в год).

Юридические аспекты и частые ошибки

Как исправить данные в ЭТК?

Если в сведениях, переданных в СФР, обнаружена ошибка (например, неверная дата приёма), её можно исправить:

1. Через работодателя: Работодатель подаёт в СФР сводный отчёт ЕФС-1 с корректирующими записями (с признаком «Исправление»).
2. Лично через Госуслуги: Если ошибка допущена по вине работодателя, работник может подать заявление в СФР с требованием исправить запись, приложив сканы подтверждающих документов (приказ, трудовой договор).

Ведение электронной трудовой книжки — это уже не будущее, а настоящее. Ключевые принципы для работодателя:

1. Дублирование. Для сотрудников со стажем — вести и бумажную, и электронную книжки параллельно, обеспечивая полное соответствие данных.
2. Автоматизация. Использовать бухгалтерские и кадровые программы, которые автоматически формируют и отправляют отчётность ЕФС-1 в СФР.
3. Контроль. Регулярно сверять данные в своей системе с выписками сотрудников из Госуслуг.
4. Информирование. Разъяснять сотрудникам их права и порядок работы с ЭТК.

Для работника главное — знать, что ваша трудовая история защищена в государственной системе, и вы в любой момент можете получить к ней доступ через Госуслуги или СФР.

Статья составлена на основе актуального законодательства и практики применения электронных трудовых книжек по состоянию на май 2026 года.