С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход на ведение трудовых книжек в электронном виде (ЭТК). Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ и Федеральному закону № 439-ФЗ от , каждый новый сотрудник при устройстве на работу имеет право выбрать форму ведения своей трудовой деятельности — в электронном виде или в традиционной бумажной форме. При этом работодатель обязан обеспечить возможность выбора и оформить соответствующее заявление.
Почему важно подать заявление при приеме на работу?
Согласно закону, работодатель не вправе самостоятельно решать, какую форму трудовой книжки вести — только по письменному желанию работника. Если сотрудник не подаст заявление, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку по умолчанию. Это означает, что даже если компания полностью перешла на электронный документооборот, без заявления от сотрудника ЭТК не будет создана.
Также важно понимать: заявление подается только один раз, при первоначальном трудоустройстве или при переходе с бумажной формы на электронную. После этого изменить выбор можно только по новому заявлению, но не чаще одного раза в год.
Обязательные элементы заявления
Закон не устанавливает строгой формы заявления, но для юридической корректности и избежания ошибок рекомендуется включать следующие элементы:
- Наименование организации — полное название работодателя;
- ФИО и должность руководителя — кто рассматривает заявление;
- ФИО, должность, подразделение работника — кто подает заявление;
- Номер и дата трудового договора — для идентификации сотрудника;
- Суть заявления — четкое указание на выбор ведения трудовой книжки в электронном виде;
- Дата составления и подпись — обязательно личная подпись работника с расшифровкой;
- Контактные данные — желательно указать email и номер телефона для связи с ФСС и СФР.
Образец заявления на ведение электронной трудовой книжки при приеме на работу
Ниже приведен юридически грамотный образец заявления, который можно использовать как шаблон:
<b>ЗАЯВЛЕНИЕ</b>
Я, [Фамилия Имя Отчество], паспорт: серия ____ № ______, выдан ________, зарегистрирован(а) по адресу: ____________________________,
принят(а) на работу в [полное наименование организации] в соответствии с трудовым договором № ___ от «___» __________ 2026 г. на должность [должность].
На основании статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и Федерального закона № 439-ФЗ от , прошу:
<b>вести мою трудовую книжку в электронном виде</b>.
Прошу внести соответствующую запись в мою трудовую книжку (если ранее велась бумажная) и направить сведения о моей трудовой деятельности в Пенсионный фонд Российской Федерации.
Подпись: _______________ /[Ф;И.О.]/Что происходит после подачи заявления?
После получения заявления работодатель обязан:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись: «Запись о трудовой деятельности ведется в электронном виде на основании заявления работника от «___» __________ 2026 г.»
- Заверить запись печатью (если есть) и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).
- В течение не позднее 10 рабочих дней направить сведения о сотруднике в Пенсионный фонд РФ через специальную форму СТД-Р (форма для передачи данных о трудовой деятельности).
- Обеспечить сотруднику доступ к его ЭТК через портал Госуслуги или личный кабинет на сайте Пенсионного фонда.
Как оформить заявление в 1С:Зарплата и управление персоналом?
Если компания использует программу 1С:ЗУП, процесс упрощается:
- Перейдите в раздел «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
- Нажмите кнопку «Создать».
- Выберите сотрудника из списка.
- Программа автоматически сформирует заявление в соответствии с требованиями законодательства.
- Распечатайте документ, получите подпись сотрудника и загрузите в систему.
- Система подготовит и отправит форму СТД-Р в СФР автоматически.
Что делать, если сотрудник хочет вернуться к бумажной трудовой книжке?
С 2020 года закон позволяет менять выбор. Если сотрудник решил вернуться к бумажной трудовой книжке, он должен подать новое заявление с просьбой прекратить ведение ЭТК. После этого работодатель:
- Выдает сотруднику бумажную трудовую книжку с полной историей трудовой деятельности (данные берутся из ЭТК, предоставленной СФР);
- Вносит запись: «Ведение трудовой книжки в электронном виде прекращено на основании заявления работника от «___» __________ 2026 г.»;
- Направляет в СФР уведомление о прекращении ведения ЭТК.
Важные нюансы
- Заявление не требует нотариального заверения. Подпись сотрудника и дата — достаточны.
- Заявление можно подать в электронном виде (если есть электронная подпись и внутренние регламенты компании разрешают это).
- Работодатель не может отказать в приеме заявления, даже если сотрудник работает по срочному договору или вахтовым методом.
- ЭТК не заменяет бумажную книжку — она является дополнительной, но юридически равнозначной формой учета.
- Сведения в ЭТК доступны только сотруднику и уполномоченным органам (СФР, трудовая инспекция, суд).
Подача заявления на ведение электронной трудовой книжки при приеме на работу — это не формальность, а обязательное юридическое действие, которое защищает права как работника, так и работодателя. Правильно оформленное заявление позволяет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции, обеспечивает прозрачность учета трудового стажа и упрощает процесс оформления пенсий, пособий и других социальных выплат.
Рекомендуем всем работодателям включить в процедуру приема на работу обязательный этап, сбор заявления о форме ведения трудовой книжки. Это сэкономит время, исключит ошибки и повысит уровень кадрового сервиса в компании.
Совет: Храните все заявления о выборе формы трудовой книжки в личном деле сотрудника не менее 75 лет — как и бумажные трудовые книжки, в соответствии с требованиями архивного законодательства.