С 2021 года в России действует электронных трудовых книжек (ЭТК). К 2026 году почти все работодатели и сотрудники уже перешли на цифровой формат, однако у руководителей организаций (директоров) есть свои нюансы, связанные с оформлением, ведением и контролем ЭТК. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое электронная трудовая книжка, как она выглядит для директора, какие шаги необходимы для перехода и где можно получить нужную информацию.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это централизованная база данных, хранящаяся в Социальном фонде России (СФР). В ней содержатся сведения о трудовой деятельности человека: места работы, должности, периоды работы, причины увольнения и т.д. ЭТК заменила традиционную бумажную книжку и ведётся исключительно в электронном виде.
Основные свойства ЭТК:
- Единый источник информации – все записи поступают от работодателей через форму СЗВ‑ТД;
- Доступ только для сотрудника – никто другой не может просматривать вашу трудовую историю без вашего согласия;
- Возможность получения выписки – через личный кабинет на портале «Госуслуги» или напрямую в СФР;
- Автоматическое обновление – при каждой новой записи работодатель отправляет данные в СФР, и они сразу становятся видимыми сотруднику.
Особенности электронной трудовой книжки для директора
Директор организации – это одновременно и работник, и лицо, ответственное за ведение трудовых книжек сотрудников. Поэтому у него есть две роли, которые необходимо учитывать при работе с ЭТК:
Как работник
Директор, как любой другой сотрудник, имеет свою электронную трудовую книжку в СФР. Записи о его назначении, изменениях в должности, наградах и увольнении вносятся работодателем (обычно это учредители или совет директоров) через форму СЗВ‑ТД.
Как ответственное лицо
Директор (или уполномоченное им лицо, например, главный бухгалтер) обязан:
- Обеспечить своевременную подачу сведений о приёме, переводе и увольнении сотрудников в СФР;
- Подписывать заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки (если сотрудник ещё не перешёл);
- Ставить свою подпись и печать организации на документах, подтверждающих внесение записей в ЭТК;
- Контролировать корректность данных, чтобы избежать ошибок, которые могут повлиять на пенсионные права сотрудников.
Важно: запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть (см. источник от 2025‑04‑10).
Как оформить электронную трудовую книжку директору
Процедура оформления ЭТК для директора ничем не отличается от оформления для обычного сотрудника, но требует учёта его двойной роли.
Шаг 1. Проверка текущего формата
Сначала необходимо уточнить, ведётся ли трудовая книжка директора в бумажном или электронном виде. Сделать это можно:
- В личном кабинете застрахованного лица на портале СФР (или через «Госуслуги»);
- Спросив у бухгалтерии или отдела кадров, где хранятся трудовые книжки;
- Посмотрев в форме СЗВ‑ТД, которую работодатель сдаёт в СФР.
Шаг 2. Подача заявления о переходе (если ещё бумажная)
Если трудовая книжка директора всё ещё бумажная, нужно подать заявление о переходе на электронный формат. Образец заявления выглядит так:
- Реквизиты организации (название, ИНН, КПП);
- ФИО директора;
- Просьба перевести трудовую книжку в электронный вид;
- Дата и подпись директора (как работника) и подпись уполномоченного лица (как ответственного за ведение ТК);
- Печать организации (при наличии).
После подачи заявления работодатель в течение пяти рабочих дней направляет сведения в СФР по форме СЗВ‑ТД.
Шаг 3. Получение подтверждения
После обработки СФР директор получает уведомление в личном кабинете, что его трудовая книжка теперь электронная. Из этого момента все последующие записи о работе будут вноситься исключительно в электронном виде.
Где посмотреть электронную трудовую книжку директора
Доступ к ЭТК предоставляется только самому сотруднику. Директор может посмотреть свою трудовую историю следующими способами:
- Личный кабинет на портале «Госуслуги» – раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
- Личный кабинет Социального фонда России – после авторизации через ЕСИА.
- Мобильное приложение «Госуслуги» – аналогичный функционал.
