Трудовая книжка – один из самых важных документов‚ подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит‚ что теперь большинство работодателей обязаны вести электронный журнал‚ а работники могут получать доступ к своим данным в режиме реального времени.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа‚ который хранится в системе Федерального агентства по труду и занятости (ФАЖЗ). В ней фиксируются все записи о трудовой деятельности: дата приема на работу‚ увольнения‚ переводы‚ повышения‚ изменения должности‚ а также сведения о начислениях и отчислениях в Фонд социального страхования.
Техническая основа
- Данные хранятся в защищённом облачном реестре.
- Доступ к ЭТК получают работник‚ работодатель и уполномоченные органы через защищённый портал.
- Все записи подписываются цифровой подписью работодателя.
- Система обеспечивает аудит и контроль за целостностью данных.
Как перейти на электронную трудовую книжку?
- Регистрация работодателя в системе ФАЖЗ – необходимо получить электронный сертификат.
- Оформление заявления о переходе – работодателю подаётся заявление в ФАЖЗ о переходе на ЭТК.
- Обучение персонала – сотрудники‚ отвечающие за ведение трудовых книжек‚ проходят курсы по работе с системой;
- Параллельный режим – в течение 3 лет работник может использовать как бумажную‚ так и электронную запись‚ если не подал заявление об отказе.
Возможность отказа от бумажной книги
Согласно новому законодательству‚ работник имеет право отказаться от бумажной трудовой книжки‚ если он согласен использовать только электронный вариант. Для этого необходимо подать письменное заявление в работодателя и в ФАЖЗ. После регистрации отказа бумажная книга больше не будет вести.
Как проверить наличие электронной трудовой книжки?
Работник может самостоятельно проверить‚ передает ли работодатель сведения в Фонд социального страхования‚ и убедиться‚ что его данные корректно отражены в системе. Для этого:
- Войдите в личный кабинет ФАЖЗ.
- Перейдите в раздел «Моя трудовая книжка».
- Проверьте наличие всех записей: даты приёма‚ увольнения‚ перевода‚ повышения.
- Скачайте PDF‑копию для личного архива.
Плюсы и минусы электронных записей
Плюсы
- Сокращение бумажных расходов – экономия на печати и хранении.
- Быстрый доступ – данные доступны 24/7.
- Точность – автоматический контроль ошибок и дублирования.
- Упрощение проверки – работодатели и органы могут быстро сверять данные.
Минусы
- Требуется интернет‑связь – при отсутствии доступа к сети данные недоступны.
- Требования к цифровой подписи – необходимо иметь квалифицированную подпись.
- Переходные сложности – в первые годы работы с системой возможны ошибки.
Как оформить уведомление о переходе на ЭТК
Для работодателя оформление уведомления выглядит так:
- Соберите данные о всех сотрудниках‚ которые будут переходить на электронный формат.
- Подготовьте заявление в ФАЖЗ‚ указав дату перехода и контактные данные.
- Отправьте заявление через портал ФАЖЗ.
- Получите подтверждение о регистрации перехода.
Что делать‚ если работодатель не передаёт данные в Фонд социального страхования?
Если работник обнаружил‚ что его сведения не передаются в Фонд‚ он может:
- Обратиться к работодателю с требованием уточнить статус.
- Подать жалобу в ФАЖЗ через личный кабинет.
- Обратиться в региональный отдел Фонда социального страхования.
Как выглядит бумажная и электронная запись в одном документе?
В случае‚ если работник не отказался от бумажной книги‚ в системе сохраняется параллельный режим. В бумажной книге сохраняется оригинальный формат‚ а в электронном – цифровая копия. Это позволяет работодателю и работнику сверять данные и избегать ошибок.
Какой статус у электронных записей в 2026 году?
С 1 января 2026 года переходный период завершён. Это значит‚ что:
- Все новые трудовые книжки ведутся исключительно в электронном виде.
- Бумажные книги остаются в использовании только при наличии письменного отказа от электронного варианта.
- Работодатели обязаны обновлять свои системы и обучать персонал.
Как проверить наличие электронного документа в системе?
Для проверки можно воспользоваться официальным порталом ФАЖЗ. Введите свой ИНН и логин‚ перейдите в раздел «Моя трудовая книжка» и убедитесь‚ что все записи отображаются корректно. Если чего‑то не хватает‚ свяжитесь с работодателем.
Электронные записи в трудовой книжке – это шаг к цифровизации кадрового учёта. Они упрощают проверку данных‚ ускоряют процессы и снижают бумажные расходы. Однако переход требует подготовки и соблюдения новых правил. Работники и работодатели должны:
- Обучиться работе с системой ФАЖЗ.
- Проверять наличие всех записей в электронном виде.
- Своевременно подавать заявления об отказе‚ если предпочитают бумажный вариант.
- Контролировать передачу данных в Фонд социального страхования.
Таким образом‚ электронные записи в трудовой книжке становятся не только удобным инструментом‚ но и обязательным элементом современной кадровой политики в России.