Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности, стаже и заработке работника. При переводе сотрудника (внутри организации или в другое юридическое лицо) в книжке вносятся специальные записи, которые должны соответствовать действующим нормативным актам.

Правовая база

• Постановление Министерства труда и социальной защиты РФ от № 189 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), статья 61 – порядок оформления записей в трудовой книжке.
• Приказ Минтруда России № 1н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки» (с 2021 года – обязательное использование электронных книжек).
• Постановление Правительства РФ от № 2299 «О новых бланках бумажных трудовых книжек», вступившее в силу с 1 сентября 2023 года.

Что такое перевод?

Перевод – изменение места (структурного подразделения, организации) или должности работника без прекращения трудового договора. Существует несколько видов переводов:

1. Перевод внутри одного подразделения – смена должности, но в том же отделе.
2. Перевод в другое структурное подразделение того же работодателя – перемещение в другой офис, филиал, цех и т.п.
3. Перевод в другую организацию – перевод в юридическое лицо‑работодателя‑переводчика (внутригрупповой перевод).
4. Перевод с изменением условий труда – смена графика, режима работы, системы оплаты.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке

Общие требования

• Запись вносится вручную в бумажную книжку или автоматически в электронную (ЭТК).
• Запись должна быть сделана в срок не более 5 рабочих дней со дня вступления в силу приказа о переводе.
• В записи указываются:
  • Дата перевода;
  • Наименование организации‑работодателя (если перевод в другую организацию);
  • Наименование структурного подразделения (если перевод внутри организации);
  • Новая должность;
  • Условия труда (если изменились);
  • Основание перевода (приказ №, дата, подпись руководителя);
  • Подпись работника (в случае бумажной книжки).

Пример записи при переводе внутри организации

В бумажной трудовой книжке запись выглядит так (стр. 2‑й лист):

 – перевод в отдел «Маркетинг», должность «Менеджер по рекламе», 
 условия труда – полный рабочий день, оклад 80 000 руб., 
 приказ № 45 от , подп. Иванов И.И.
 

Пример записи при переводе в другую организацию

Если работник переводится в дочернюю компанию, запись делается в обеих книжках:

 – перевод в ООО «ТехноСервис», отдел «Разработка», 
 должность «Ведущий инженер», условия труда – полный рабочий день, 
 приказ № 12 от , подп. Петров П.П.
 

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года все работодатели обязаны вести ЭТК. При переводе запись вносится в систему автоматически после загрузки приказа в электронный архив. Особенности:

• Работник получает доступ к ЭТК через портал Госуслуги или через приложение «Трудовая книжка».
• Все изменения фиксируются датой и временем загрузки приказа.
• При необходимости работник может запросить печатную копию записи.
• Если в период, когда работник числился в организации, страховые взносы не уплачивались, то даже при наличии записи в ЭТК данный период в пенсионный стаж не входит (см. примечание в исходных данных).

Частые ошибки и как их избежать

1. Отсутствие подписи работника – в бумажной книжке запись считается недействительной без подписи.
2. Неправильный порядок записей – запись о переводе должна идти после последней записи о предыдущей должности, но до записи о прекращении трудового договора (если он есть).
3. Неуказание основания – обязательно указывайте номер и дату приказа.
4. Задержка более 5 дней – может привести к штрафу для работодателя (пункт 5 ст. 5.23 ТК РФ).
5. Необновление условий труда – если меняется график, система оплаты или место работы, эти изменения также фиксируются в записи.

Что делать, если в книжке ошибка?

Для исправления ошибки необходимо:

• Составить акт исправления (приказ работодателя) с указанием причины и правильных данных.
• Внести исправление в бумажную книжку (зачеркнуть ошибку, подписать и поставить печать) или в ЭТК (загрузить новый приказ).
• Сохранить копию акта в личном деле работника.

Вопросы и ответы (FAQ)

Можно ли переводить сотрудника без его согласия?

Перевод может быть односторонним, если это предусмотрено трудовым договором или коллективным договором. Однако в большинстве случаев требуется согласие работника, зафиксированное подписью в приказе.

Как отразить перевод, если работник переходит из организации, где у него была бумажная книжка, в компанию, использующую только электронную?

Работнику необходимо передать бумажную книжку новому работодателю, который вносит запись о переводе и одновременно загружает данные в ЭТК. После этого работник может запросить перевод данных в электронный формат.

Влияет ли перевод на пенсионный стаж?

Перевод сам по себе не прерывает стаж. Однако, как указано в исходных данных, если в период работы в организации не уплачивались страховые взносы, то этот период в пенсионный стаж не входит, независимо от записи в книжке.

Нужно ли делать запись о переводе, если работник меняет только график работы?

Да. Любое изменение условий труда (график, система оплаты, место работы) фиксируется в трудовой книжке.

Корректное оформление записей о переводе в трудовой книжке – важный элемент трудового законодательства. Соблюдение сроков, точность данных и использование электронных средств позволяют избежать ошибок и конфликтов с контролирующими органами.

Помните: трудовая книжка – документ строгой формы, а любые изменения в ней должны быть подтверждены официальным приказом и подписью работника (в случае бумажного варианта) или загружены в электронную систему.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами РФ на 2026 год.