Трудовая книжка, традиционный и основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Однако с развитием цифровизации в России с 2021 года активно внедряется её полный аналог — электронная трудовая книжка (ЭТК). К 2026 году переход на неё будет завершён, и ЭТК станет единственным официальным документом, подтверждающим трудовой стаж. Эта статья подробно объясняет, что такое ЭТК, как она работает и что делать с бумажной книжкой.
Ключевые изменения и сроки
Важно понимать основные вехи реформы:
- С 2021 года: При приёме на работу кадровики обязаны оформлять сведения в электронную трудовую книжку. Бумажная книжка при этом может также вестись по заявлению работника.
- С 2023 года: Для оформления новых бумажных трудовых книжек используются только обновлённые бланки строгой учёта.
- С 1 января 2026 года: Завершается переходный период. Это означает, что все сведения о трудовой деятельности будут учитываться исключительно в электронном виде в единой государственной системе. Бумажная трудовая книжка перестаёт быть основным документом для подтверждения стажа.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный цифровой аналог бумажного документа, который ведётся в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД). Она имеет полную юридическую силу и является эквивалентом (заменой) традиционной трудовой книжки.
Основные функции ЭТК:
- Хранение всей истории труда: Все сведения о приёме, увольнении, переводах, награждениях и других событиях трудовой жизни.
- Подтверждение трудового стажа: Необходимо для назначения пенсии, расчёта пособий, предоставления льгот.
- Доступность: Работник может в любой момент получить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или в отделении Пенсионного фонда России (ПФР).
- Надёжность: Защищена от подделки, так как ведётся в государственной системе.
Кто получает ЭТК и как?
Автоматическое создание: ЭТК создаётся автоматически в следующих случаях:
- При первом трудоустройстве (в т.ч. для молодёжи, устраивающейся на работу впервые).
- При восстановлении на работе после перерыва.
- Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, её данные постепенно переносятся в ЭТК.
Заявление работника: Если у гражданина уже есть бумажная трудовая книжка, он может подать работодателю заявление о ведении сведений только в электронном виде. После этого все дальнейшие записи будут вноситься в ЭТК, а бумажная книжка больше не используется.
Бумажная трудовая книжка после 2026 года
После 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка не утрачивает свою историческую ценность как памятный документ. Однако для официального подтверждения стажа (для пенсии, соцвыплат) будут рассматриваться только сведения из ЭТК.
Если у вас на руках осталась старая бумажная книжка, её данные должны быть перенесены в ЭТК. Работодатель обязан это сделать при первом же оформлении записи (при приёме, переводе и т.д.).
Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна, испорчена или заполнена неправильно?
Ситуации с бумажным документом регулируются Трудовым кодексом. Вот ключевые шаги:
Утеря или порча (залитие, повреждение) бумажной книжки
Если трудовая книжка не просто испорчена, а утеряна или пришла в негодность, работник должен:
- Немедленно заявить об этом работодателю;
- Написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
- Работодатель обязан в течение 15 дней выдать дубликат. При этом в графе 4 (назначения и перемещения) дубликата делается запись: «Выдан дубликат взамен утерянной (или испорченной) трудовой книжки серии ХХ № YY от «___» __________ 20__ г.».
- Важно: Все записи из утерянной/испорченной книжки, подтверждённые приказами и документально, переносятся в дубликат на основании имеющихся в организации документов (приказы, личные карточки). Если какие-то записи невозможно восстановить, стаж по ним подтверждается другими документами (справки, выписки из архивов).
Ошибка или неправильная запись в графе 4
Если в бумажной книжке допущена ошибка (например, неправильно указана дата или должность), но сама книжка физически сохранена:
- Запись не зачёркивается и не исправляется от руки.
- Работодатель на основании копии корректного приказа (или нового приказа об исправлении) делает новую запись в графе 4.
- В новой записи указывается: «Запись от «___» __________ 20__ г. № ___ ошибочна. Заменена записям от «___» __________ 20__ г. № ___».
- Корректный приказ или его копия хранится в личном деле работника.
Перенос записей из бумажной книжки в ЭТК
При переходе на ЭТК все имеющиеся записи из бумажного документа должны быть перенесены в электронный. Это делает работодатель на основании своих архивных документов (приказы, личные карточки формы Т-2).
Если у работника на руках есть старая бумажная книжка с записями, которых нет в архиве работодателя (например, с прошлых мест работы), он должен:
- Самостоятельно запросить выписку из своей ЭТК через «Госуслуги» или ПФР.
- Сравнить выписку с бумажной книжкой.
- При обнаружении расхождений обратиться с заявлением в ПФР для внесения недостающих сведений в ЕГИС ТД. Для этого потребуются документы, подтверждающие стаж (копии приказов, трудовые договоры, справки с прошлых мест работы).
Права работника в цифровой эпохе
Несмотря на переход на ЭТК, работник сохраняет все права:
- Получить выписку из ЭТК в любой момент (бесплатно, неограниченное количество раз).
- Знать, какие сведения о нём внесены в ЕГИС ТД.
- Требовать исправления ошибок в ЭТК на основании документов.
- Иметь при себе копию (выписку) из ЭТК для предъявления по требованию (например, при оформлении кредита или пенсии).
Электронная трудовая книжка — это полноценный и единственный с 2026 года юридический эквивалент бумажного документа. Она удобна, безопасна и всегда доступна. Однако до полного перехода важно:
- Следить за состоянием своей бумажной книжки — хранить её в надёжном месте.
- При её порче или утере немедленно запрашивать дубликат у работодателя.
- Регулярно проверять выписку из ЭТК на «Госуслугах» или сайте ПФР, чтобы убедиться в полноте и правильности записей.
- Сохранять копии всех приказов и документов о своей трудовой деятельности.
Цифровизация упрощает жизнь, но ответственность за достоверность информации о своём стаже остаётся на работнике. Будьте proactive — проверяйте свою ЭТК!
Примечание: Информация актуальна на май 2026 года. Все изменения регулируются Трудовым кодексом РФ и постановлениями Правительства.