С 2021 года в России действует электронных трудовых книжек (ЭТК). При приёме на работу сотрудник может выбрать ведение трудовой деятельности в электронном виде, а работодатель обязан правильно оформить это решение и передать необходимые сведения в Социальный фонд России (СФР). Ниже – пошаговое руководство, основанное на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях.

Нормативная база

• Федеральный закон от № 102‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с ).
• Постановление Правительства РФ от № 1845 «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 567н «Об утверждении формы ЕФС‑1 и порядка её заполнения».
• Информация с портала gosuslugi.ru и сайта Социального фонда России (данные на ).

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной ТК, содержащий всю информацию о трудовой деятельности гражданина:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС;
• Дата приёма, увольнения, перевода, приостановления и возобновления трудовой деятельности;
• Место работы, должность, профессия, специальность, квалификация;
• Структурное подразделение, вид работы, основание кадрового мероприятия (приказ, соглашение и т.д.).

Все сведения хранятся в личном кабинете работника на сайте СФР и на портале gosuslugi.ru (при наличии подтверждённой учётной записи ЕСИА).

Порядок действий работодателя при приёме на работу сотрудника с ЭТК

Получение заявления о переходе на электронную форму

Первым шагом является получение от работника письменного заявления о выборе электронной трудовой книжки. Заявление может быть подано:

• При трудоустройстве (в первый день работы);
• В любой момент после трудоустройства, если работник ранее вёл бумажную ТК и решил перейти на электронный формат.

Образец заявления можно найти в методических рекомендациях СФР или в внутренних нормативных актах организации.

Оформление приказа о приёме на работу

В приказе о приёме на работу необходимо сделать отметку о выбранной форме ведения трудовой книжки. В графе «Трудовая книжка» указывается:

• «Электронная трудовая книжка» (или аббревиатура ЭТК);
• Номер заявления и дата его подачи.

Если работник впервые устраивается на работу после и выбрал ЭТК, бумажную ТК заводить не требуется.

Уведомление Социального фонда России (форма ЕФС‑1)

В соответствии с пунктом 2.1 Приказа Минтруда № 567н, работодатель обязан в течение одного рабочего дня после приёма на работу направить в СФР извещение о приёме сотрудника и о его выборе электронной формы ведения трудовой книжки.

Для этого заполняется подраздел 1.1 формы ЕФС‑1:

• Сведения о работнике (ФИО, СНИЛС, дата рождения);
• Сведения о работодателе (ИНН, КПП, наименование);
• Дата приёма на работу;
• Отметка о выборе электронной трудовой книжки;
• Реквизиты приказа о приёме.

После получения ЕФС‑1 СФР создаёт электронную трудовую книжку работника и делает её доступной в личном кабинете.

Выдача бумажного дубликата (по желанию работника)

Согласно пункту 4.2 Постановления Правительства № 1845, если работник выбрал ЭТК, но желает иметь на руках бумажный документ, работодатель выдаёт ему бумажную трудовую книжку с записью о подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Запись делается в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

Ведение и хранение данных внутри организации

Даже при ведении ЭТК работодатель обязан:

• Назначить ответственного сотрудника (например, специалиста отдела кадров), который будет вести электронные трудовые книжки и подавать отчёты в СФР;
• Обеспечить защиту персональных данных в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»;
• Хранить копии заявлений, приказов и подтверждений отправки ЕФС‑1 в течение срока, установленного законодательством (не менее 50 лет).

Особенности для разных категорий работников

Новые сотрудники (первое трудоустройство после )

Если работник впервые официально устраивается на работу и выбрал электронную форму, бумажную ТК заводить не нужно. Достаточно:

• Получить заявление;
• Оформить приказ с отметкой об ЭТК;
• Направить ЕФС‑1 в СФР.

Работники, у которых уже есть бумажная ТК

В случае, когда сотрудник ранее вёл бумажную трудовую книжку и решает перейти на электронный формат:

• Получить заявление о переходе;
• Сделать запись в бумажной ТК о подаче заявления (в графе «Основание» указывается номер и дата заявления);
• Выдать работнику бумажную ТК на руки (если он её требует);
• Направить ЕФС‑1 в СРФ с отметкой о переходе на электронную форму.

После этого все дальнейшие кадровые мероприятия (переводы, увольнения, отпуска и т.д.) фиксируются только в электронном виде.

Работники, подавшие заявление до указанной даты (до )

Согласно информации из сети, лица, которые не имели возможности подать заявление до указанной даты, могут сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы соответствующее письменное заявление. Работодатель обязан принять такое заявление и выполнить все перечисленные выше шаги.

Ответы на часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли делать запись в бумажной ТК, если работник выбрал ЭТК?
   Только если работник expressly просит выдать ему бумажный дубликат. В остальных случаях запись в бумажной ТК не требуется.
2. Можно ли отказаться от приёма на работу из‑за отсутствия бумажной ТК?
   Нет. Отказ в приёме на работу только потому, что кандидат предпочитает электронную форму, является нарушением трудового законодательства.
3. Как проверить, что электронная ТК действительно создана?
   Работник может войти в личный кабинет на сайте СФР или через портал gosuslugi.ru и убедиться, что там отображаются сведения о приёме на работу.
4. Какие штрафы за непредоставление ЕФС‑1?
   Нарушение порядка подачи сведений в СФР влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 5 000 до 10 000 руб для должностных лиц и от 50 000 до 100 000 руб для организаций).
5. Нужно ли хранить копию заявления о переходе на ЭТК?
   Да. Заявление является основанием для внесения изменений в трудовую книжку и должно храниться в личном деле работника не менее 50 лет.

Приём на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой не отличается по сложности от приёма с бумажной ТК, однако требует соблюдения определённых формальностей:

• Получение письменного заявления о выборе ЭТК;
• Отметка об этом в приказе о приёме;
• Своевременная отправка формы ЕФС‑1 в Социальный фонд России;
• Обеспечение хранения заявлений и подтверждений в соответствии с требованиями законодательства.

Соблюдение этих шагов гарантирует, что трудовая стаж работника будет корректно отражён в государственной системе, а сотрудник получит доступ к своим данным в любое время через личный кабинет СФР и госуслуги. Таким образом, переход на электронные трудовые книжки упрощает кадровый учёт, снижает риск потери документов и повышает прозрачность трудовых отношений.

Если у вас остались вопросы по оформлению ЭТК или подготовке формы ЕФС‑1, рекомендуем обратиться к методическим материалам СФР, consult with legal department или воспользоваться готовыми шаблонами, доступными на официальных порталах.