В 2026 году в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Многие организации уже перешли на их ведение, однако остаются вопросы, касающиеся внешних совместителей. В этой статье разберём, обязательно ли оформлять для них электронную книжку, какие обязанности возлагает работодатель и работник, а также какие формы и документы используются;
Что такое внешний совместитель?
В соответствии с ТК РФ совместительство – это работа по дополнительному трудовому договору в свободное от основной работы время. Совместитель может быть:
- Внутренним – работает в той же организации, где и основное место работы.
- Внешним – работает в другой организации, но имеет основное место работы в той, где оформлен основной трудовый договор.
Для внешних совместителей характерно, что их трудовые отношения регулируются отдельным работодателем‑пользователем, а запись в трудовой книжке ведётся не всегда.
Обязательность ведения электронной трудовой книжки
С 2021 года ведение ЭТК стало обязательным для большинства работников, однако закон допускает исключения:
- Работник может написать заявление об отказе от электронного варианта и оставить бумажную книжку.
- Для внешних совместителей требование о ведении ЭТК не является обязательным.
Тем не менее, работодатель имеет право оформить сведения о деятельности внешнего совместителя в электронном виде, если это согласовано с самим совместителем.
Нужно ли уведомлять внешнего совместителя о переходе на ЭТК?
По мнению большинства экспертов и официальных разъяснений (КонсультантПлюс, Роструд, ГАРАНТ), уведомлять внешнего совместителя о переходе на электронные трудовые книжки не требуется. Необходимо лишь:
- Своевременно формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности совместителя (форма СЗВ‑ТД).
- Сообщить ему о праве выбора способа ведения книжки (бумажный или электронный), но не обязан официально уведомлять о переходе.
Таким образом, уведомление является рекомендацией, а не обязательным требованием.
Какие формы и документы используются?
Для внешних совместителей применяются следующие документы:
- Форма СЗВ‑ТД – сведения о трудовой деятельности, которые работодатель заполняет в электронном виде.
- Форма ЕФС‑1 – отчётность по страховым взносам, где указываются сведения о совместителе.
- Трудовой договор с внешним совместителем (срочный или бессрочный).
Важно помнить, что в форме СТД‑Р поле, отвечающее за запись в книжке, не заполняется, если совместитель является внешним. Это связано с тем, что книжка ведётся по основному месту работы, а не в организации‑пользователе.
Практические рекомендации для работодателя
- Собрать согласие работника на ведение ЭТК (если он желает использовать электронный вариант).
- Сформировать электронные сведения о деятельности внешнего совместителя в рамках формы СЗВ‑ТД.
- Не требовать от внешнего совместителя подачи заявления об уведомлении о переходе на ЭТК.
- Вести книгу учёта движении трудовых книжек и бланков на бумажном носителе, как того требует Министерство труда.
- Обеспечить возможность работнику выбрать способ ведения книжки (бумажный или электронный).
Как оформить запись о совместительстве в книжке?
Согласно практике 2026 года, запись в трудовую книжку о совместительстве делается по просьбе самого работника. При этом:
- Для внутренних совместителей запись вносится в соответствующее поле.
- Для внешних совместителей запись не обязана вестись в книжке; её можно оформить в отдельном документе по запросу работника.
Если работник всё же хочет видеть запись в книжке, работодатель может оформить её на основании копии приказа или трудового договора, но это делается по желанию сотрудника.
Электронная трудовая книжка не является обязательной для внешних совместителей.
Работодатель не обязан уведомлять внешнего совместителя о переходе на ЭТК, однако он должен предоставить информацию о праве выбора способа ведения книжки.
При оформлении сведений о трудовой деятельности внешнего совместителя используются формы СЗВ‑ТД и ЕФС‑1, а запись в книжке производится только по просьбе работника.
При отсутствии заявления работника о ведении электронной формы, книжка может оставаться бумажной, и это полностью законно.
Таким образом, электронная трудовая книжка нужна внешнему совместителю только в том случае, когда он сам желает её использовать. Работодатель обязан лишь обеспечить правильное формирование электронных сведений и соблюдать требования законодательства, но не обязан инициировать уведомление о переходе на электронный формат.