С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С этого момента работодатели обязаны не только вести бумажные трудовые книжки‚ но и передавать в Пенсионный фонд России (ПФР) сведения о трудовой деятельности сотрудников в формате СЗВ-ТД. Для этого необходимо оформить заявление сотрудника о выборе способа ведения трудовой книжки — бумажной или электронной. В программе 1С:ЗУП (зарплате и кадрам) или 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) этот процесс полностью автоматизирован. Ниже — подробная инструкция‚ где и как найти и оформить заявление в 1С.

Где находится заявление о ведении трудовой книжки в 1С?

Заявления сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки хранятся в разделе‚ посвящённом электронным трудовым книжкам. Путь к нему зависит от используемой конфигурации:

• 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП)
• 1С:Управление нашей фирмой 3.0 (УНФ)
• 1С:Бухгалтерия 8.3 (с модулем Кадры)

Во всех случаях путь одинаков:

1. Перейдите в меню: Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. В открывшемся окне выберите вкладку: Заявления.

На этой вкладке отображаются все заявления сотрудников‚ оформленные в организации — как на бумажную‚ так и на электронную трудовую книжку.

Как создать заявление о ведении трудовой книжки?

Для оформления нового заявления выполните следующие шаги:

Шаг 1: Нажмите кнопку «Создать»

В верхней части окна вкладки «Заявления» найдите и нажмите кнопку Создать.

Шаг 2: Выберите сотрудника

В открывшейся форме заявления в поле Сотрудник выберите нужного работника из списка. Программа автоматически подтягивает данные о его трудовом статусе и предыдущем способе ведения трудовой книжки (если он пришёл из другой организации).

Шаг 3: Укажите способ ведения трудовой книжки

В поле Вид заявления выберите один из двух вариантов:

• Ведение бумажной трудовой книжки — если сотрудник хочет сохранить бумажный вариант.
• Предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде — если сотрудник выбирает ЭТК.

Важно! Если сотрудник пришёл в организацию с бумажной трудовой книжкой‚ но хочет перейти на электронную — он должен подать заявление именно на предоставление сведений. Если же он хочет продолжить вести бумажную — выбирается продолжение ведения бумажной трудовой книжки.

Шаг 4: Укажите дату подачи заявления

Программа автоматически проставляет текущую дату‚ но вы можете изменить её на дату‚ когда сотрудник фактически подал заявление (например‚ день подписания).

Шаг 5: Сохраните документ

Нажмите кнопку Записать и закрыть. Заявление сохраняется в системе и автоматически учитывается при формировании отчёта СЗВ-ТД.

Что происходит после оформления заявления?

После сохранения заявления:

• В карточке сотрудника в разделе Электронные трудовые книжки появляется отметка о выбранном способе ведения.
• При формировании отчёта СЗВ-ТД (в разделе Отчетность → СЗВ-ТД) программа автоматически включает данные из этого заявления.
• Если сотрудник ранее работал в другой организации и уже подавал заявление на ЭТК — программа может предложить автоматически перенести его выбор (флажок Способ ведения трудовой книжки‚ выбранный по прежнему месту работы).

Как проверить‚ что заявление передано в ПФР?

После формирования и отправки отчёта СЗВ-ТД в ПФР‚ в программе 1С появляется статус:

• Отправлено — отчёт успешно передан.
• Принято ПФР — данные приняты и обработаны.

Проверить статус можно в журнале отчётов СЗВ-ТД: Отчетность → СЗВ-ТД → Журнал отчетов.

Что делать‚ если сотрудник не подал заявление?

Согласно закону‚ если сотрудник не подал заявление до 31 декабря 2020 года‚ то по умолчанию продолжается ведение бумажной трудовой книжки. Однако с 2021 года работодатель обязан:

1. Ознакомить всех сотрудников с изменениями в законодательстве (уведомление под роспись).
2. Предложить подать заявление до 31 декабря каждого года (для новых сотрудников, в течение 5 рабочих дней с даты приёма).
3. Вести бумажную трудовую книжку до тех пор‚ пока сотрудник не подаст заявление на ЭТК.

Если сотрудник не подал заявление‚ в 1С вы можете создать заявление вручную‚ выбрав вариант Ведение бумажной трудовой книжки‚ и указать дату‚ когда сотрудник был ознакомлен с правом выбора.

Важные нюансы

• Заявление оформляется только один раз — если сотрудник выбрал ЭТК‚ он не может вернуться к бумажной книжке‚ если только не уволился и не устроился на новое место работы.
• Заявление не требует нотариального заверения, достаточно подписи сотрудника и печати организации (если есть).
• В 1С заявление можно распечатать в виде бланка: нажмите Печать в форме заявления — программа сгенерирует официальный документ с реквизитами.
• Для новых сотрудников заявление оформляется в день приёма на работу, это обязательное условие для корректного формирования СЗВ-ТД.

Оформление заявления на ведение трудовой книжки в 1С — это простой‚ но критически важный процесс. Неверно оформленное заявление может привести к ошибкам в отчёте СЗВ-ТД‚ штрафам со стороны ПФР и нарушению прав сотрудника на доступ к своей трудовой истории. Всегда проверяйте:

• Правильность выбора способа ведения (бумажная/электронная).
• Своевременность подачи заявления (в течение 5 рабочих дней после приёма).
• Наличие подписи сотрудника и даты.

Программа 1С автоматизирует большую часть работы‚ но ответственность за корректность данных остаётся на кадровике. Регулярно проверяйте вкладку Заявления в разделе Электронные трудовые книжки — это ваш главный инструмент для соблюдения законодательства в сфере кадрового учёта.

Совет: Обязательно ознакомьте всех сотрудников с новыми правилами и храните копии подписанных заявлений — как в электронном виде в 1С‚ так и в бумажном архиве.