С 1 января 2020 года в России действует единая система электронных трудовых книжек (ЭТК). Эта норма распространяется и на иностранных работников, которые трудоустраиваются на территории Российской Федерации. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, кто именно получает новую трудовую книжку, как оформить её и какие особенности следует учитывать при работе с иностранными гражданами.
Правовое обоснование
Основной нормативный акт – Трудовой кодекс РФ:
- Статья 66.1 ТК РФ устанавливает, что с 1 января 2020 года трудовые книжки ведутся в электронной форме; бумажные трудовые книжки на таких сотрудников не оформляются.
- Статья 65 ТК РФ требует от работника при приёме на работу предъявить трудовую книжку (или документ, подтверждающий трудовую деятельность). Для иностранных граждан это правило также распространяется.
- Статья 327.3 ТК РФ регулирует уведомление о трудовой деятельности иностранцев, которое подаётся работодателем в миграционный орган.
Таким образом, если у иностранного работника нет российской бумажной трудовой книжки, ему заводится электронная трудовая книжка.
Кому нужна новая трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка оформляется в следующих случаях:
- Иностранец впервые устраивается на работу в РФ и ранее не имел трудовой книжки, выданной в России.
- У сотрудника есть бумажная трудовая книжка, выданная в иностранном государстве (или в России, но до 2020 года) – необходимо оформить документ российского образца в электронном виде.
- Трудовая книжка утеряна, испорчена или требуется восстановление стажа.
Исключение составляют только те категории работников, которым по закону разрешено вести бумажную книжку (например, некоторые виды сезонной работы в сельском хозяйстве). Для большинства иностранных специалистов электронный формат обязателен.
Пошаговая процедура оформления ЭТК для иностранца
Подготовка документов
Работодатель должен запросить у сотрудника следующие документы:
- Загранпаспорт и миграционная карта (или вид на жительство/разрешение на временное проживание).
- Документ, подтверждающий право на работу в РФ (патент, разрешение на работу, аккредитация и т.д.).
- Если есть предыдущая трудовая книжка (бумажная) – её оригинал или заверенная копия.
- Перевод трудовой книжки на русский язык, выполненный аккредитованным переводчиком, если документ выдан на иностранном языке.
- СНИЛС (если уже присвоен) – иначе необходимо оформить его в ПФР.
- Войти в личный кабинет работодателя, выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
- Нажать «Создать новую запись» и указать личные данные сотрудника (ФИО, дата рождения, СНИЛС, гражданство).
- Заполнить сведения о приёме на работу: дата, должность, подразделение, трудовой договор (номер и дата).
- Если у сотрудника есть предыдущий трудовой стаж (включая зарубежный), внести его в раздел «Предыдущие места работы» на основании представленных документов (трудовая книжка, справки, выписки из пенсионного фонда и т.д.). При необходимости приложить заверенный перевод.
- Сохранить запись. Система автоматически формирует электронную трудовую книжку, доступную сотруднику в его личном кабинете на «Госуслугах».
- Уведомить сотрудника о том, что его ЭТК доступна для просмотра и скачивания.
- Просматривать свою ЭТК в личном кабинете на портале «Госуслуги».
- Скачивать выписку в формате PDF для предоставления третьим лицам (банки, посольства, потенциальные работодатели).
- Давать согласие на передачу данных работодателю или другим уполномоченным органам.
- Стаж работы, приобретённый за пределами РФ, учитывается для расчёта пенсии и социальных выплат только при условии его подтверждения документально (трудовая книжка, справки от работодателя, выписки из социального страхования страны пребывания).
- Если документ выдан на иностранном языке, необходимо предоставить нотариально заверенный перевод на русский язык.
- В случае отсутствия документов, подтверждающих зарубежный стаж, такой период не включается в общий трудовой стаж, но может быть учтён при назначении некоторых видов социальных выплат (например, пособия по безработице) в соответствии с международными соглашениями.
Внесение данных в электронную трудовую книжку
Оформление ЭТК осуществляется через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или в системе «Союзработник» (в зависимости от региона). Алгоритм:
Хранение и доступ к ЭТК
Электронная трудовая книжка хранится в единой государственной информационной системе Пенсионного фонда РФ. Работник может:
Особенности учёта иностранного стажа
Согласно разъяснениям Роструда и Пенсионного фонда:
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли сдавать бумажную трудовую книжку при приёме на работу?
Если у иностранного гражданина уже есть российская бумажная трудовая книжка, выданная до 2020 года, её можно оставить у себя. При приёме на новую работу работодатель делает запись в ЭТК о новом месте работы, а бумажная книжка остаётся у сотрудника как архивный документ.
Что делать, если у сотрудника нет СНИЛС?
СНИЛС оформляется бесплатно в территориальном органе ПФР или через портал «Госуслуги». Без СНИЛС запись в ЭТК невозможна, поэтому его получение является обязательным первым шагом.
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, после 1 января 2020 года ведение бумажной трудовой книжки запрещено для тех категорий работников, которым положена электронная форма. Иностранные работники относятся к этой категории, поэтому параллельное ведение не допускается.
Как восстановить утерянную ЭТК?
Электронная трудовая книжка хранится в государственной системе, поэтому её невозможно «утерять» в привычном смысле. Доступ к записи восстанавливается через личный кабинет на «Госуслугах» (восстановление пароля, подтверждение личности). Если требуется бумажная выписка, её можно заказать в ПФР или распечатать из личного кабинета.
Нужно ли информировать миграционный орган о ведении ЭТК?
Нет. Ведение электронной трудовой книжки относится к трудовым отношениям и не требует отдельного уведомления в миграционный орган. Однако работодатель всё равно обязан подавать уведомление о трудовой деятельности иностранца в соответствии со ст. 327.3 ТК РФ (форма Уведомления о трудовой деятельности).
Электронная трудовая книжка – это современный, удобный и legally значимый документ, который обязателен для всех иностранных граждан, работающих в России. Оформление ЭТК осуществляется через государственные сервисы, требует минимального набора документов (паспорт, миграционные документы, СНИЛС, подтверждение предыдущего трудового стажа) и обеспечивает прозрачное хранение информации о трудовой деятельности.
Соблюдение порядка оформления ЭТК помогает избежать штрафов со стороны трудовой инспекции, гарантирует корректный учёт стажа для пенсии и социальных выплат, а также упрощает взаимодействие с банками, посольствами и будущими работодателями.
Если у вас остались вопросы по оформлению новой трудовой книжки для иностранного сотрудника – обращайтесь к специалистам отдела кадров или юристу, специализирующемуся на миграционном и трудовом праве.