Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, который фиксирует трудовую деятельность и стаж сотрудника. С момента её внедрения в 2020 году ЭТК постепенно вытесняет бумажный формат, а с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по полному внедрению электронного учёта трудовых отношений.

История и правовая база

• 2020 год – введение ЭТК в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовой книжке».
• 5 лет назад (относительно текущей даты ) ЭТК появилась в России и сразу привлекла внимание крупных работодателей.
• С 1 января 2026 года завершается переходный период: все трудовые отношения должны оформляться исключительно в электронном виде, если работник не подал заявление об отказе от бумажной версии.

Преимущества электронного формата

• Исключается риск потери или повреждения документа работником.
• Мгновенный доступ к сведениям о трудовом стаже через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в системе работодателя.
• Снижение административной нагрузки на кадровые службы – нет необходимости вести и хранить бумажные архивы.
• Возможность автоматической проверки подлинности записей и исключения подделок.

Алгоритм приёма на работу в 2025 году (с учётом перехода на ЭТК)

1. Запрос согласия работника – при приёме на работу сотрудник должен указать, хочет ли он вести трудовую книжку в электронном виде или оставить бумажный вариант.
2. Проверка наличия ЭТК – работодатель запрашивает выписку из электронной трудовой книжки через личный кабинет сотрудника на портале «Госуслуги» или через интеграцию с ПФР.
3. Оформление трудового договора – в договоре указывается форма ведения трудовой книжки (электронная/бумажная).
4. Внесение первой записи – при приёме на работу в ЭТК делается запись о приёме, должности, дате начала работы и реквизитах работодателя.
5. Хранение и обновление – все последующие изменения (переводы, отпуска, награды, увольнения) вносятся работодателем в электронную форму в течение установленного срока (не более 5 рабочих дней).

Ограничения и обязательные требования

• Работник обязан предоставить доступ к своей ЭТК (выписку или подтверждение через личный кабинет). Если доступ не предоставлен, работодатель может запросить бумажную трудовую книжку.
• Если работник ранее отказался от электронного формата и подал заявление о ведении бумажной книжки, работодатель обязан вести трудовую книжку исключительно в бумажном виде.
• Одновременное применение электронного и бумажного вариантов допустимо только при отсутствии заявления об отказе от бумажной книжки со стороны работника.
• Все записи в ЭТК должны соответствовать требованиям Федерального закона № 439‑ФЗ и быть заверены электронной подписью работодателя или уполномоченного лица.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

1. Запросить у сотрудника выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»).
2. Получить согласие на обработку персональных данных и направить запрос в ПФР через защищённые каналы взаимодействия (ЭДО).
3. Проверить наличие отметки о ведении ЭТК в справке 2‑НДФЛ или в выписке из индивидуального лицевого счёта (ИЛС).

С 1 января 2026 года электронная трудовая книжка становится обязательным форматом учёта трудовой деятельности для большинства работников в России. Это упрощает процесс приёма на работу, повышает надёжность хранения данных и снижает бюрократические издержки. Работодателям следует заранее подготовить свои кадровые системы к работе с ЭТК, информировать сотрудников о порядке подтверждения наличия электронной книжки и соблюдать все требования законодательства, чтобы избежать штрафов и споров в будущем.