С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что для большинства вновь принятых на работу граждан ведется только электронная форма. Однако при увольнении вопрос о том, какие документы получает сотрудник, остается актуальным и требует четкого понимания.
Ключевое отличие: что НЕ выдается
Самое главное, что нужно помнить: при увольнении сотрудника с ЭТК ему НЕ выдается на руки сама «папка» или «тетрадь» трудовой книжки. Вся информация о трудовой деятельности хранится в электронном виде в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР). Физический носитель (бланк) отсутствует;
Что выдается сотруднику при увольнении? Три обязательных документа
Несмотря на отсутствие бумажного документа, работодатель обязан предоставить сотруднику при увольнении следующие бумаги:
Трудовая книжка в форме электронного документа (ЭТК)
Это не физический объект, а сведения, содержащиеся в базе ПФР. Чтобы получить доступ к ним, сотрудник должен:
- Получить от работодателя уведомление об увольнении (приказ, распоряжение) с указанием причины и даты увольнения.
- Обратиться в отделение ПФР (или через портал Госуслуг) с заявлением о предоставлении сведений из ЭТК. Для этого потребуется паспорт и СНИЛС.
- Получить выписку из ЭТК (форма Т-2 или Т-2э). Эта выписка является официальным документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работы. Именно ее можно предъявлять в банки, при оформлении кредитов, в другие организации.
Важно: Работодатель обязан направить сведения об увольнении в ПФР в течение трех рабочих дней с даты увольнения (ст. 91.1 ТК РФ).
Расчетный листок (Расчетный лист по форме Т-51)
Это стандартный документ, который выдается всем увольняющимся сотрудникам независимо от формы трудовой книжки. В нем указываются:
- Все начисленные и удержанные суммы (оклад, премии, больничные, отпускные, НДФЛ и т.д.).
- Сумма выплачиваемого заработка за последний месяц и компенсаций (например, за неиспользованный отпуск).
- Подписи ответственных лиц.
Расчетный листок подтверждает, что все денежные обязательства перед сотрудником выполнены.
Сведения о страховом стаже для ПФР (форма СЗВ-ТД)
Этот документ также формируется работодателем и передается в ПФР. Копия формы СЗВ-ТД должна быть выдана сотруднику по его письменному заявлению. В ней содержатся сведения о периодах работы, которые будут учтены при назначении пенсии. На практике многие сотрудники не знают об этом праве и не запрашивают документ.
Нюансы и частые вопросы
А что, если у сотрудника была БУМАЖНАЯ трудовая книжка до перехода на ЭТК?
Если сотрудник был принят до 2021 года и у него была бумажная трудовая книжка, а затем он подал заявление на переход на ЭТК, то:
- При увольнении ему возвращается его старая бумажная трудовая книжка с внесенной последней записью об увольнении.
- Одновременно работодатель направляет сведения об этой записи в ПФР для занесения в ЭТК.
Таким образом, у такого сотрудника на руках останется исторический бумажный документ.
Может ли сотрудник получить бумажный дубликат ЭТК?
Нет. С 1 января 2026 года дублирование ЭТК на бумажном носителе не производится. Единственный вариант — получить нотариально заверенную выписку из ЭТК через отделение ПФР. Это может потребоваться для представления в иностранные государства или в случаях, когда организация не принимает простую электронную выписку.
Как подтвердить стаж, если выписку из ЭТК не получил?
Сотрудник может запросить справку об трудовом стаже и заработке (форма СТД-Р) у работодателя. Этот документ также является подтверждением, но для назначения пенсии ПФР в первую очередь ориентируется на данные из ЭТК.
Что должен сделать работодатель (HR-специалист)?
- Внести запись об увольнении в ЭТК через сервис ПФР (СЗВ-ТД) в установленные сроки.
- Выдать сотруднику расчетный листок (Т-51) в день выплаты всех денежных средств.
- По письменному заявлению сотрудника выдать ему копию формы СЗВ-ТД.
- Проинформировать сотрудника о необходимости самостоятельно обратиться в ПФР для получения выписки из его ЭТК (Т-2/Т-2э).
- При наличии у сотрудника бумажной трудовой книжки — вернуть ее с внесенной записью об увольнении.
Типичные ошибки и проблемы
- Ошибка в записи об увольнении (неправильная формулировка основания, дата). Исправляется только через ПФР по заявлению работодателя или суду. Сотрудник должен проверить выписку из ЭТК сразу после ее получения.
- Задержка передачи сведений в ПФР. Это может привести к временному «исчезновению» периода работы из лицевого счета, что повлияет на расчет будущей пенсии.
- Отказ выдать копию СЗВ-ТД. Это прямое нарушение. Сотрудник может написать жалобу в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или ПФР.
При увольнении с электронной трудовой книжкой вы должны получить от работодателя:
- Приказ/распоряжение об увольнении (на руки).
- Расчетный листок (Т-51) (на руки).
- Заявление о предоставлении сведений из ЭТК, заполнить и подать в ПФР (или через Госуслуги) для получения выписки (Т-2/Т-2э).
- По запросу — копию формы СЗВ-ТД от работодателя.
Помните: ваша трудовая история теперь в цифре. Контролируйте ее самостоятельно через личный кабинет на портале ПФР или Госуслуг.
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс, Приказы Минтруда) и информации о переходном периоде, завершившемся . Для получения персональной консультации обращайтесь в Пенсионный фонд России или к юристу по трудовому праву.