В России с 1 января 2020 г. введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Для индивидуальных предпринимателей (ИП) печатной трудовой книжки больше не требуется – все сведения о трудовой деятельности фиксируются в электронной базе Социального фонда России (СФР). Ниже разберём, что это значит на практике, какие документы нужны, как правильно оформить учёт и какие преимущества даёт переход на цифровой формат.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности работника (или ИП) за весь период работы. Сведения хранятся в базе СФР и доступны работодателю, работнику и контролирующим органам.
- Согласно статье 66 и 66.1 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка имеет установленную форму и обязательна для всех работающих граждан.
- Начиная с 3 февраля 2026 г. любой сотрудник, принятый на работу впервые в 2026 г., получает трудовую книжку в электронной форме.
- ИП, как и любой другой работодатель, обязаны вести учёт трудовой деятельности своих сотрудников в системе СФР.
Почему ИП не нуждается в печатной трудовой книжке?
Для ИП печатная трудовая книжка не предусмотрена законодательством. В 2026 г. ИП могут полностью использовать электронный учёт:
- Сокращение рисков потери и повреждения документа.
- Упрощение работы с документами – доступ из любой точки мира.
- Экономия времени и ресурсов на печать, хранение и транспортировку бумажных экземпляров;
Как оформить электронную трудовую книжку для ИП?
Ниже приведена пошаговая инструкция, как ИП может зарегистрировать своих сотрудников в системе СФР и вести электронный учёт.
Шаг 1. Регистрация в системе СФР
Если вы ещё не зарегистрированы в системе Социального фонда России, выполните следующие действия:
- Перейдите на официальный портал СФР.
- Выберите раздел «Регистрация работодателя» и заполните форму.
- Подтвердите регистрацию по ссылке, отправленной на ваш e‑mail.
Шаг 2. Оформление договора с сотрудником
Для каждого сотрудника необходимо заключить трудовой договор. В договоре укажите:
- ФИО, дата рождения, место жительства.
- Должность, должностные обязанности, место работы.
- Условия оплаты труда, график работы, срок работы.
Шаг 3. Подача сведений о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1)
После заключения договора ИП должен подать в СФР сведения о трудовой деятельности сотрудника. Это делается через форму ЕФС‑1:
- Заполните форму в электронном виде (можно использовать онлайн‑редактор на сайте СФР).
- Укажите дату начала работы, должность, оклад и другие обязательные поля.
- Подтвердите данные и отправьте форму в СФР.
Шаг 4. Ведение учёта в системе СФР
После регистрации и подачи первой формы сотрудник автоматически попадает в электронную трудовую книжку. В дальнейшем:
- При изменении должности, оклада, графика работы – обновляйте данные в системе.
- При увольнении – подайте форму ЕФС‑1 с датой увольнения.
- Периодически проверяйте корректность данных через личный кабинет.
Что содержится в электронной трудовой книжке?
В базе СФР хранится следующая информация о сотруднике:
- ФИО, дата рождения, место жительства.
- Дата начала и окончания трудового договора.
- Должность и должностные обязанности.
- Оклад, премии, надбавки.
- Сведения о стаже, отработанных днях.
- Сведения о переводах, повышениях, понижениях.
- Сведения о приёме на работу и увольнении.
Как проверить, что ИП передаёт сведения в СФР?
Работник может самостоятельно проверить, какие данные о его трудовой деятельности находятся в системе СФР:
- Войдите в личный кабинет сотрудника на портале СФР.
- Перейдите в раздел «Моя трудовая книжка».
- Проверьте наличие всех записей, убедитесь, что даты и суммы совпадают с вашими данными.
Правовые изменения и перспективы
Минтруд РФ планирует изменить правила ведения трудовых книжек, исключив избыточные требования и устаревшие сведения. Это позволит ещё более упростить учёт и ускорить процесс оформления. Ожидается, что в ближайшие годы печатная трудовая книжка полностью исчезнет из практики.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку для ИП? – Нет, для ИП печатной трудовой книжки не предусмотрено. Все сведения фиксируются в системе СФР.
- Нужен ли ИП отдельный электронный аккаунт для каждой компании? – Да, каждая юридическая форма (ООО, ИП, ФЛП) должна иметь свой собственный аккаунт в системе СФР.
- Как быстро появляються данные в системе после подачи формы ЕФС‑1? – Обычно обновление занимает 1–2 рабочих дня.
- Можно ли получить бумажный экземпляр из электронной трудовой книжки? – Да, при необходимости можно запросить печатную копию через СФР.
Для индивидуальных предпринимателей переход на электронную трудовую книжку без печати – это не только законное решение, но и экономически выгодное. Он избавляет от лишних расходов, упрощает документооборот и повышает прозрачность трудовых отношений. Следуйте приведённой инструкции, и ваш учёт трудовой деятельности будет в порядке, а сотрудники всегда смогут проверить свои данные в любой момент.