Благодарственное письмо, грамота или благодарность – это официальное признание заслуг сотрудника․ В России такая награда фиксируется в трудовой книжке (ТК) в соответствии с законодательством и нормативными актами․ В статье разберём, когда и как вносить запись о благодарности в трудовую книжку, какие документы служат основанием, где размещать запись (на странице ТК или во вкладыше) и какие формы использовать․

Правовые основы

• Постановление Правительства РФ от № 225 – устанавливает раздел «Сведения о награждении» в трудовой книжке․
• Постановление Минтруда России от № 69 – уточняет порядок оформления записей о поощрениях․
• Федеральный закон «О труде» (ст․ 24) и Указ о порядке внесения сведений о награждении․
• Нормативы «Инструкции по заполнению трудовых книжек» (10 октября 2003 г․) – регламентируют формат и место записи․

Кому и в каком виде вносить запись о благодарности

Запись о благодарности в трудовой книжке вносится только в случае, если сотруднику выдано официальное поощрение, признание заслуг или благодарственное письмо от руководства организации․ Важно, чтобы:

1. Сотрудник получил приказ о поощрении (форма N Т‑11 или N Т‑11а)․
2. В распоряжении кадрового отдела есть документ, подтверждающий основание (письмо, грамота, благодарственное письмо)․
3. Запись оформлена в соответствии с требованиями к канцелярскому лексикону (см․ раздел 4)․

Где размещать запись: страница ТК или вкладыш

Согласно разъяснениям Роструда:

• Если в трудовой книжке уже есть запись о стаже и два вкладыша, то первая запись о благодарности вносится в раздел «Сведения о награждении» на основной странице․ Если место в разделе закончено, запись можно перенести во вкладыш․
• В случае, когда сотрудник получает первое благодарственное письмо, запись в разделе «Сведения о награждении» обязательна․ Если в разделе нет места, то запись в вкладыш․
• Если благодарность выдана после увольнения или перевода, но признана недействительной, в ТК вносится запись в соответствии с приказом о вознаграждении․

Как выглядит запись о благодарности

Запись в ТК должна содержать следующую информацию:

1. Дата выдачи благодарности․
2. Наименование награды (например, «Благодарность руководителя»)․
3. Основание (порядковый номер приказа, дата издания)․
4. Краткое описание заслуг (не более 30–)․
5. Подпись и печать руководителя․

Пример записи:

Награда: Благодарность руководителя за успешное завершение проекта․
Основание: Приказ № 123 от 
Сведения о награждении: Вынесена благодарность за проявление инициативы и высокого профессионализма․

Формы приказа о поощрении

Для оформления благодарности необходимо издать приказ о поощрении․ В России в качестве формы используют:

• Форма N Т‑11 – для одного сотрудника․
• Форма N Т‑11а – для нескольких сотрудников․

Приказ должен содержать:

1. Наименование организации․
2. Должность и ФИО сотрудника․
3. Основание поощрения (описание заслуг)․
4. Дата и подпись руководителя․
5. Печать организации․

Шаги по внесению записи о благодарности в трудовую книжку

1. Подготовка документов: Приказ о поощрении, благодарственное письмо, грамота․
2. Проверка места в ТК: Если свободно – запись в основной странице, иначе – во вкладыш․
3. Запись в ТК: Внесение сведений о награждении согласно шаблону․
4. Печать и подпись: Подпись руководителя и печать организации․
5. Сохранение копий: Копии приказа и благодарственного письма сохраняются в кадровом отделе․

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки․ Однако в некоторых случаях (например, при переводе с бумажной ТК) необходимо вести обе версии․ В ЭТК запись о благодарности вносится в раздел «Награды и поощрения» с указанием даты, названия награды и основания (приказ)․

Что делать, если благодарность выдана без приказа

Если сотруднику вручено благодарственное письмо без издания приказа, то в ТК запись не вносится․ В таком случае можно оформить докладную руководителя с указанием основания и даты вручения, а затем издать приказ о поощрении․

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вносить благодарность, если она выдана главой города? – Нет, если это внешнее признание, но не связано с работой в организации․ Внутренние поощрения – обязательно․
• Можно ли вносить благодарность в ТК после увольнения? – Да, если она выдана в течение 3 лет после увольнения и подтверждена приказом․
• Как проверить, что запись корректна? – Сравните с образцом, убедитесь, что все поля заполнены, подпись и печать присутствуют․

Запись о благодарности в трудовой книжке – важный документ, подтверждающий достижения сотрудника․ Для её корректного оформления необходимо:

• Получить приказ о поощрении (форма N Т‑11/А)․
• Внести сведения в раздел «Сведения о награждении» либо во вкладыш, если место ограничено․
• Соблюдать требования к канцелярскому лексикону и формату․
• Сохранять копии всех исходных документов в кадровом отделе․

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите правильность оформления благодарности и сохраните её юридическую ценность для сотрудника․