С 1 января 2021 года все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку (ЭТК).
Бумажный вариант больше не оформляется, а все сведения о трудовой деятельности хранятся в электронном виде в Пенсионном фонде РФ.
В этой статье мы подробно разберём, как работодатель может оформить ЭТК, как работник может её просматривать и какие юридические нюансы стоит учитывать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения, начисленные отчисления и т.д.
Эти данные хранятся в единой базе Пенсионного фонда РФ и доступны работодателю, работнику и государственным органам (ПФР, МФЦ, Госуслуги).

Преимущества ЭТК

• Удобство: все записи в одном месте, доступ 24/7.
• Экономия: не требуется печать, хранение и транспортировка бумажных справок.
• Скорость: сведения обновляются мгновенно после внесения данных.
• Безопасность: защита от потери, порчи и подделки.

Недостатки и риски

• Требуется доступ к интернету и электронным сервисам.
• Невозможность получить бумажный экземпляр в случае отказа от цифрового формата.
• Риск технических сбоев в системе ПФР.

Кто должен вести электронные трудовые книжки?

Обязанность по ведению ЭТК возлагается на работодателя.
Согласно Федеральному закону «О труде» и постановлению ПФР, каждый работодатель обязан:

1. Регистрация в системе «Пенсионный фонд» (если ещё не зарегистрирован).
2. Создание учетной записи для работы с ЭТК и получение доступа к API ПФР.
3. Внесение сведений о каждом сотруднике в момент приёма, изменения и увольнения.
4. Подача ежеквартальных отчётов ЕФС‑1 (если применимо).

Как оформить новую электронную трудовую книжку?

Ниже приведена пошаговая инструкция для работодателя.

Шаг 1. Регистрация работодателя в системе ПФР

• Перейдите на сайт ПФР и выберите раздел «Регистрация работодателя».
• Заполните форму с данными организации: ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные.
• После проверки данных вы получите логин и пароль для доступа к системе.

Шаг 2. Создание учетной записи сотрудника

• В системе «ПФР» откройте раздел «Управление сотрудниками».
• Нажмите «Добавить сотрудника» и заполните поля: ФИО, дата рождения, паспортные данные, место жительства.
• Выберите тип записи – «Электронная трудовая книжка».
• Сохраните данные – система автоматически создаст запись в базе.

Шаг 3. Внесение сведений о приёме

• В разделе «Сведения о приёме» укажите дату начала работы, должность, место работы, вид деятельности.
• При необходимости добавьте сведения о трудовом договоре (тип, срок, размер оклада).
• Сохраните запись – данные сразу попадают в ЭТК.

Шаг 4. Подача отчётов ЕФС‑1

• Ежеквартально формируйте отчёт ЕФС‑1 в системе ПФР.
• Отчёт содержит сведения о начисленных отчислениях, начислениях и выплатах.
• Отправьте его в ПФР через электронный портал – это обязательный пункт для всех работодателей.

Как работник может просматривать свою ЭТК?

Работник имеет доступ к своей ЭТК через несколько сервисов:

• Госуслуги – раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
• Портал СоцФонд – раздел «Трудовая книжка».
• МФЦ (Многофункциональный центр) – получение печатной выписки по запросу.

Для доступа необходимо иметь электронную подпись (ЭП) или «Подключённый к госуслугам» аккаунт. После входа в систему работник видит все записи, включая даты начала и окончания работы, должности, причины увольнения и т.д.

Как исправить данные в ЭТК?

Ошибки в ЭТК могут возникнуть при вводе данных работодателем. Для их исправления:

1. Работодатель в системе ПФР открывает запись сотрудника.
2. Нажимает «Изменить» рядом с ошибочной записью.
3. Вносит корректные данные (дата, должность, причина увольнения).
4. Сохраняет изменения – они автоматически обновляются в базе ПФР.

Если работник обнаружил ошибку, но работодатель не исправил, он может обратиться в ПФР через портал Госуслуги с заявлением о корректировке.

Юридические аспекты и частые ошибки

• Обязательность – все работодатели обязаны вести ЭТК с 1 января 2021 года. Невыполнение может привести к штрафам.
• Конфиденциальность – данные в ЭТК защищены законом о персональных данных. Работодатель обязан соблюдать правила хранения и передачи информации.
• Переход с бумажной на электронную – если работник уже имеет бумажную книжку, он может запросить переход на ЭТК. Решение о переходе должно быть добровольным.
• Неправильные даты – часто работодатели вводят неверные даты начала/окончания работы. Это приводит к ошибкам в расчёте стажа и пенсии.
• Отсутствие ЕФС‑1 – отсутствие отчётов может привести к блокировке данных в ПФР.

Где посмотреть выписку из ЭТК?

Выписку можно получить в следующих местах:

• Через портал Госуслуги – скачивание PDF.
• Через портал СоцФонд – печатная копия.
• В МФЦ – запрос печатной выписки по заявлению.
• Через ПФР – в личном кабинете сотрудника.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я уже в ЭТК? – Нет, бумажный вариант больше не оформляется.
• Как быстро получить выписку из ЭТК? – Через Госуслуги в течение 1–2 рабочих дней.
• Что делать, если данные в ЭТК неверны? – Обратитесь к работодателю, а при отсутствии исправления – в ПФР через Госуслуги.
• Можно ли использовать ЭТК при смене работодателя? – Да, все записи сохраняються в единой базе, и новый работодатель видит весь стаж.
• Какой формат выписки можно получить? – PDF, печатная копия, электронный файл.

Электронная трудовая книжка – это современный, удобный и безопасный способ фиксировать трудовую историю. Для работодателя это обязательный инструмент, требующий правильной регистрации и своевременного внесения данных. Для работника – доступ к своей истории в любой момент через госуслуги.

Чтобы избежать ошибок, работодателям рекомендуется:

• Проверять данные перед сохранением.
• Регулярно подавать ЕФС‑1.
• Обучать персонал работе с системой ПФР;

Работникам стоит:

• Проверять свою ЭТК после каждого приёма и увольнения.
• Сохранять копии выписок в личном архиве.
• При обнаружении ошибок обращаться к работодателю и, при необходимости, в ПФР.

Таким образом, электронная трудовая книжка обеспечивает прозрачность и удобство для всех участников трудовых отношений в России.