Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Вопрос о введении электронных трудовых книжек (ЭТК) впервые был поднят еще в 2012 году, однако лишь к 2020 году россияне получили право на их оформление․ С 1 января 2021 года специалисты по кадрам при приеме на работу новых сотрудников обязаны заполнять только электронные трудовые книжки․ А с 1 января 2026 года в России полностью завершается переходный период по внедрению ЭТК․
В этой статье мы максимально подробно разберем, что такое электронная трудовая книжка, как ее вести через системы электронного документооборота (ЭДО), как правильно заполнять и что делать при увольнении сотрудника․
Что такое электронная трудовая книжка?
Трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника․ Раньше она существовала исключительно в бумажном виде и являлась документом строгой отчетности․ Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия этого документа, данные о стаже и местах работы в которой хранятся в базе Пенсионного фонда (ныне — СФР)․
Главное преимущество ЭТК: электронный формат полностью исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже․ Данные защищены на государственном уровне и не могут быть испорчены, утеряны или подделаны․
Сохраняется ли бумажная трудовая книжка?
Да․ Традиционные бумажные трудовые книжки сохраняются у тех работников, которые уже подавали заявление об их сохранении до конца 2020 года․ Однако если сотрудник перешел на ЭТК, бумажный бланк выдается ему на руки и перестает обновляться работодателем․
Роль ЭДО в работе с электронными трудовыми книжками
Электронный документооборот (ЭДО), это способ обмена документами в электронном виде с помощью сетей связи и систем коммутации․ Для кадрового делопроизводства ЭДО стал незаменимым инструментом, так как позволяет:
- Обмениватся юридически значимыми документами (заявления, приказы, уведомления) без бумажных носителей․
- Подписывать документы удаленно — например, в сервисе ЭДО Nopaper можно подписывать документы с контрагентами и сотрудниками с помощью мобильного телефона или планшета, без USB-токенов, и это юридически значимо․
- Интегрировать кадровые процессы с бухгалтерскими программами (1С, ERP)․
Ведение ЭТК тесно связано с системами ЭДО, так как именно через операторов ЭДО работодатель может обмениваться с сотрудниками отчетами СЗВ-ТД, уведомлениями и заявлениями․ На рынке популярны такие операторы, как Контур․Диадок (самый простой способ обмена документами), 1С-ЭДО, Такском ЭДО, Астрал․ЭДО и сервис Uchet․ЭДО․
Как и когда заполнять электронную трудовую книжку?
Когда необходимо заполнять ЭТК?
С 2021 года при приеме на работу кадровик должен заполнять электронную трудовую книжку для всех сотрудников, поступающих на работу впервые․ Для сотрудников со стажем подача сведений в СФР осуществляется в следующих случаях:
- Прием на работу или увольнение․
- Перевод на другую постоянную работу․
- Установление (или снятие) профессионального стажа (например, получение квалификационной категории)․
- Подача заявления о выборе формы трудовой книжки (сохранение бумажной или переход на электронную)․
Важное правило: Работодатель обязан подать отчет по форме СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (при приеме и увольнении)․ При переводе или подаче заявления — до 15 числа следующего месяца․
Как подтвердить наличие у работника ЭТК?
При трудоустройстве работник предоставляет:
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР (выписка из электронной трудовой книжки)․
- Или бумажную трудовую книжку (если он не подавал заявление о переходе на ЭТК)․
Если гражданин устраивается на работу впервые (с 2021 года), бумажная книжка ему не оформляется вовсе — сведения сразу идут в электронном виде․
Как заполнить ЭТК (отчет СЗВ-ТД)?
Заполнение данных происходит в кадровом учете (например, в 1С) или через личный кабинет оператора ЭДО (например, ЭДО․Поток)․ Необходимо указать:
- Сведения о работнике: ФИО, СНИЛС, дата рождения․
- Сведения о работе: код выполняемой функции (при наличии), должность, структурное подразделение․
- Основание: реквизиты приказа (дата, номер)․
- Вид мероприятия: прием, увольнение, перевод и т․д․
Как оформить электронную трудовую книжку при увольнении?
Процесс увольнения сотрудника с ЭТК имеет свои особенности, так как на руки бумажная книжка не выдается (если она уже отменена)․ Порядок действий:
- Издание приказа об увольнении․ Сотрудник знакомится с приказом под подпись (в т․ч․ через ЭДО, если это предусмотрено ЛНА компании)․
- Предоставление сведений о трудовой деятельности․ В день увольнения работодатель обязан бесплатно предоставить работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․ Этот документ можно:
- Выдать на бумаге (распечатать и заверить подписью и печатью)․
- Направить в электронном виде, подписав ЭЦП работодателя через систему ЭДО (например, Контур․Диадок или 1С-ЭДО)․
- Сдача отчета СЗВ-ТД․ Не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения работодатель должен передать в СФР отчет о прекращении трудовой деятельности сотрудника․
Преимущества использования ЭДО для кадров
Использование платформ ЭДО (таких как ЭДО․Поток, Диадок, uzDOC и другие) делает работу с ЭТК максимально комфортной:
- Автоматизация: Данные из кадровых приказов автоматически подтягиваются в формы отчетов․
- Интеграция с 1С и ERP: Большинство крупных операторов (1С-ЭДО, Такском) имеют бесшовную интеграцию с учетными системами․
- Удобство для удаленщиков: Не нужно пересылать бумажные заказные письма․ Все подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) с телефона или компьютера․
- Обмен любыми документами: В системах ЭДО можно обмениваться не только кадровыми документами, но и договорами, счетами-фактурами, УПД с кодами маркировки․
С 1 января 2026 года переходный период завершится, и электронный стаж станет абсолютной нормой для всех новых трудовых отношений․ Внедрение ЭТК в связке с системами ЭДО — это не просто требование законодательства, но и мощный инструмент для оптимизации кадрового документооборота․ Главное помнить: электронный формат надежно защищает стаж работника, а грамотное использование ЭДО избавляет работодателя от рутины и ошибок при заполнении отчетов․