Современные требования к ведению кадровой документации в России предусматривают обязательное использование электронной трудовой книжки (ЭТК) для всех категорий работников, включая совместителей. В этой статье мы разберём, чем отличается ЭТК от бумажной, какие правовые нормы регулируют её применение, как оформлять записи о совместительстве и какие формы документов необходимо использовать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которую ведёт работодатель в электронном виде и передаёт в Пенсионный фонд РФ (ПФР) для формирования обязательной трудовой истории сотрудника. В отличие от бумажной версии, ЭТК:

• Ведётся в единой системе «Электронный персональный кабинет»;
• Позволяет быстро получать выписки по форме СТД‑Р;
• Обеспечивает защиту данных с помощью электронной подписи;
• Сокращает бумажную работу и ускоряет процессы оформления.

Правовые основы

Основные нормативные акты, регулирующие ведение ЭТК для совместителей:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 57, 282, 283, 284, 285, 286, 287, 288, 289.
2. Письмо Минтруда от № 14‑2/В‑357 – требования к оформлению совместительства.
3. Постановление ПФР № 6/2023 – порядок регистрации совместителей в системе ПФР.
4. Постановление ПФР № 12/2024 – правила выдачи выписок по форме СТД‑Р.

Согласно статье 57 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку по каждому сотруднику, включая совместителей. При этом для внешних совместителей (работа по договору с другим работодателем) формируется отдельный электронный реестр, но они не получают бумажную трудовую книжку.

Как оформить запись о совместительстве в ЭТК

Запись о приёме или увольнении совместителя в ЭТК ведётся по особым правилам. Ниже приведён пример оформления записи, актуальный для 2026 года.

3.1 Пример записи о приёме внутреннего совместителя

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде ведутся и на совместителей (как внутренних, так и внешних), на них составляется отчетность в ПФР, в т.ч. СЗВ‑ТД.

В таблице ниже показан формат записи:

3.2 Пример записи о приёме внешнего совместителя

Для внешних совместителей запись в ЭТК выглядит следующим образом:

Порядок подачи заявления о ведении ЭТК (СЗВ‑ТД)

Согласно нормативам, работодатель обязан подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (СЗВ‑ТД) для всех сотрудников, включая совместителей. Ниже приведён порядок действий:

1. Подготовьте заявление в формате «СЗВ‑ТД» (доступно в системе ПФР).
2. Укажите сведения о сотруднике, его должности и режиме труда.
3. Отправьте заявление в ПФР через электронный портал «ПФР‑Кадры».
4. Получите подтверждение о регистрации сотрудника в системе ПФР.

Важно отметить, что для внешних совместителей заявление о ведении трудовой книжки подавать не требуется, поскольку они не получают бумажную трудовую книжку. Однако их данные фиксируются в электронном реестре ПФР.

Выдача выписки по форме СТД‑Р

Выписка по форме СТД‑Р может быть выдана только тем сотрудникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки и согласились вести её в электронном виде. Для совместителей процедура выглядит так:

1. Сотрудник запрашивает выписку через портал «ПФР‑Кадры».
2. Работодатель подтверждает запрос и генерирует выписку.
3. Выписка отправляется сотруднику в электронном виде (PDF) и/или в печатном виде по запросу.

Для внешних совместителей выписка по форме СТД‑Р не требуется, так как они не имеют бумажной трудовой книжки.

Как проверить, включён ли совместитель в среднесписочную численность

В соответствии с требованиями ПФР, совместители (внутренние и внешние) не включаются в среднесписочную численность для расчёта пенсионных и социальных выплат. Однако их данные фиксируются в системе ПФР для целей начисления обязательных отчислений.

Практические рекомендации

• Обязательно уведомляйте всех сотрудников о переходе на электронную трудовую книжку, даже если это не требуется по закону – это повышает прозрачность работы.
• Проверяйте корректность заполнения полей «Режим труда» и «Условия оплаты» – ошибки могут привести к неверному начислению отчислений.
• Храните копии всех электронных документов в течение 10 лет, как это предписано ТК РФ.
• Регулярно обновляйте данные о сотрудниках, особенно при изменении режима труда или переходе на другую должность.

Ведение электронных трудовых книжек для совместителей – это не просто формальность, а важный элемент кадровой политики, обеспечивающий прозрачность и законность трудовых отношений. Соблюдение всех требований ТК РФ, ПФР и Минтруда поможет избежать штрафов, повысить доверие сотрудников и упростить процессы внутреннего контроля.

Если у вас возникли вопросы по конкретным случаям оформления совместительства, рекомендуем обратиться к специалисту по кадровому учету или в службу поддержки ПФР.