Трудовая книжка – ключевой документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С введением электронной формы (ЭТК) процесс её заполнения и хранения значительно изменился. Ниже подробно рассмотрены все аспекты‚ которые необходимо учитывать кадровому специалисту при приёме на работу.

История и законодательная база

• 2021 год – с 1 января 2021 г. вступает в силу требование о заполнении только электронных трудовых книжек при приёме на работу впервые (ст; 66 ТК РФ‚ Федеральный закон № 432‑ФЗ).
• Электронная трудовая книжка появилась в России 5 лет назад (с 2021 г.) и хранится в Социальном фонде России (ранее – Пенсионный фонд).
• В некоторых случаях (например‚ при работе у индивидуального предпринимателя без доступа к ЕГИСЗ‚ или при работе за границей) допускается ведение бумажной трудовой книжки параллельно с электронной.

Что содержится в электронной трудовой книжке?

ЭТК включает следующие сведения о сотруднике:

1. Личные данные: ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ пол.
2. Сведения о работе: наименование организации‚ ИНН‚ должность‚ даты приёма и увольнения‚ основание (приказ‚ договор).
3. Информация о наградах и поощрениях (при наличии).
4. Сведения о периодах нетрудоспособности‚ отпусков и др. (по соглашению сторон).

Эти данные позволяют подтвердить:

• опыт работы при приёме на новую должность;
• страховой стаж для назначения пенсии и социальных выплат;
• право на получение различных льгот и компенсаций.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки у кандидата?

При приёме на работу специалист по кадрам должен:

1. Запросить у кандидата СНИЛС (если он ещё не известен).
2. Проверить наличие записи в ЕГИСЗ через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через специализированное ПО (1С:ЗУП‚ «Контур.Труд» и др.).
3. Если запись отсутствует – оформить новую электронную трудовую книжку (первичная запись о приёме на работу).
4. В случае‚ если кандидат предъявляет бумажную трудовую книжку‚ необходимо внести её данные в ЭТК (сканирование или ручной ввод) и сохранить бумажный экземпляр в личном деле сотрудника.

Особенности приёма на работу иностранных граждан

При приёме на работу гражданина Республики Узбекистан (или другого иностранного государства) без бумажной трудовой книжки действуют следующие правила:

• Если иностранный работник никогда не трудоустраивался в России‚ при первом приёме на работу оформляется электронная трудовая книжка (с 2021 г. это обязательно).
• Для оформления необходимы: паспорт‚ миграционная карта‚ разрешение на работу (или патент)‚ СНИЛС (можно получить в ПФР/Социальном фонде).
• После получения СНИЛС кадровик создаёт запись в ЭТК через личный кабинет работодателя.
• Если у иностранного сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка‚ выданная в его стране‚ она не заменяет ЭТК‚ но может служить дополнительным подтверждением опыта работы за рубежом.

Пошаговая инструкция по оформлению ЭТК при приёме на работу

1. Сбор документов: паспорт‚ СНИЛС (или заявление на его получение)‚ трудовой договор‚ приказ о приёме.
2. Вход в личный кабинет работодателя: через портал «Госуслуги» или специализированное кадровое ПО.
3. Выбор функции «Создать запись в трудовой книжке»: указать тип записи – «Приём на работу».
4. Заполнение полей: ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ должность‚ наименование организации‚ ИНН‚ дата приёма‚ основание (номер и дата приказа).
5. Сохранение и проверка: система выдаёт подтверждение о successful записи; распечатывается извещение для сотрудника (по желанию).
6. Информирование сотрудника: выдать извещение о внесении записи в ЭТК и объяснить‚ как получить выписку из трудовой книжки через личный кабинет на «Госуслугах».

Что делать‚ если трудовая книжка утеряна или повреждена?

Согласно ст. 66 ТК РФ:

• При утере или порче бумажной трудовой книжки работник должен обратиться к последнему работодателю за выдачей дубликата.
• Если дубликат получить невозможно (например‚ организация ликвидирована)‚ работник может обратиться в Социальный фонд с запросом о выдаче выписки из электронной трудовой книжки.
• Выписка имеет ту же юридическую силу‚ что и запись в трудовой книжке‚ и может использоваться для подтверждения стажа и опыта работы.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Доступность: сотрудник может в любой момент получить выписку через личный кабинет на «Госуслугах».
• Надёжность: исключён риск физической утраты или повреждения документа.
• Скорость обмена данными: работодатель сразу видит трудовую историю нового сотрудника при наличии согласия на предоставление информации.
• Снижение административной нагрузки: нет необходимости вести и хранить бумажные журналы‚ уменьшается объём архивных дел.

Электронная трудовая книжка – современный инструмент учёта трудовой деятельности‚ который упрощает процесс приёма на работу‚ повышает прозрачность и защищает права работников. Кадровому специалисту необходимо:

• знать законодательные требования (с 2021 г. – обязательная ЭТК при первом приёме);
• уметь проверять наличие записи в ЕГИСЗ и‚ при необходимости‚ оформлять новую;
• корректно оформлять записи при приёме‚ переводе и увольнении;
• информировать сотрудников о порядке получения выписок и восстановления данных при утере.

Соблюдение этих правил обеспечит законность кадровых процедур и minimизирует риски споров с работниками и контролирующими органами.