Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданы․ Её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Министерства труда и социальной защиты․ В связи с переходом на электронные формы (ЭТК) возникает вопрос: кто несет расходы на оформление, обновление и хранение трудовых книжек?
Кто имеет право оформить трудовую книжку?
Оформление трудовых книжек осуществляется работодателем (организацией, юридическим лицом) в соответствии с требованиями Трудового кодекса; При этом:
- Для новых сотрудников книжка оформляется до начала работы;
- Для существующих работников книжка может быть заменена на электронную форму по их заявлению;
- Если работник отказывается от электронного варианта, допускается одновременное использование бумажной и электронной форм․
Кто платит за бумажную форму?
Расходы на изготовление и выдачу бумажной трудовой книжки полностью ложатся на работодателя․ Это предусмотрено:
- Трудовым кодексом РФ (ст․ 64);
- Положениями Минтруда о порядке ведения трудовых книжек․
Размер расходов обычно покрывается из бюджета организации (персонального или административного расходов)․
Кто платит за электронную форму?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) создаёться в системе ПФР (Пенсионный фонд России) и в электронных сервисах государственных услуг․ Расходы на её разработку и обслуживание несут:
- Работодатель — за подключение к системе, ввод данных и их актуализацию;
- Государство — за техническую поддержку платформы и хранение данных․
Таким образом, финансовая нагрузка на работодателя при переходе на ЭТК снижается, но он всё равно отвечает за своевременное внесение сведений․
Что изменилось с 1 января 2026 года?
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период внедрения электронных трудовых книжек․ По новому порядку:
- Все новые сотрудники оформляются сразу в электронном виде;
- Для работников, которые до этого имели бумажную книжку, допускается её совместное использование с ЭТК до подачи заявления об отказе от бумажной формы;
- Минтруд планирует исключить из перечня обязательных сведений в книжке «избыточные» и устаревшие данные․
Эти изменения подчёркивают, что финансовая ответственность за ведение трудовых книжек переходит в значительной степени на цифровой уровень, но базовые расходы по вводу данных всё равно ложатся на работодателя․
Кто может оплатить трудовую книжку в особых случаях?
В некоторых ситуациях оплата может быть возложена на другую сторону:
- Перевод из другой организации — если сотрудник переходит в новую компанию, новая работодательская организация может оплатить оформление новой книжки (бумажной или электронной)․
- Государственные программы — в рамках определённых субсидий (например, для малых и средних предприятий) часть расходов может компенсироваться из бюджета региона․
- Личный бюджет сотрудника — в случае самостоятельного оформления (например, при работе на договорной основе без официального трудоустройства) расходы несёт сам работник․
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать недоразумений и лишних расходов, рекомендуется:
- Заранее уточнить в кадровом отделе, кто будет отвечать за оплату книжки;
- Сохранять копии всех платежей и договоров с поставщиками услуг по оформлению ЭТК;
- Консультироваться с юристом по вопросам изменения трудового законодательства, особенно в переходный период 2025‑2026 гг․
- Вести учёт всех расходов в бухгалтерии, чтобы они могли быть отражены в налоговой отчётности․
Для получения более подробной информации рекомендуется обратиться к официальным документам Минтруда, а также к консультантам по трудовому праву․