С 1 января 2026 года в России официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента ведение сведений о трудовой деятельности в электронном формате стало обязательным для всех новых трудовых отношений. Если вы принимаете на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой, важно грамотно оформить все документы и соблюсти требования законодательства. В этой статье мы подробно разберем весь алгоритм действий.
Что такое ЭТК и почему это важно?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России в 2020 году. За несколько лет этот формат доказал свою эффективность. Главное преимущество ЭТК — исключение риска потери работником сведений о своём трудовом стаже. Данные хранятся на защищенных серверах Федеральной налоговой службы и Социального фонда России, что гарантирует их сохранность и доступность в любой момент.
Алгоритм действий при приеме на работу
Процедура оформления нового сотрудника, который перешел на ЭТК, имеет свои особенности. Чтобы избежать ошибок и штрафов со стороны трудовой инспекции, следуйте нашему пошаговому руководству;
Шаг 1. Запрос сведений о трудовой деятельности
При приеме на работу вы обязаны запросить у кандидата сведения о его трудовой деятельности. Поскольку бумажной книжки у него на руках нет, получить информацию можно следующими способами:
- Выписка из СФР — сотрудник может заказать ее самостоятельно через Госуслуги или МФЦ и предоставить вам.
- Справка от предыдущего работодателя — по форме СТД-Р, выданной при увольнении.
- Прямой запрос в СФР — работодатель имеет право самостоятельно запросить сведения о стаже нового сотрудника через систему электронного документооборота с Социальным фондом.
Шаг 2. Заявление о выборе формата ведения книжки
Несмотря на то, что переходный период завершен, у работника все еще есть право выбора формата. Если сотрудник ранее не подавал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, законодательство предусматривает одновременное применение электронного и бумажного вариантов.
При трудоустройстве вам необходимо получить от работника письменное заявление, в котором он укажет:
- Согласие на продолжение ведения трудовой книжки исключительно в электронном формате (без заведения/продолжения бумажного бланка).
- Либо просьбу о ведении бумажной трудовой книжки наряду с электронной (если ранее от бумажной он не отказывался).
Важно: Если сотрудник уже ранее подал заявление о полном переходе на ЭТК и сдал бумажную книжку на хранение предыдущему работодателю, заводить новую бумажную книжку вам не нужно.
С сотрудником заключается стандартный трудовой договор, однако в тексте договора или в дополнительном соглашении целесообразно указать, что работник выбрал электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.
Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу
На основании заключенного договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу по унифицированной форме или форме, разработанной работодателем. В приказе делается пометка о том, что сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде.
Шаг 5. Передача данных в СФР
Это ключевой этап, который отличает работу с ЭТК от бумажного формата. Работодатель обязан своевременно передавать информацию о кадровых событиях в Социальный фонд России. При приеме на работу нового сотрудника вам необходимо:
- Подать отчет по форме ЕФС-1 (Единая форма сведений).
- Срок подачи сведений о приеме на работу — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
Нарушение сроков подачи отчетности карается штрафами, поэтому автоматизация этого процесса в вашей учетной программе (например, 1С) имеет критическое значение.
Как настроить заполнение ЭТК в учетной программе?
Разбираем важные вопросы настройки заполнения электронной трудовой книжки в бухгалтерских и кадровых программах. Чтобы избежать ошибок при формировании отчетов ЕФС-1:
- Проверьте настройки учетной политики — убедитесь, что в программе включен функционал для работы с ЭТК и актуальные формы отчетности.
- Укажите статус работника — в карточке сотрудника обязательно должна стоять галочка или статус о том, что он является «заявителем о ведении ЭТК».
- Настройте автоматический обмен данными — используйте сервисы электронного документооборота (ЭДО) для быстрой и корректной отправки сведений в СФР напрямую из программы.
Частые ошибки и как их избежать
Работа с ЭТК требует внимательности. Вот наиболее распространенные ошибки кадровиков:
- Забыли запросить заявление. Даже если работник говорит, что у него «только электронная книжка», документальное подтверждение обязательно.
- Опоздание с отчетом ЕФС-1. Контролируйте сроки. Лучше настроить напоминания в вашей учетной системе.
- Неверный код выполняемой функции. При приеме на работу важно корректно указывать код по ОКЗ, так как эти данные напрямую попадают в электронный формат.
Принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой в 2026 году — это стандартная процедура, которая требует понимания юридических нюансов и дисциплины при сдаче отчетности. Электронный формат надежно защищает стаж работника, а для работодателя означает переход на более прозрачный и контролируемый кадровый учет. Главное, своевременно запрашивать заявления, корректно вносить данные в программу и строго соблюдать сроки передачи сведений в СФР.