Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. В 2026 году система ведения трудовых книжек функционирует в двух форматах: традиционной бумажной и электронной. Важно понимать различия между ними‚ правила оформления и хранения‚ чтобы избежать ошибок в кадровом делопроизводстве.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка, это документ‚ в котором фиксируются все этапы трудовой деятельности человека: прием на работу‚ увольнение‚ переводы‚ поощрения и дисциплинарные взыскания. Она необходима для:

• Подтверждения общего и непрерывного трудового стажа.
• Начисления пенсии и назначения социальных выплат.
• Оформления кредитов‚ пособий‚ льгот.
• Предоставления справки о работе при трудоустройстве.

Два вида трудовых книжек: бумажная и электронная

С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Однако бумажный вариант продолжает существовать для определенной категории граждан.

Бумажная трудовая книжка

Бумажный вариант ведется только для работников‚ которые:

• Имели оформленную бумажную книжку до 1 января 2021 года.
• Не выразили желание перейти на электронный формат (если такая возможность была).

Важно! Новым сотрудникам‚ у которых нет бумажной книжки‚ работодатель обязан оформить электронную. Бланки бумажных книжек больше не изготавливаются.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Это единая база данных в системе Пенсионного фонда России (СФР). Все сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде. ЭТК имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажная.

Преимущества ЭТК:

• Не теряется и не портится.
• Доступна в любое время через личный кабинет на Госуслугах или сайте СФР.
• Автоматическое формирование выписок.
• Упрощение кадрового учета для работодателя.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Оформление ЭТК происходит автоматически при первом трудоустройстве после 2020 года. Работодатель передает сведения в СФР.

Пошаговая инструкция для работника:

1. Убедитесь‚ что у вас есть учетная запись на Госуслугах. Это основной доступ к вашей ЭТК.
2. После приема на работу попросите работодателя (отдел кадров) подтвердить‚ что они передали данные о вашем приеме в СФР.
3. Через 5-10 рабочих дней зайдите в личный кабинет на Госуслугах в раздел «Электронная трудовая книжка».
4. Проверьте‚ что запись о приеме на работу отражена корректно.

Если запись не появилась‚ обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или в СФР.

Как работодателю вести электронные трудовые книжки?

Работодатель обязан передавать сведения в СФР в течение 5 рабочих дней с даты:

• Приема на работу.
• Увольнения.
• Перевода на другую постоянную работу.
• Изменения реквизитов работодателя.

Для этого используется:

• Сервис «Сведения о трудовой деятельности» на портале СФР.
• Интеграция через сервисы бухгалтерских программ (например‚ «Контур.Экстерн»‚ «1С»).

Приказ Минтруда № 320н от утверждает Порядок ведения и хранения трудовых книжек‚ который распространяется и на ЭТК.

Записи в трудовой книжке: как должны выглядеть

Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя. В ЭТК передаются следующие данные:

• ФИО работника (полностью‚ как в паспорте).
• Дата рождения.
• СНИЛС.
• Должность (с учетом структуры организации).
• Подразделение.
• Основание для записи (номер и дата приказа‚ договора).
• Дата вступления записи в силу (дата приема‚ увольнения‚ перевода).
• Причина увольнения (для последней записи).

Пример записи об увольнении: «Уволен с работы по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) на основании приказа № 123-к от «.

Хранение и утеря трудовой книжки

Хранение

• Бумажная книжка: хранится у работника. Работодатель не имеет права изымать ее‚ кроме случаев‚ предусмотренных законом (например‚ при увольнении‚ если работник не забрал книжку).
• Электронная книжка: хранится в базе СФР. Доступ — через Госуслуги.

Если бумажная книжка утеряна или испорчена

Работник должен:

1. Написать заявление о выдаче новой книжки.
2. Предоставить документы: паспорт‚ СНИЛС‚ справку о стаже из СФР (или предыдущих работодателей).
3. Оплатить госпошлину (если требуеться).

Новая книжка оформляется с записью: «Взамен утерянной (испорченной) трудовой книжки серии ХХ № YYYY‚ выданной [название организации]».

Где и как посмотреть свою электронную трудовую книжку?

Доступ к ЭТК осуществляется через:

• Портал Госуслуг (gosuslugi.ru): в разделе «Электронная трудовая книжка» после авторизации.
• Личный кабинет на сайте ПФР (СФР): через сервис «Сведения о трудовой деятельности».

В разделе можно:

• Просмотреть всю историю трудовой деятельности.
• Скачать официальную выписку (имеет юридическую силу).
• Увидеть информацию о страховом стаже.

Ответы на частые вопросы

Вопрос: Можно ли работать только с бумажной книжкой‚ если она есть?

Ответ: Да‚ если бумажная книжка была оформлена до . Но работодатель обязан передавать сведения о вашей работе в СФР для ведения ЭТК параллельно. То есть‚ у вас будет два документа: бумажный (ваш) и электронный (в базе СФР).

Вопрос: Что делать‚ если работодатель не передает данные в СФР?

Ответ: Это нарушение (ст. 5.27 КоАП РФ). Нужно:

1. Направить письменное требование работодателю.
2. При бездействии — обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в ПФР (СФР).

Вопрос: Забирает ли работодатель бумажную книжку при увольнении?

Ответ: Нет. В день увольнения работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (или выписку из ЭТК) с внесенными записями. Если работник не явился‚ работодатель должен направить ему уведомление и выдать книжку по первому требованию (ст. 84.1 ТК РФ).

Система трудовых книжек в России полностью перешла на электронный формат для новых работников‚ но сохранила возможность ведения бумажных книжек для тех‚ у кого они уже есть. Ключевые правила регулируются:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 66‚ 84.1).
• Постановлением Правительства № 225 (Правила ведения и хранения).
• Приказом Минтруда № 320н (Порядок ведения).

Работодатели должны оперативно передавать данные в СФР‚ а работники — контролировать правильность записей в своей электронной трудовой книжке через Госуслуги. Это гарантирует точный учет стажа и защиту трудовых прав.

Информация актуальна на май 2026 года. Всегда сверяйтесь с официальными источниками: сайты Госуслуг‚ ПФР (СФР) и Роструда.