С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным — электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс не только модернизирует кадровый учет, но и делает информацию о трудовом стаже более доступной, защищённой и удобной для граждан. Однако для корректного перехода на ЭТК как работникам, так и работодателям необходимо соблюдать ряд требований, процедур и сроков. Ниже — подробное руководство: что именно нужно для электронной трудовой книжки, как её оформить, кто отвечает за ведение и какие документы требуются.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие кадровые события. Все данные формируются и хранятся в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступны через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете на сайте ПФР.
ЭТК не заменяет бумажную книжку мгновенно — переход происходит по желанию работника и с соблюдением законодательства.
Что нужно работнику для перехода на электронную трудовую книжку?
Для того чтобы перейти на электронную форму ведения трудовой книжки, работнику необходимо выполнить следующие шаги:
- Подать письменное заявление работодателю
Заявление можно написать в произвольной форме, но должно содержать:- ФИО работника;
- дату подачи;
- четкую формулировку: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде»;
- подпись и расшифровку.
Пример текста заявления:
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. Согласен с тем, что сведения о моей трудовой деятельности будут формироваться в информационной системе Пенсионного фонда РФ.Подпись: ___________ /И.И. Иванов/
- Получить бумажную трудовую книжку на руки (если она есть)
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель обязан выдать её вам на руки после внесения в неё последней записи о переходе на ЭТК. Эта запись делается в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ и фиксируется в книге учёта движения трудовых книжек. - Зарегистрироваться на портале Госуслуги
Чтобы просматривать свою ЭТК, вам нужен подтверждённый аккаунт на Госуслугах. Без него вы не сможете получить доступ к данным ПФР. Если аккаунт ещё не создан, зарегистрируйтесь, пройдите верификацию (через паспорт, банк или МФЦ). - Проверить данные в личном кабинете ПФР
После перехода на ЭТК все сведения о вашей трудовой деятельности будут автоматически передаваться работодателем в ПФР. Вы можете проверить их в личном кабинете на сайте ПФР или через Госуслуги — раздел «Трудовая деятельность».
Что нужно работодателю для ведения электронной трудовой книжки?
Работодатель несёт ответственность за корректное и своевременное формирование ЭТК. Для этого ему необходимо:
- Оформить уведомление для всех сотрудников
До 30 июня 2020 года работодатели обязаны были уведомить каждого работника о возможности выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой. Если этого не было сделано — необходимо провести информирование сейчас, особенно при приёме новых сотрудников.
- Получить заявление от работника
Без письменного заявления работника работодатель не имеет права переводить его трудовую книжку в электронный формат. Это обязательное условие по закону (ст. 66.1 ТК РФ). - Использовать программное обеспечение для кадрового учёта
Работодатель должен использовать программу, которая позволяет формировать электронные записи в формате, совместимом с системой ПФР. Это могут быть:- Специализированные бухгалтерские программы (1С, Контур.Экстерн, КонсультантПлюс и др.);
- веб-портал ПФР для работодателей («Личный кабинет страхователя»);
- электронные кадровые системы с поддержкой обмена данными с ПФР.
Все записи в ЭТК должны содержать:
- дату приёма/увольнения/перевода;
- наименование организации;
- должность;
- основание для изменения (приказ, договор и т.д.);
- номер и дату приказа.
- Передавать данные в ПФР в срок
Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности работника в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Например, если приказ о приёме на работу подписан 10 апреля, данные должны быть переданы не позднее 11 апреля. - Перенести данные из бумажных книжек в ЭТК до 10 июня 2026 года
По требованию ПФР, все сведения из бумажных трудовых книжек работников, которые остались в бумажном формате, должны быть оцифрованы и загружены в систему ПФР до 10 июня 2026 года. Это можно сделать двумя способами:- загрузить сканированные копии трудовой книжки через веб-портал ПФР;
- вручную ввести данные в электронную форму на портале ПФР.
