Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательным инструментом для большинства работников и работодателей; Она позволяет вести учёт трудовой деятельности в цифровом виде, упрощает получение справок и, главное, упрощает взаимодействие с налоговой. В этой статье разберём, какие сведения из ЭТК требуются налоговой, как их правильно предоставить и на что обратить внимание.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о:
- приёме на работу;
- выходе из организации;
- переводах и изменении должностей;
- стаже и иных трудовых событиях.
В отличие от бумажной версии, ЭТК хранится в информационных системах (например, в ЕГПУ – Единой государственной системе кадрового учёта) и доступна работнику через Госуслуги, ПФР или личный кабинет работодателя.
Какие данные из ЭТК нужны налоговой?
Налоговая использует сведения из ЭТК в нескольких целях:
- Подтверждение стажа – для расчёта пенсионных взносов, расчёта среднемесячного дохода при возврате НДФЛ и т.п.
- Установление места работы – при проверке налоговых вычетов, особенно связанных с образованием, лечением и т.д.
- Контроль за уплатой налогов – при выявлении несоответствий между данными работника и его доходами.
Ключевые реквизиты, которые могут потребоваться:
- ФИО работника;
- Номер страхового свидетельства (ИНН/КПП);
- Дата и место рождения;
- Сведения о местах работы и периоды их выполнения;
- Код подразделения (КПП) работодателя;
- Ставка страхового взноса (для расчёта пенсионных взносов).
Как получить сведения из ЭТК через налоговую?
Если вам необходимо официально получить выписку из электронной трудовой книжки, следуйте этим шагам:
- Подача заявления в налоговый орган (можно через официальный сайт ФНС или в МФЦ). В заявлении укажите, что вы хотите получить сведения из ЭТК.
- Подтверждение личности – через паспортные данные или электронную подпись.
- Получение выписки – налоговая выдаст документ, заверенный электронной подписью, который имеет юридическую силу.
Для удобства многие компании используют сервис «Налоговый карандаш» или «Налоговый кассет», где можно запросить выписку онлайн без личного визита в инспекцию.
Как заполнить и вести электронную трудовую книжку
Ведение ЭТК регулируется Федеральным законом № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Основные правила:
- Заполняется работодателем в электронном виде в течение 30 дней с даты начала работы сотрудника.
- Сведения вносятся в ЕГПУ и передаются в ПФР, ФНС и другие контролирующие органы.
- При изменении персональных данных (фамилия, имя, отчество) в ЭТК вносится соответствующая запись с указанием основания.
Для физических лиц, желающих вести ЭТК самостоятельно, доступны онлайн‑инструкции на сайте nalog-nalog.ru. Там подробно описаны:
- как оформить заявление;
- какие коды и реквизиты указывать;
- как проверить корректность внесённых данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Как узнать номер своей электронной трудовой книжки?
Номер ЭТК обычно совпадает с ИНН работника или является уникальным идентификатором, присваиваемым в ЕГПУ. Его можно посмотреть в личном кабинете на сайте Госуслуги в разделе «Мои документы – Трудовая книжка».
Вопрос 2. Можно ли изменить сведения в ЭТК после их внесения?
Да. При необходимости внесения исправлений (например, после изменения паспортных данных) работодатель вносит новое значение с указанием основания изменения. Исправления фиксируются в журнале изменений и подписываются электронной подписью ответственного лица.
Вопрос 3. Что делать, если работодатель не предоставляет доступ к ЭТК?
В этом случае вы имеете право подать запрос в налоговый орган или в ПФР. По закону работодатель обязан предоставить доступ к сведениям о вашей трудовой деятельности в течение 30 дней с момента подачи запроса;
Практические рекомендации для работников
Чтобы избежать проблем при работе с налоговой, следуйте этим простым рекомендациям:
- Регулярно проверяйте свои данные в личном кабинете Госуслуг – убедитесь, что все записи актуальны.
- Сохраняйте копию выписки из ЭТК, особенно если планируете подавать документы на налоговый вычет.
- Обновляйте информацию при смене места работы или при изменении паспортных данных – это ускорит обработку будущих запросов.
- Используйте электронную подпись при подаче заявлений в налоговый орган – это ускорит процесс и уменьшит риск ошибок.
Электронная трудовая книжка – это современный и удобный способ ведения кадровой документации, который упрощает взаимодействие с налоговой. Правильное заполнение и своевременное предоставление сведений из ЭТК позволяют не только избежать штрафов и проверок, но и воспользоваться всеми доступными налоговыми вычетами и льготами.
Если у вас возникнут вопросы по оформлению или получению данных из ЭТК, рекомендуем обратится в налоговый консалтинговый центр или воспользоваться онлайн‑консультантом на официальном сайте ФНС.
Автор статьи: кадровый специалист, эксперт по налоговому праву.