С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — современный, удобный и безопасный формат учета трудового стажа. С 2026 году этот процесс полностью интегрирован в систему социального страхования, и все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде, если сотрудник не заявил о желании сохранить бумажную книжку. В этой статье подробно разберем, какие документы требуются для оформления электронной трудовой книжки как для работодателя, так и для нового сотрудника.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности гражданина: прием на работу, увольнение, переводы, присвоение квалификаций и другие кадровые события. Данные формируются и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) работодателем через систему электронной отчетности. Содержание ЭТК идентично бумажной книжке, но доступ к информации становится проще, быстрее и безопаснее.

Документы, необходимые для оформления ЭТК при трудоустройстве

При приеме на работу нового сотрудника работодатель обязан оформить электронную трудовую книжку, если сотрудник не подал заявление о сохранении бумажной формы. Ниже приведен полный перечень документов и действий.

Паспорт сотрудника

• Обязательный документ для идентификации личности.
• На основании паспорта заполняется личная карточка по форме Т-2.
• В паспорте проверяются ФИО, дата и место рождения, регистрация — все данные должны точно совпадать с данными в ПФР.

Заявление о выборе формы трудовой книжки

• Согласно ФЗ-439 от , каждый новый сотрудник должен подать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки.
• Два варианта:
  1. «Перейти на электронную трудовую книжку» — бумажная книжка не выдается, все данные ведутся в электронном виде.
  2. «Сохранить бумажную трудовую книжку» — работодатель продолжает вести бумажную книжку, а ЭТК не оформляеться.
• Заявление подается в свободной форме, но должно содержать:
  • ФИО сотрудника
  • ИНН (при наличии)
  • СНИЛС
  • Дата подачи заявления
  • Подпись сотрудника
• Заявление хранится в личном деле сотрудника;

СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета)

• Обязателен для формирования ЭТК — именно по СНИЛС ПФР идентифицирует сотрудника в своей базе.
• Если СНИЛС отсутствует, работодатель обязан помочь сотруднику его получить в ПФР или МФЦ.
• Данные СНИЛС вносятся в форму СЗВ-ТД и передаются в ПФР.

Документ, подтверждающий предыдущее место работы (при наличии)

• Если сотрудник ранее работал и имел бумажную трудовую книжку, он должен предоставить её работодателю.
• Работодатель:
  • Заполняет личную карточку Т-2 на основании записей в бумажной книжке;
  • Вносит сведения о предыдущем трудовом стаже в ЭТК через форму СЗВ-ТД;
  • Возвращает бумажную книжку сотруднику с отметкой «Сведения о трудовой деятельности переданы в электронный вид».
• Если сотрудник не имеет бумажной книжки (например, впервые устраивается на работу), ЭТК оформляется с нуля.

Документы-основания для кадровых событий

При каждом кадровом событии (прием, увольнение, перевод, повышение и т.д.) работодатель должен оформить и сохранить:

• Приказ о приеме на работу — №, дата, основание (трудовой договор);
• Трудовой договор — подписанный экземпляр;
• Приказ о переводе, повышении, изменении должности;
• Приказ об увольнении, с указанием основания (статья ТК РФ);
• Справка о заработной плате (если требуется для подтверждения стажа).

Эти документы не передаются в ПФР, но хранятся в архиве организации и могут быть запрошены для проверки или при формировании справки СТД-Р.

Формы, которые должен заполнить работодатель

Для передачи данных в ПФР работодатель обязан использовать следующие формы:

СЗВ-ТД — форма сведений о трудовой деятельности

• Подается в ПФР при каждом кадровом событии (прием, увольнение, перевод, изменение должности и т.д.).
• Форма подается в электронном виде через СБИС, КриптоПро, ЭДО или через личный кабинет работодателя на сайте ПФР.
• Срок подачи, не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
• В СЗВ-ТД указываются:
  • ФИО, СНИЛС, ИНН сотрудника;
  • Дата и основание приема/увольнения/перевода;
  • Наименование структурного подразделения;
  • Должность, профессия, квалификация;
  • Номер и дата приказа.

СТД-Р — справка о трудовой деятельности

• Выдается сотруднику по его запросу в бумажной или электронной форме.
• Содержит полную информацию о трудовой деятельности только у данного работодателя.
• Срок выдачи — не позднее 3 календарных дней с даты подачи заявления.
• Электронная версия подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Справка может быть использована для получения льгот, оформления пенсии, при трудоустройстве в другом месте.

Что делать, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник пришел с бумажной трудовой книжкой, работодатель обязан:

1. Заполнить личную карточку Т-2 на основании записей в книжке;
2. Внести сведения о предыдущем стаже в ЭТК через форму СЗВ-ТД (даже если запись сделана до 2020 года);
3. Внести в книжку штамп: «Сведения о трудовой деятельности переданы в электронный вид в соответствии с Федеральным законом от № 439-ФЗ»;
4. Вернуть бумажную книжку сотруднику — она остается у него как архивный документ.

Важно! Сведения о трудовой деятельности до 2020 года в ЭТК передаются в сжатом виде. Для подтверждения специального стажа (например, для льготной пенсии) потребуется оригинальная бумажная книжка или архивные справки.

Как сотрудник может посмотреть свою ЭТК?

Каждый гражданин имеет право бесплатно получить доступ к своей электронной трудовой книжке:

• Через портал Госуслуги — в разделе «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка»;
• Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (pfrf.ru);
• Через мобильное приложение «ПФР»;
• В отделении ПФР по месту жительства — с паспортом и СНИЛС.

Информация обновляется в течение 1–3 рабочих дней после передачи данных работодателем.

Что делать, если работодатель не оформил ЭТК?

Если работодатель не передал сведения в ПФР, сотрудник может:

• Подать жалобу в трудовую инспекцию (Роструд);
• Обратиться в ПФР с заявлением о восстановлении сведений;
• Запросить справку СТД-Р у предыдущих работодателей;
• При необходимости — обратиться в суд для признания факта трудовой деятельности.

Чтобы избежать штрафов и проблем с пенсионным обеспечением сотрудников, работодателю необходимо:

1. Обязательно получить от каждого нового сотрудника заявление о выборе формы трудовой книжки.
2. Всегда оформлять приказы и трудовые договоры при приеме, переводе и увольнении.
3. В течение 1 рабочего дня после кадрового события подавать СЗВ-ТД в ПФР.
4. Хранить бумажные документы в архиве не менее 75 лет (по закону).
5. Выдавать СТД-Р по запросу сотрудника в течение 3 дней.
6. Не уничтожать бумажные трудовые книжки, если сотрудник их сохранил — они остаются его собственностью.

Электронная трудовая книжка, это не просто новая форма отчетности, а важный шаг к цифровизации социальной защиты. Правильное оформление документов обеспечивает не только легальность, но и уверенность сотрудников в сохранности их трудового стажа на протяжении всей жизни.

Важно помнить: ЭТК, это не замена бумажной книжке, а ее цифровое продолжение. Главное — соблюдать закон, вовремя подавать отчеты и уважать права работников на доступ к своим данным.