Трудовая книжка является основным документом‚ подтверждающим трудовой стаж работника. В различных ситуациях — при обращении в банк за кредитом‚ подаче документов в Социальный фонд России (СФР)‚ суды или визовые центры — сотруднику может потребоваться не просто ксерокопия‚ а заверенная копия документа;
Поскольку трудовая книжка представляет собой многостраничный документ‚ процесс её заверения имеет свои технические особенности‚ в частности‚ процедуру сшивания и пронумеровки. В данной статье мы разберем пошагово‚ как правильно оформить такой документ в соответствии с актуальной практикой и требованиями ГОСТ.
Зачем нужно сшивать копию трудовой книжки?
Сшивание копий многостраничного документа гарантирует‚ что из него не были изъяты или добавлены лишние листы. Это придает документу юридическую значимость и защищает его от фальсификации. Согласно сложившейся практике и рекомендациям (в т.ч. с учетом ГОСТ Р 7.0.97-2016)‚ многостраничные копии должны быть либо прошиты‚ либо каждая страница должна содержать заверительную надпись.
Пошаговая инструкция по заверению сшива
Шаг 1. Подготовка копий
Сначала необходимо сделать качественные ксерокопии всех заполненных страниц трудовой книжки‚ включая титульный лист и страницы с записями о приеме‚ переводах и увольнениях.
Шаг 2. Нумерация страниц
Все листы представленной копии необходимо пронумеровать. Обычно нумерация проставляется в верхнем или нижнем углу страницы (например‚ «Стр. 1»‚ «Стр. 2» и т.д.).
Шаг 3. Сшивание документа
Листы сшиваются с помощью нити или специального скрепляющего устройства. Важно‚ чтобы сшив был надежным и не позволял извлечь листы без повреждения нити или бумаги.
Шаг 4. Оформление заверительной надписи на сшиве
На оборотной стороне последнего листа‚ поверх конца нити (которая обычно заклеивается бумажным квадратом-пломбой)‚ наносится специальная отметка.
В надписи на сшиве должно быть указано:
- Фраза: «Прошито‚ пронумеровано и скреплено ___ (количество) листов»;
- Должность лица‚ заверяющего документ;
- Личная подпись с расшифровкой (Инициалы‚ Фамилия);
- Дата заверения;
- Печать организации.
Общие требования к заверению копии (на листах)
Помимо сшива‚ сама копия должна быть идентифицирована как таковая. Существует два основных подхода к оформлению:
- Заверение первого и последнего листов: На первом листе (или оборотной стороне последнего) ставится отметка «Копия верна»‚ подпись уполномоченного лица‚ дата и печать.
- Постраничное заверение: Если документ не сшивается‚ заверительная надпись («Верно»‚ должность‚ подпись‚ дата‚ печать) должна стоять на каждой странице.
Образец заверительной надписи
Для примера‚ надпись на сшиве может выглядеть следующим образом:
«Прошито‚ пронумеровано и скреплено 12 (двенадцать) листов.
Директор ООО «Вектор» ___________ /И.И. Иванов/
(М.П.)»
Важные нюансы для HR-специалиста
- Сроки выдачи: Работодатель не имеет права отказать сотруднику в выдаче заверенной копии трудовой книжки.
- Куда предоставляется документ: Обратите внимание‚ что требования могут различаться. Для банков достаточно стандартного заверения‚ но для государственных органов или судов может потребоваться строгое соблюдение ГОСТа.
- Электронные трудовые (СЗВ-ТД/ЕФС-1): Если работник перешел на электронный формат‚ вместо копии бумажной книжки выдается выписка из сведений о трудовой деятельности‚ которая заверяется иным образом (подписью и печатью организации на самом бланке выписки).
Резюме
Чтобы копия трудовой книжки была принята в любой инстанции‚ следуйте простому алгоритму: Копирование $
ightarrow$ Нумерация $
ightarrow$ Сшивание $
ightarrow$ Надпись на сшиве $
ightarrow$ Печать и подпись. Это обеспечит юридическую чистоту документа и избавит сотрудника от необходимости повторного обращения в отдел кадров.