С 2021 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). К 2026 году этот процесс уже завершён для новых сотрудников‚ а для действующих — остаётся добровольным. Работодатели играют ключевую роль в формировании и обновлении электронных трудовых книжек. Но что именно видит работодатель в ЭТК? Какие данные доступны‚ как их получить и на что стоит обратить внимание при приёме на работу?

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся сведения о трудовой деятельности гражданина: места работы‚ должности‚ переводы‚ увольнения‚ награды и другие значимые события; Все данные формируются в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР) на основании сведений‚ предоставляемых работодателями через форму СЗВ-ТД.

Содержание ЭТК идентично бумажной книжке — только форма изменилась. Всё‚ что раньше записывалось ручкой в бумажный бланк‚ теперь передаётся в электронном виде и хранится в защищённой системе ПФР.

Что именно видит работодатель в электронной трудовой книжке?

Работодатель имеет доступ к следующим данным в электронной трудовой книжке:

• Полные сведения о предыдущих местах работы, наименование организаций‚ их ОКПО‚ ИНН‚ адреса (если указаны в отчётах);
• Даты приёма и увольнения по каждому месту работы;
• Должности и специальности‚ которые занимал работник;
• Факты перевода на другую должность или в другое подразделение;
• Награды и поощрения‚ если они были оформлены официально и переданы в ПФР (например‚ благодарности‚ грамоты‚ медали за трудовые достижения);
• Сведения о прекращении трудовых отношений — основание увольнения (по собственному желанию‚ по инициативе работодателя‚ по соглашению сторон и т.д.).

Важно: работодатель не видит личные данные работника (паспортные данные‚ адрес регистрации‚ СНИЛС‚ номер телефона) — эти сведения доступны только самому работнику через личный кабинет на Госуслугах или в ПФР.

Особенности для работников силовых структур

Для сотрудников МВД‚ ФСБ‚ Росгвардии‚ ФСИН и других ведомств в ЭТК отображаются только даты приёма и увольнения. Все остальные сведения (должности‚ награды‚ звания) остаются закрытыми до момента увольнения из органов. Это связано с требованиями законодательства о государственной тайне и конфиденциальности.

Как работодатель может получить доступ к ЭТК?

Работодатель может получить доступ к электронной трудовой книжке нового или действующего сотрудника несколькими способами:

1. Через личный кабинет работника на Госуслугах — работник может предоставить распечатанный документ или QR-код‚ подтверждающий доступ к ЭТК. Этот документ заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и имеет юридическую силу.
2. Через форму СЗВ-ТД — при приёме на работу работодатель обязан запросить у работника сведения о трудовой деятельности. Если работник ранее работал‚ он может предоставить выписку из ЭТК‚ сформированную через портал Госуслуг или в клиентской службе ПФР.
3. Через систему «СБИС»‚ «1С»‚ «Дельта» и другие бухгалтерские программы, если работодатель использует специализированное ПО‚ оно может автоматически получать данные из ПФР при условии наличия у организации УКЭП и подключения к сервису ПФР.
4. В клиентской службе ПФР или МФЦ — работодатель может запросить выписку из ЭТК‚ если работник предоставил письменное согласие на передачу данных.

Важно!

Работодатель не имеет прямого доступа к базе ПФР без согласия работника. Все сведения передаются только на основании письменного согласия работника или при наличии его электронной выписки‚ заверенной УКЭП.

Как проверить‚ есть ли у кандидата электронная трудовая книжка?

С 2021 года для всех новых сотрудников‚ впервые вступающих в трудовые отношения‚ бумажная трудовая книжка не заводится — только ЭТК (часть 3 ст. 66 ТК РФ). Поэтому при приёме на работу в 2026 году работодатель должен:

• Запросить у кандидата выписку из ЭТК — её можно получить через личный кабинет на Госуслугах или в ПФР;
• Проверить наличие электронной подписи на выписке — она обязательна для юридической силы;
• Если кандидат предоставляет бумажную трудовую книжку — это означает‚ что он не перешёл на ЭТК и продолжает работать по старой системе.

