С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу – электронной трудовой книжке (ЭТК). К 2026 году переходный период подходит к концу, и многие работники и работодатели задаются вопросом: обязательно ли переходить на ЭТК? В этой статье мы подробно рассмотрим нормативную базу, сроки, плюсы и минусы, а также практические рекомендации по оформлению.

Нормативная база и ключевые даты

• 1 января 2020 г. – вступил в силу Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовой книжке», который ввёл возможность ведения трудовых книжек в электронном виде через систему «Социальный фонд России» (СФР).
• С 1 января 2020 по 31 декабря 2025 г. – переходный период, в течение которого работодатели могли выбирать между бумажным и электронным форматом.
• С 1 января 2026 г. – завершение переходного периода. С этой даты все newly‑ hired сотрудники (то есть те, кто впервые устраивается на работу после ) обязаны иметь электронную трудовую книжку. Для уже работающих сотрудников переход остаётся добровольным, но работодатель обязан предоставить возможность перейти на ЭТК по заявлению сотрудника.
• С 1 сентября 2026 г. – вступают в силу требования об обязательной электронной транспортной накладной (это unrelated к трудовым книжкам, но показывает общую тенденцию цифровизации документооборота).

Таким образом, с 2026 года новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, а существующие сотрудники могут продолжать пользоваться бумажной книжкой, если не подадут заявление о переходе.

Кто обязан переходить на ЭТК?

Новые сотрудники (с )

Все граждане, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2026 г., должны иметь электронную трудовую книжку. Работодатель оформляет её в личном кабинете на портале «Госуслуги» или через СФР.

Существующие сотрудники

Для тех, кто уже работал до , переход на ЭТК не является обязательным. Однако:

• Работник может подать заявление о переходе в электронный формат; работодатель обязан удовлетворить такое заявление в течение 10 рабочих дней.
• Если работник не подаёт заявление, его трудовая книжка остаётся бумажной до момента увольнения или до собственного решения перейти на ЭТК.

Особые категории работников

Некоторые группы (например, удалённые сотрудники, вахтовики, сезонные работники) чаще всего выбирают электронный формат из‑за удобства доступа к данным в любой точке страны. Законодательство не ограничивает их в выборе.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Безопасность данных: риск утраты, повреждения или подделки минимален – информация хранится в защищённой базе СФР;
• Мгновенный доступ: сотрудник может выписку из ЭТК получить в личном кабинете «Госуслуг» в любое время.
• Сокращение бюрократии: работодатель не ведёт и не хранит бумажные журналы, уменьшается объём кадрового документооборота.
• Автоматизация отчётности: данные автоматически попадают в форму СЗВ‑ТД, необходимую для ПФР/СФР.
• Экологичность: уменьшение потребления бумаги и связанных с ней ресурсов.

Недостатки и возможные риски

• Техническая зависимость: необходим доступ к интернету и базовые навыки работы с порталом госуслуг.
• Конфиденциальность: хотя данные защищены, некоторые работники опасаются возможных утечек.
• Привычка к бумажному формату: старшее поколение может испытывать дискомфорт при переходе на цифровой документ.
• Возможные сбои в системе: в редких случаях технические проблемы могут временно ограничить доступ к выписке.

Большинство экспертов считают, что преимущества перевешивают недостатки, особенно с учётом государственной поддержки и постоянного улучшения инфраструктуры госуслуг.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку?

1. Создать учётную запись на портале «Госуслуги» (если её ещё нет).
2. Перейти в раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Подать заявление о переходе (можно сделать как работник, так и работодатель от имени сотрудника с его согласия).
4. Дождаться подтверждения от Социального фонда России (обычно в течение 1‑3 рабочих дней).
5. Получить выписку из ЭТК в личном кабинете – она имеет такую же юридическую силу, как выписка из бумажной книжки.
6. Информировать работодателя о факте перехода (работодатель получает уведомление автоматически).

Если сотрудник решает вернуться к бумажному формату, это также возможно: достаточно подать заявление о возврате, после чего СФР выдаст дубликат бумажной трудовой книжки на основе данных ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за оформление ЭТК?

Нет, оформление и ведение электронной трудовой книжки бесплатны для работника и работодателя.

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету Госуслуг?

Восстановить доступ можно через стандартную процедуру восстановления пароля или обратившись в МФЦ. Данные ЭТК хранятся в СФР, поэтому доступ к ним восстанавливается вместе с доступом к Госуслугам.

Можно ли иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, до момента официального перехода вы можете вести оба формата. После подачи заявления о переходе бумажная книжка считается архивной, а основной документ – электронный.

Как проверить, что моя трудовая деятельность отражена в ЭТК корректно?

В личном кабинете Госуслуг доступна выписка за любой период. Сравните её с данными из вашей бумажной книжки или с трудовыми договорами.

Что делать, если работодатель отказывается принимать заявление о переходе?

Такой отказ противоречит законодательству. Вы можете обратиться в трудовую инспекцию или в суд с требованием обеспечить ваше право на электронный формат.

К 2026 году переход на электронные трудовые книжки становится обязательным только для newly‑ hired сотрудников. Для уже работающих граждан переход остаётся добровольным, но предоставляет значительные преимущества в виде надёжности, скорости доступа и снижения бюрократической нагрузки.

Рекомендации:

• Если вы планируете устраиваться на новую работу после – заранее оформите учётную запись на Госуслугах и будьте готовы к электронной трудовой книжке.
• Если вы уже работаете и хотите перейти на ЭТК – подайте заявление через личный кабинет; процесс прост и бесплатен.
• Следите за обновлениями законодательства на официальных порталах Минтруда и Социального фонда России, чтобы не пропустить возможные изменения сроков или процедур.
• При возникновении технических проблем обращайтесь в службу поддержки Госуслуг или в МФЦ – они помогут восстановить доступ и уточнить статус вашей ЭТК.

Таким образом, ответ на вопрос «Обязательно ли нужно переходить на электронные трудовые книжки?» зависит от вашей ситуации: для новых сотрудников – да, обязательно; для существующих работников – нет, но переход рекомендуется из‑за очевидных выгод.

Статья актуальна на май 2026 года, основана на действующем законодательстве и информации из открытых источников.