Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный цифровой документ, который заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. С 2021 года в России действует единый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый Приказом Минтруда России № 320н от . В статье подробно рассматривается, как правильно оформить запись в ЭТК, какие нормативные акты регулируют процесс и какие типичные ошибки следует избегать.

Содержание

1. Что такое электронная трудовая книжка?
2. Кто обязан вести ЭТК?
3. Нормативно‑правовая база
4. Переход с бумажной трудовой на электронную
5. Как делаются записи в ЭТК
6. Образцы записей и форм
7. Типичные ошибки и их последствия
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это персональный электронный документ, который хранится в Системе Формирования Рабочих записей (СФР) и доступен работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в мобильных приложениях (Android, iOS). Основные преимущества:

• Отсутствие риска потери бумажного носителя;
• Мгновенный доступ к сведениям о трудовой истории в любой точке России;
• Упрощённый процесс передачи данных между работодателями;
• Возможность получения выписки в бумажном виде по запросу.

Кто обязан вести ЭТК?

Согласно приказу Минтруда, вести ЭТК обязаны:

• Все работодатели, зарегистрированные в России, независимо от формы собственности;
• Органы государственной власти и муниципальные организации;
• Организации, использующие электронный документооборот (ЭДО) в рамках ФЗ «Об электронных документах».

Работники, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, могут добровольно перейти на электронный формат, подав заявление работодателю.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК:

1. Приказ Минтруда России от  № 320н «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
2. Федеральный закон от  № 152‑ФЗ «О персональных данных» (в части защиты данных в СФР);
3. Федеральный закон от  № 102‑ФЗ «О системе государственных услуг» (портал Госуслуг);
4. Постановление Правительства РФ от  № 84 «Об электронных трудовых книжках».

Переход с бумажной трудовой книжки на электронную

Для перехода необходимо выполнить несколько простых шагов.

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Работник пишет заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Специальной формы нет – в каждой организации используется собственный шаблон. В заявлении указываются:

• ФИО работника;
• Трудовой номер (если есть);
• Текущий номер бумажной трудовой книжки;
• Контактные данные (телефон, e‑mail);
• Согласие на обработку персональных данных.

Шаг 2. Подписание и передача заявления руководителю

Заявление подписывается работником (ручкой или электронной подписью) и передаётся руководителю или уполномоченному лицу, ответственному за ведение ЭТК.

Шаг 3. Регистрация в СФР

Работодатель вносит сведения о работнике в СФР через портал Госуслуги. После подтверждения данных в системе появляется запись о переходе.

Шаг 4. Выдача доступа работнику

Работнику отправляется уведомление (SMS/Email) о том, что его ЭТК готова к использованию. Далее он может войти в личный кабинет и увидеть первую запись – «Перевод в электронную трудовую книжку».

Шаг 5. Оформление бумажной выписки (по желанию)

При необходимости работник может запросить бумажную выписку из ЭТК. Она формируется в отделе кадров и подписывается уполномоченным лицом.

Как делаются записи в электронной трудовой книжке

Записи в ЭТК вносятся в момент возникновения трудовых событий. Ниже – типичные виды записей и порядок их оформления.

5.1 Приём на работу

1. Работодатель в системе указывает дату начала работы, должность, штатное расписание и основание (трудовой договор, контракт и т.п.).
2. Система автоматически генерирует запись «Приём на работу» и отправляет уведомление работнику.

5.2 Перевод, повышение, изменение условий труда

1. Заполняется форма «Изменение условий труда». Указываются новые данные (должность, оклад, график и т.д.).
2. Запись появляется в ЭТК в виде отдельного пункта с указанием даты изменения.

5.3 Увольнение (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон)

1. В системе выбирается тип увольнения и указывается дата выхода.
2. При необходимости прикладываются документы (приказ об увольнении, заявление работника).
3. Запись «Увольнение» фиксируется в ЭТК и становится доступной для просмотра.

5.4 Перевод на другую организацию (внутри группы компаний)

Если работник переходит в другую юридическую форму, запись делается в обеих организациях: в первой – «Перевод», во второй – «Приём на работу». Система автоматически связывает обе записи.

5.5 Специальные записи (отпуск, командировка, обучение)

Эти сведения фиксируются в отдельном разделе «Дополнительные сведения». Они не влияют на стаж, но могут потребоваться для расчёта отпускных и иных выплат.

Образцы записей и форм

Ниже представлены типовые формулировки, которые рекомендуется использовать в ЭТК.

6.1 Запись о переходе на электронную трудовую книжку

Событие: Перевод в электронную трудовую книжку
Основание: Заявление работника № 12/2026 от 
Подпись работодателя: ______________________

6.2 Приём на работу

Событие: Приём на работу
Должность: Специалист отдела кадров
Основание: Трудовой договор № 45/2026 от 
Подпись работодателя: ______________________

6.3 Увольнение по собственному желанию

Событие: Увольнение по собственному желанию
Основание: Заявление работника № 7/2026 от 
Подпись работодателя: ______________________

Типичные ошибки и их последствия

Неправильные или неполные записи могут привести к серьёзным проблемам, в т.ч. к уменьшению пенсионных баллов.

• Отсутствие подписи работодателя. Запись считается недействительной и может быть оспорена в суде.
• Неверные даты. Ошибки в датах приёма/увольнения влияют на расчёт стажа и могут привести к задержке назначения пенсии.
• Неуказание основания. Без ссылки на договор, приказ или заявление запись считается неполной.
• Дублирование записей. Одинаковые записи могут вызвать путаницу в системе СФР и потребовать исправления через службу поддержки.
• Несвоевременное внесение данных. По закону запись должна быть сделана в течение 5 рабочих дней с момента события. Превышение срока влечёт штрафы для работодателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Ответ: Да, но после официального перехода в ЭТК бумажную книжку следует сдать работодателю. Дублирование допускается только в течение переходного периода (не более 30 дней).

Вопрос: Как получить бумажную выписку из ЭТК?

Ответ: Работник подаёт запрос в отдел кадров (по форме «Запрос выписки из ЭТК»). Выписка формируется в течение 5 рабочих дней и подписывается уполномоченным лицом.

Вопрос: Что делать, если запись в ЭТК содержит ошибку?

Ответ: Необходимо написать заявление об исправлении записи, приложить подтверждающие документы (договор, приказ) и подать его в отдел кадров. После проверки ошибка будет исправлена, а в системе будет создана запись о корректировке.

Вопрос: Нужно ли платить за перевод в ЭТК?

Ответ: Перевод в электронный формат являеться бесплатным для работника. Расходы несёт работодатель (техническое обеспечение, обучение персонала).

Вопрос: Как проверить, что запись действительно внесена?

Ответ: Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг, откройте раздел «Электронная трудовая книжка» и просмотрите список записей. При необходимости можно запросить подтверждающий документ у работодателя.

Электронная трудовая книжка – это удобный и надёжный инструмент, который упрощает ведение трудовой истории как для работников, так и для работодателей. Правильное оформление записей, соблюдение нормативных сроков и внимательное отношение к деталям позволяют избежать проблем с пенсионным стажем и другими социальными выплатами.

Помните, что каждая запись в ЭТК должна быть подтверждена подписью уполномоченного лица и сопровождаться соответствующим основанием (договор, приказ, заявление). При возникновении вопросов своевременно обращайтесь к специалистам отдела кадров или в службу поддержки портала Госуслуг.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на дату .