Перевод сотрудника на другую должность – это изменение его трудовой функции при сохранении трудового договора с тем же работодателем. Такое изменение регулируется частью 1 статьи 72.1 Трудового кодекса РФ. В статье чётко указано, что переход на другую позицию оформляется как изменение условий труда и фиксируется в трудовой книжке (бумажной или электронной).

Почему перевод фиксируется в трудовой книжке?

Трудовая книжка – основной документ, в котором отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, периоды труда, стаж и т.д. При изменении должности в книжке вносится запись о новой должности, дате начала и основаниях перевода.

• Обязательность записи – без соответствующей отметки в книжке перевод считается несостоявшимся.
• Юридическая значимость – запись служит доказательством изменения условий труда для расчётов соцвыплат, пенсионного оформления и возможных споров.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 г. в России действует система электронной трудовой книжки, которая хранится в базе данных СФР. Основные особенности:

1. Сведения о трудовой деятельности вносятся в форму ЕФС‑1.
2. Электронный вариант снижает риск потери или повреждения документа.
3. Перевод на другую должность оформляется так же, как и в бумажной форме, но запись делается в электронном поле «Должность».

Для впервые принимаемых в 2026 году сотрудников (без предыдущего трудового договора) открывается электронная трудовая книжка. Остальные работники могут выбрать форму – бумажную или электронную (ст. 66, 66.1 ТК РФ).

Когда требуется оформление перевода в трудовой книжке?

Перевод на другую должность оформляется в следующих случаях:

• Изменение трудовой функции (например, с менеджера в специалиста).
• Перевод в другое подразделение организации.
• Переход на другую должность в рамках декретного отпуска другого сотрудника (но не требуется подавать СЗВ‑ТД).
• Перевод на неполную ставку или дистанционную форму работы.

В каждом из этих случаев работодатель обязан в течение 30 дней после изменения условий труда отправить в СФР форму ЕФС‑1.

Порядок перевода на другую должность

Шаги для работодателя

1. Подготовка документа – составляется приказ о переводе, в котором указаны:
   • старое и новое место работы;
   • новая должность;
   • основания перевода (изменение функций, реорганизация и т.д.);
   • дату начала новых обязанностей.
2. Оповещение сотрудника – передача копии приказа сотруднику и запись в его трудовой книжке (бумажной или электронной).
3. Обновление данных в СФР – отправка формы ЕФС‑1 с информацией о новом месте работы и должности.
4. Внесение записи в трудовую книжку – в соответствующее поле вносится новая должность и дата её начала.

Ограничения и особенности

• Перевод возможен только при сохранении трудового договора с тем же работодателем.
• Не допускается перевод на должность, требующую специальных профессиональных навыков, если сотрудник их не обладает, если иное не предусмотрено коллективным договором или соглашением сторон.
• При переводе на другую должность не требуется выдавать новый договор, если условия труда (оклад, график) не меняются.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли подавать СЗВ‑ТД при переводе сотрудника на другую должность на время декретного отпуска другого сотрудника?
Ответ: Нет, подавать СЗВ‑ТД в этом случае не требуется.

Вопрос: Как правильно оформить перевод, если сотрудник переходит с полной ставки на неполную?
Ответ: Перевод оформляется отдельным документом, в котором указываются новые часы работы и соответствующая новая должность. Данные о новой ставке вносятся в форму ЕФС‑1 и в трудовую книжку.

Вопрос: Можно ли сразу оформить перевод в электронной форме, если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка?
Ответ: Да, при переходе на электронную форму необходимо перенести всю информацию из бумажной книги в электронную базу СФР, после чего в новой книжке будет отражаться только актуальная должность.

Пример оформления записи в электронной трудовой книжке

Дата перевода: 
Старыя должность: Инженер‑конструктор
Новая должность: Руководитель проектного отдела
Место работы: Офис №2, г. Москва
Основание: Перевод в связи с изменениями в производстве

Эта запись автоматически сохраняется в системе СФР и отображается в личном кабинете сотрудника.

Перевод сотрудника на другую должность – важный процедурный акт, который требует тщательного оформления как в трудовой книжке, так и в электронной базе СФР. Соблюдение требований ТК РФ (ст. 72.1, ст. 66, 66.1) и своевременная отправка формы ЕФС‑1 позволяют избежать юридических рисков и обеспечить корректное отражение изменений в трудовой деятельности сотрудника.

Помните, что правильно оформленный перевод защищает и работодателя, и самого сотрудника, фиксируя все изменения в официальных документах.