С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это значит, что при новом трудоустройстве работодатели обязаны оформлять сведения о сотруднике в электронном виде, а бумажная трудовая книжка становится лишь дополнительным документом, если работник сам о ней попросит․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – цифровой аналог бумажной, в котором содержатся те же сведения: даты начала и окончания работы, должности, основания увольнения, начисленные отчисления и т․д․ Единственное отличие – формат хранения и доступа․ Сведения о трудовой деятельности сохраняются в системе СФР (Социальный фонд России) и доступны через портал Госуслуги и личный кабинет работодателя․

Ключевые документы и формы

• ЕФС‑1 – Единая форма сведений о трудовой деятельности․ При первом трудоустройстве работодатель заполняет раздел 1 и подраздел 1․1 и отправляет его в Пенсионный фонд․
• СТД‑Р – справка о трудовой деятельности, выдаваемая при переходе на электронную книжку․ Содержит все сведения, которые передаются в ЕФС‑1․
• СЗВТД – старый отчёт, который в 2023 г․ был упразднен и объединён с ЕФС‑1․

Правовые основы

Трудовой кодекс РФ (ст․ 202) и Федеральный закон «Об электронных документах» закрепляют право работника на ведение трудовой книжки в электронном виде․ Работодатель обязан:

1. Подать в СФР ЕФС‑1 при приёме на работу․
2. Внести сведения о трудовой деятельности в электронную книгу․
3. При необходимости оформить бумажную копию, если работник сам об этом попросит․

С 1 января 2026 года переходный период закончился, и только электронная трудовая книжка считается официальным документом для расчёта стажа, пенсии, больничных и других выплат․

Когда нужна электронная трудовая книжка?

• При первом трудоустройстве – обязательна․ Работодатель создаёт ЭТК в системе СФР․
• При смене работодателя – работник может перейти на электронную книжку у нового работодателя, подав заявление․ Если он не делает это, обе книги (электронная и бумажная) будут вестися параллельно․
• При увольнении – работодатель высылает сотруднику выписку в формате PDF с электронной подписью․ Это подтверждение стажа․

Как получить электронную трудовую книжку?

1. При первом трудоустройстве работодатель автоматически оформляет ЭТК․ Работнику ничего не нужно делать․
2. Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, но он хочет перейти на электронную, он должен подать письменное заявление работодателю․ После этого работодатель создает ЭТК и отправляет в СФР․
3. В случае, если работник не подал заявление, обе книги будут вестися параллельно․ Это не нарушает закон, но может усложнить контроль․

Как использовать ЭТК при трудоустройстве?

При приёме на работу новый работодатель заполняет ЕФС‑1 и отправляет её в Пенсионный фонд․ После одобрения в системе появляется электронная трудовая книжка сотрудника․ В дальнейшем:

• Работодатель вносит все изменения (повышения, переводы, увольнения) напрямую в ЭТК․
• Сотрудник может в любой момент запросить выписку в формате PDF через Госуслуги – она будет иметь электронную подпись и будет действительна как официальное подтверждение стажа․
• При смене работодателя новый работодатель получает доступ к предыдущим данным через ЕФС‑1․

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек

Практические советы

• Проверяйте наличие ЭТК в личном кабинете Госуслуг, особенно если вы меняете работодателя․
• Если вы не получили выписку в PDF, обратитесь в отдел кадров – возможно, она ещё не сформирована․
• Не уничтожайте бланки бумажной трудовой книжки, если они ещё не использованы – они могут понадобиться для получения дубликата․
• При смене работодателя обязательно уточните, как будет вестися переход на ЭТК, чтобы избежать двойного ведения․

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки? Да, работник имеет право написать заявление о ведении бумажной книги․ Однако в 2026 г․ переходный период завершён, и бумажная книга будет считаться дополнительной․
2. Что делать, если у меня нет доступа к Госуслугам? Свяжитесь с вашим работодателем – он может выдать вам выписку в бумажном виде, а затем сканировать её в PDF с подписью․
3. Как проверить, что данные в ЭТК корректны? Через личный кабинет Госуслуг можно просмотреть историю изменений․ Если найдёте ошибку, обратитесь в отдел кадров․

Электронная трудовая книжка уже не является «опциональной» формой․ С 1 января 2026 года она стала обязательной при любом трудоустройстве․ Это упрощает расчёт стажа, повышает прозрачность трудовых отношений и снижает риск потери данных․ Работодатели и работники должны знать правила оформления, подачи ЕФС‑1 и получения выписок, чтобы избежать ошибок и задержек в начислении выплат․

Если вы только что начали работу или планируете сменить работодателя, убедитесь, что ваша электронная трудовая книжка активна и доступна через Госуслуги․ Это позволит вам без проблем подтвердить свой стаж и воспользоваться всеми социальными гарантиями, которые предоставляет трудовой стаж․