- Через «Госуслуги»: выбрать услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки», указать период, получить документ в формате PDF с электронной подписью СФР.
- Через личный кабинет СФР: аналогичная функция, доступна после авторизации.
- В МФЦ: при личном визите предъявить паспорт и СНИЛС, запросить выписку.
- Своевременно подавать сведения о приёме, переводе, изменении должности и увольнении директора в СФР (форма СЗВ‑ТД);
- Обеспечить наличие подписи директора на заявлении о переходе на электронный формат (если требуется);
- Ставить печать организации на документах, подтверждающих внесение записей;
- Хранить подтверждающие документы (заявления, приказы, соглашения) в течение 50 лет, как требует законодательство;
- Информировать директора о возможности получения выписки и доступе к личному кабинету.
- Регулярно проверяйте свою ЭТК – раз в квартал заходите в личный кабинет и убедитесь, что все записи актуальны.
- Сохраняйте копии всех приказов и соглашений – даже если данные уже в СФР, бумажные копии могут понадобиться при аудите.
- Используйте электронный документооборот – подписывайте приказы о приёме/увольнении директора через ЭЦП, это ускорит передачу данных в СФР.
- Обучайте сотрудников отдела кадров – проводите краткие инструкции по работе с формой СЗВ‑ТД и проверке данных.
- Консультируйтесь с юристом – при сложных ситуациях (например, совмещение должностей, внешнее совместительство) лучше получить правовое подтверждение корректности записей.
Важно: никто другой, включая бухгалтера или кадрового специалиста, не может просматривать ЭТК директора без его согласия и электронной подписи.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки директора
Выписка может понадобиться при приёме на новую работу, получении кредита, оформлении пенсии или других официальных процедурах.
Варианты получения выписки:
Выписка содержит все записи о работе, включая даты приёма и увольнения, должности, основания увольнения и т.д.
Обязанности работодателя при ведении ЭТК для директора
Даже если директор является‑руководителем организации, работодатель (учредители, совет директоров) всё равно несё ответственность за корректное ведение его трудовой книжки.
Основные обязанности:
Нарушение этих обязанностей может привести к штрафам со стороны СФР и трудовым спорам.
Частые ошибки и как их избежать
При работе с электронными трудовыми книжками директора часто встречаются следующие недочёты:
Задержка подачи сведений в СФР
Если работодатель не отправляет форму СЗВ‑ТД вовремя, запись о работе директора может отсутствовать в его ЭТК, что повлияет на стаж и пенсионные права.
Как избежать: настроить автоматическую отправку данных из 1С или другой кадровой системы сразу после издания приказа;
Отсутствие подписи директора на заявлении о переходе
Без подписи работника заявление считается недействительным, и переход на электронный формат не состоится.
Как избежать: включать пункт о подписи в чек‑лист отдела кадров перед подачей заявления.
Неправильное указание должности или основания увольнения
Ошибки в графе «Должность» или «Основание увольнения» ведут к некорректной трудовой истории.
Как избежать: двойная проверка приказа и трудового договора перед внесением данных в СЗВ‑ТД.
Отказ предоставлять выписку директору по его запросу
Некоторые работодатели ошибочно считают, что могут отказать в выдаче выписки.
Как избежать: знать, что выписка выдаётся исключительно по запросу сотрудника и отказать нельзя.
Советы экспертов по работе с электронной трудовой книжкой директора
Мы собрали рекомендации от специалистов в области кадрового делопроизводства и пенсионного обеспечения:
Электронная трудовая книжка для директора – это не просто цифровой аналог бумажного документа, а важный инструмент подтверждения трудового стажа, который напрямую влияет на пенсионные права и репутацию руководителя. Правильное оформление, своевременное внесение записей и обеспечение доступа к выписке позволяют избежать штрафов, споров и недоразумений с Социальным фондом России.
Следуя представленным рекомендациям, директор сможет уверенно управлять своей электронной трудовой книжкой, а также обеспечить корректное ведение ТК всех сотрудников своей организации.
Статья актуальна на май 2026 года.