Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) вызвал множество вопросов у работодателей и работников. Одна из самых частых проблем — как оформлять сведения о работе по совместительству. Нужно ли заводить электронную трудовую книжку совместителю? Кто должен вносить записи и нужно ли уведомлять сотрудника о переходе на ЭТК? Давайте разберем эти вопросы подробно‚ опираясь на актуальные требования трудового законодательства и разъяснения ведомств на 2026 год.

Что такое совместительство и его виды

Для начала важно понимать‚ что совместительство — это регулярная оплачиваемая работа‚ выполняемая в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ). Трудовой кодекс выделяет два вида совместительства:

• Внутреннее, когда сотрудник работает по совместительству у того же работодателя‚ что и по основному месту работы.
• Внешнее, когда работник трудится по совместительству у другого‚ стороннего работодателя.

В любом случае с совместителем заключается отдельный трудовой договор с обязательным указанием факта совместительства и режима труда‚ а также издается приказ о приеме на работу (ст. 57‚ 282 ТК РФ‚ Письмо Минтруда от № 14-2/В-357).

Электронная трудовая книжка: обязательно ли для совместителей?

Ответ на этот вопрос однозначный — да‚ электронная трудовая книжка совместителю нужна. Более того‚ ведение ЭТК для совместителей является строго обязательным для работодателей.

Согласно Приказу Роструда‚ отчетность по форме СЗВ-ТД (которая и формирует электронную трудовую книжку) формируется работодателем на каждого работника включая совместителей и дистанционных работников в электронной форме с года.

В отличие от бумажной трудовой книжки‚ где запись о совместительстве вносилась исключительно по желанию работника‚ электронную трудовую книжку на совместителей заполняют в обязательном порядке. Работодатель‚ оформляющий на работу внешнего или внутреннего совместителя‚ обязан сформировать и сдать электронные сведения о его приеме‚ увольнении или других кадровых событиях.

Особенности отражения совместительства в ЭТК

Поскольку сведения о совместительстве в электронной трудовой книжке заполняются в обязательном порядке‚ важно учитывать специфику их заполнения по новым правилам 2026 года:

1. Специальный код. Работа по совместительству в электронной трудовой книжке отражается по специальному коду «А». Это позволяет системе и будущим работодателям четко отличать основное место работы от совместительства.
2. Раздельный учет. Даже при внутреннем совместительстве‚ когда работник занимает две должности у одного работодателя‚ сведения подаются отдельно по основному месту работы и отдельно по совместительству.

А что же с бумажной трудовой книжкой?

Правила ведения бумажной трудовой книжки в части совместительства остались прежними:

• Бумажную трудовую книжку ведет только работодатель по основному месту работы.
• Запись о приеме или увольнении совместителя в бумажную книжку вносится по особым правилам и только по желанию самого работника.
• Если работник хочет внести запись о внешнем совместительстве в бумажную книжку‚ он должен взять справку у работодателя по совместительству и предоставить её своему основному работодателю.

Нужно ли уведомлять совместителей о переходе на ЭТК?

В период массового перехода на электронные трудовые книжки (2019-2020 годы) работодатели были обязаны уведомлять сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки. Однако для совместителей действовало исключение.

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и правовым позициям ГАРАНТ.РУ:

• Уведомлять внешнего совместителя о переходе на электронные трудовые книжки‚ а также о праве выбрать способ ведения трудовой книжки не нужно.
• Это связано с тем‚ что работодатель по совместительству не ведет бумажную трудовую книжку сотрудника (она хранится по основному месту работы)‚ а вот электронные сведения подавать обязан в безусловном порядке.

Что касается внутренних совместителей‚ то они уведомлялись как основные работники — один раз‚ так как работодатель один и тот же.

Практические советы для работодателей на 2026 год

Чтобы избежать штрафов со стороны Социального фонда и трудовой инспекции‚ при оформлении совместителей соблюдайте следующие правила:

1. Сдавайте отчетность вовремя. При приеме или увольнении совместителя форму СЗВ-ТД необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
2. Правильно указывайте код. При заполнении отчета обязательно используйте код «А» для работы по совместительству‚ чтобы сведения не были восприняты как основное место работы.
3. Не требуйте бумажную трудовую. При приеме внешнего совместителя вы не имеете права требовать у него бумажную трудовую книжку — она должна находиться у его основного работодателя.
4. Оформляйте договор. Наличие ЭТК не отменяет необходимости заключения полноценного трудового договора с указанием факта совместительства.

Электронная трудовая книжка совместителю безусловно нужна. Если бумажная запись о совместительстве была правом работника‚ то передача электронных сведений — это прямая обязанность работодателя. Работодателю важно помнить‚ что на совместителей (как внешних‚ так и внутренних) распространяются те же правила сдачи отчетности СЗВ-ТД‚ что и на основных работников‚ с той лишь разницей‚ что для них используется специальный код работы по совместительству.