Требования к сканированным копиям:
- Формат: PDF или JPG;
- Чёткость: все записи, печати и подписи должны быть читаемы;
- Полное сканирование: все страницы трудовой книжки, включая ьную, страницы с записями и последнюю страницу с отметкой о выдаче;
- Отсутствие засветов, теней, обрезанных краёв.
- Вести книгу учёта движения трудовых книжек
Даже при ведении ЭТК работодатель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек (форма № Т-2). В неё заносятся все операции: выдача бумажной книжки, получение заявления, передача данных в ПФР и т.д.
Кто должен вести электронную трудовую книжку?
Ответственность за ведение ЭТК лежит на работодателе — организации или индивидуальном предпринимателе, который принимает работника на трудовую деятельность. Работник не обязан ничего вносить сам — все данные передаются работодателем в ПФР автоматически через специализированные системы.
Однако с 1 января 2021 года для новых сотрудников, у которых не было трудового стажа до этой даты, ведение трудовой книжки осуществляется только в электронном виде — бумажная версия им не выдаётся.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Надёжность — данные защищены от потери, порчи, кражи или подделки;
- Доступность — можно проверить стаж в любое время через Госуслуги;
- Удобство при смене работы — нет необходимости передавать бумажную книжку новому работодателю;
- Автоматизация — работодатель не тратит время на ручное ведение и хранение;
- Связь с пенсией, данные автоматически передаются в ПФР, что ускоряет начисление пенсии.
Недостатки и риски
- Зависимость от техники — если у работника нет доступа к интернету или не зарегистрирован на Госуслугах, он не сможет получить доступ к данным;
- Ошибки при передаче данных, если работодатель неверно введёт информацию, исправить её будет сложнее, чем в бумажной книжке;
- Риск утечки данных — хотя система ПФР защищена, теоретически существует риск несанкционированного доступа;
- Не все работники готовы к цифровизации — особенно пожилые сотрудники предпочитают бумажные документы.
Что делать, если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если работник не хочет переходить на ЭТК, он должен подать работодателю заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае:
- Работодатель продолжает вести бумажную книжку;
- Все новые записи вносятся вручную;
- Данные о трудовой деятельности также передаются в ПФР — но в виде сканированных копий (до ).
Важно! Работодатель не может принудительно перевести сотрудника на ЭТК — решение всегда остаётся за работником.
Где посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Доступ к ЭТК предоставляется через:
- Портал Госуслуги, войдите в личный кабинет → «Каталог услуг» → «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка»;
- Сайт Пенсионного фонда РФ — https://es.pfrf.ru → «Личный кабинет» → «Трудовая деятельность»;
- Мобильное приложение «ПФР» — доступно в App Store и Google Play;
- В МФЦ — можно запросить выписку из ЭТК в бумажном виде.
Сроки и штрафы
Крайний срок переноса данных из бумажных книжек в ЭТК — 10 июня 2026 года. После этой даты все работодатели обязаны иметь полностью оцифрованные трудовые книжки всех своих сотрудников.
За нарушения:
- Несвоевременная передача данных — штраф до 50 000 рублей для организации;
- Отказ от ведения ЭТК при наличии заявления работника, штраф до 20 000 рублей;
- Нарушение порядка хранения и учёта трудовых книжек, штраф до 50 000 рублей.
Электронная трудовая книжка — это не просто цифровая замена бумажной, а важный шаг к прозрачности и эффективности кадрового учёта. Для работника — это удобство, безопасность и доступ к информации в любое время. Для работодателя — автоматизация, снижение рисков и соответствие законодательству.
Главное правило: Никто не может быть переведён на ЭТК без его согласия. Решение — только за работником.
Если вы работник, подайте заявление, если вы работодатель — настройте систему, проверьте данные и не упустите срок до 10 июня 2026 года. Электронная трудовая книжка — это будущее, и лучше подготовиться к нему заранее;
Для получения дополнительной помощи обращайтесь на горячую линию ПФР: ###-###-#### или на портал Госуслуги.