Если кандидат не может предоставить выписку — это может означать‚ что он ещё не работал официально (тогда ЭТК ещё не сформирована) или не оформил доступ к ней. В таком случае работодатель должен создать ЭТК при первом трудоустройстве.

Что делать‚ если работник ранее работал по бумажной книжке?

Если работник уже имел бумажную трудовую книжку до 2020 года‚ он может:

• Сохранить бумажную книжку — она остаётся юридически значимой;
• Подать заявление о переходе на ЭТК — тогда все будущие записи будут вестись только в электронном виде;
• Не переходить — и тогда работодатель продолжает вести бумажную книжку.

Важно: все сведения с бумажной книжки‚ внесённые до ‚ не переносятся автоматически в ЭТК. Их нужно вручную ввести в систему при переходе на ЭТК‚ если работник этого хочет. После 2020 года все записи автоматически передаются в ПФР.

Какие данные НЕ видит работодатель?

Работодатель не имеет доступа к следующей информации:

• Личные данные работника (паспорт‚ адрес‚ телефон‚ email);
• Сведения о доходах‚ налогах‚ начислениях — это конфиденциальная бухгалтерская информация;
• Информация о семейном положении‚ детях‚ здоровье;
• Данные о прохождении обучения‚ курсах‚ повышении квалификации — если они не связаны с трудовой деятельностью;
• Информация о судимостях или административных правонарушениях — она не входит в ЭТК.

Это гарантирует защиту персональных данных в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных».

Какие документы нужны работодателю при приёме на работу?

При приёме на работу в 2026 году работодатель должен запросить у кандидата:

1. Паспорт — для идентификации;
2. СНИЛС — для формирования учётной записи в ПФР;
3. Выписка из ЭТК (если работник ранее работал) — в виде PDF-файла с УКЭП или распечатки с QR-кодом;
4. Заявление о выборе формы трудовой книжки, если работник хочет перейти на ЭТК или сохранить бумажную;
5. Заявление о предоставлении сведений, для передачи данных в ПФР (форма СЗВ-ТД).

Что будет‚ если работодатель не ведёт ЭТК?

Если работодатель не передаёт сведения о трудовой деятельности в ПФР‚ он нарушает закон. Это может повлечь:

• Штрафы от Государственной инспекции труда;
• Проблемы с начислением пенсии работника;
• Сложности при проверках ПФР и ФНС;
• Риск судебных исков от работников‚ чьи стаж и права не были учтены.

Ведение ЭТК — это не просто нововведение‚ а обязанность работодателя по закону.

Электронная трудовая книжка, это не просто цифровая замена бумажной. Это:

• Безопасность — данные не потеряются‚ не испортятся‚ не будут подделаны;
• Доступность — работник может в любой момент проверить свою трудовую историю через Госуслуги;
• Экономия времени — работодатель не тратит часы на ведение‚ хранение и поиск бумажных документов;
• Прозрачность — все записи фиксируются в единой базе‚ исключая ошибки и недоразумения;
• Юридическая сила, выписка с УКЭП имеет ту же силу‚ что и бумажная книжка.

Работодателю важно понимать: ЭТК, это не инструмент контроля‚ а инструмент доверия. Он помогает строить честные трудовые отношения‚ защищать права работников и избегать рисков. В 2026 году ведение электронной трудовой книжки — это стандарт‚ а не исключение.

Помните: ваша задача — не просто внести данные‚ а сделать это точно‚ в срок и с соблюдением закона. Только тогда ЭТК станет надёжным основанием для формирования пенсии‚ подтверждения стажа и защиты прав работника.

Для получения выписки из ЭТК или подключения к системе ПФР рекомендуем обратиться на официальный сайт: www.pfrf.ru или в службу поддержки Госуслуг.