Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая формируется и хранится в электронном виде. Она содержит те же сведения, что и бумажный аналог:

• Места работы
• Занимаемые должности
• Квалификация и профессии
• Награды и поощрения
• Основания для увольнения

С 2020 года работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде. С 2023 года ведение ЭТК полностью перешло в ведение Социального фонда России (СФР).

Преимущества электронной трудовой книжки

Для работников:

1. Удобство доступа: информацию можно получить в личном кабинете на сайте СФР или через портал Госуслуг
2. Защита от потерь: электронная версия не потеряется и не испортится, в отличие от бумажной
3. Автоматическое обновление: все записи вносятся в режиме реального времени
4. Прозрачность: работник всегда может проверить свои данные

Для работодателей:

1. Снижение издержек: не нужно закупать бланки, хранить бумажные книги
2. Автоматизация процессов: данные передаются в СФР в электронном виде
3. Снижение ошибок: автоматическая проверка данных
4. Упрощение отчетности: интеграция с бухгалтерскими программами

Как оформить электронную трудовую книжку?

Процесс перехода на ЭТК достаточно простой:

1. Подача заявления: работник пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку в отделе кадров или через личный кабинет работодателя
2. Выбор формы: можно использовать стандартные формулировки:

   «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде»

   «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ»

3. Подтверждение: работодатель вносит соответствующую запись в бумажную трудовую книжку (если она еще ведется) и начинает предоставлять данные в СФР
4. Проверка: работник может в любой момент проверить свои данные в личном кабинете на сайте СФР

Организации должны:

• Обеспечить передачу сведений о трудовой деятельности в СФР в установленные сроки
• Вести учет в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек (Приказ Минтруда России от №320н)
• Перед выдачей бумажной трудовой книжки работнику сделать в ней запись о переходе на ЭТК
• Использовать специализированное программное обеспечение для формирования и передачи данных

Как пользоваться электронной трудовой книжкой?

1. Регистрация: авторизоваться на сайте СФР или портале Госуслуг
2. Просмотр: в личном кабинете можно увидеть всю историю трудовой деятельности
3. Проверка: регулярно сверяйте данные с реальной ситуацией
4. Внесение изменений: при необходимости обратитесь к работодателю для корректировки данных

В большинстве бухгалтерских программ, включая Контур.Эльба, предусмотрены функции работы с ЭТК:

• Автоматическое формирование записей
• Передача данных в СФР в электронном виде
• Генерация отчетов
• Ведение истории изменений

Электронная трудовая книжка в программе Контур.Эльба

Контур.Эльба — это популярная онлайн-бухгалтерия, которая поддерживает работу с электронными трудовыми книжками. Программа позволяет:

• Создавать и редактировать записи: вносить данные о приеме, переводе, увольнении сотрудников
• Автоматически формировать отчеты: для передачи в СФР
• Хранить историю изменений: с возможностью просмотра предыдущих версий
• Интегрироваться с другими сервисами: налоговыми декларациями, платежными поручениями
• Генерировать бумажные копии: при необходимости можно распечатать выписку из ЭТК

Для работы с ЭТК в Контур.Эльба:

1. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры»
2. Выберите нужного сотрудника
3. Откройте вкладку «Трудовая книжка»
4. Внесите необходимые данные или выберите тип операции (прием, перевод, увольнение)
5. Сохраните изменения — данные автоматически передадутся в СФР

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, работодатель может продолжать вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной. Однако с 2023 года основной формой является электронная.

Что делать, если в ЭТК ошибка?

Обратитесь к работодателю для корректировки данных. Работодатель обязан внести изменения и передать их в СФР.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Нет, переход на ЭТК обязателен для всех работодателей с 2020 года. Однако работник может сохранить бумажную трудовую книжку до окончания трудовой деятельности.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписку можно получить через личный кабинет на сайте СФР или портале Госуслуг. Также она предоставляется по запросу в бумажном виде.

Кто отвечает за ведение ЭТК?

Ведение электронной трудовой книжки — обязанность Социального фонда России. Работодатель отвечает только за своевременное предоставление сведений.

Электронная трудовая книжка — это современный инструмент, который упрощает ведение трудовой деятельности как для работников, так и для работодателей. Она обеспечивает:

• Удобный доступ к данным
• Автоматизацию процессов
• Снижение ошибок
• Защиту информации

Сервисы, такие как Контур.Эльба, значительно облегчают работу с ЭТК, предоставляя удобные инструменты для формирования, хранения и передачи данных. Переход на электронную трудовую книжку — это шаг в будущее, который делает трудовые отношения более прозрачными и эффективными.