В 2026 году система учета трудового стажа в России окончательно закрепилась в цифровом формате. Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом, фиксирующим профессиональный путь гражданина. Для работодателей и сотрудников важно четко понимать, какой пакет документов необходим для правильного оформления записей, чтобы избежать ошибок в отчетности перед Социальным фондом России (СФР).

Согласно актуальному трудовому законодательству (ст. 66 и 66.1 ТК РФ), порядок ведения трудовых книжек строго регламентирован. Ниже мы подробно разберем, какие документы требуются в различных ситуациях при трудоустройстве.

Оформление ЭТК для сотрудника, впервые устраивающегося на работу

Если к работодателю обращается соискатель, который никогда ранее не работал официально, ситуация наиболее проста. В 2026 году для таких граждан бумажные трудовые книжки больше не оформляются. Их трудовой стаж ведется исключительно в электронном виде.

Какие документы нужны от сотрудника:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).

От сотрудника не требуется писать заявление о выборе формы ведения трудовой книжки, так как у него нет бумажного аналога. Работодатель самостоятельно формирует сведения о приеме на работу и передает их в СФР через отчет ЕФС-1 (раздел 1). На основании этих данных и формируется первая запись в электронной трудовой книжке новичка.

Оформление при приеме сотрудника с предыдущим опытом работы

При приеме на работу сотрудника, который уже имеет трудовой стаж, список необходимых документов зависит от того, велась ли ранее бумажная трудовая книжка и какое решение принял работник о формате ее ведения.

Ситуация А: Сотрудник ранее выбрал электронную трудовую

Если работник ранее подал заявление о переходе на электронный формат или у него изначально велась только ЭТК:

1. Сотрудник предоставляет паспорт и СНИЛС.
2. Работодатель запрашивает выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р с предыдущего места работы или СТД-СФР из Соцфонда), чтобы убедиться в отсутствии ошибок в стаже и корректности данных, хотя юридически для приема на работу она не всегда обязательна, но рекомендована для проверки.
3. Заявление о выборе формата не пишется (выбор уже сделан ранее).

Ситуация Б: Сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку

Если работник ранее написал заявление о сохранении бумажной книжки, он продолжает вести ее параллельно с электронной (до момента возможного перехода в будущем, если законодательство позволит, или до утраты/заполнения).

Необходимые документы:

• Бумажная трудовая книжка (оригинал).
• Паспорт и СНИЛС.

В этом случае работодатель вносит запись о приеме на работу в бумажный документ собственноручно (или с помощью принтера, если это разрешено техническими средствами организации) и одновременно передает сведения в СФР для внесения в электронную базу через отчет ЕФС-1.

Документы-основания для внесения записей

Сама по себе электронная трудовая книжка не создается «из воздуха». Для внесения любой записи (прием, перевод, увольнение, присвоение квалификации) в систему должны быть загружены данные из конкретных первичных документов. Именно они являются юридическим фундаментом ЭТК.

Ключевые документы-основания, которые должны быть у работодателя:

• Трудовой договор (или дополнительное соглашение к нему) — содержит дату приема, должность, условия труда.
• Приказ (распоряжение) о приеме на работу — основной документ, на основании которого издается приказ и вносится запись. В отчете ЕФС-1 указываются его номер и дата.
• Приказы о переводах на другую постоянную работу.
• Приказы об увольнении.
• Документы о переименовании организации (если менялось название).

Важно помнить: в отчете ЕФС-1, который формирует электронную запись, обязательно указываются название, номер и дата составления документа-основания.

Заявления от сотрудника: когда они нужны?

В контексте оформления электронной трудовой книжки в 2026 году существует четкое разграничение необходимости заявлений:

• Заявление о выборе формата (бумажная/электронная): Пишется только один раз. Если сотрудник устраивается впервые, не пишется (только электронная). Если сотрудник ранее не писал такое заявление и приносит бумажную книжку, он также может не писать его сейчас, если хочет просто продолжать вести бумажную. Однако, если он хочет перейти на электронную, он должен подать соответствующее заявление.
• Заявление о выдаче сведений: Сотрудник может написать заявление работодателю с просьбой предоставить справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р). Работодатель обязан выдать этот документ в течение 3 рабочих дней. Справка может быть выдана на бумажном носителе (заверенная подписью и печатью) или в электронном виде (подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью).

Алгоритм действий работодателя при оформлении

Чтобы процесс прошел успешно, кадровая служба должна выполнить следующие шаги:

1. Принять от сотрудника пакет документов (паспорт, СНИЛС, бумажная трудовая при наличии, заявления при необходимости).
2. Оформить приказ о приеме на работу и трудовой договор.
3. Внести запись в бумажную трудовую (если она ведется).
4. Сформировать и отправить отчет ЕФС-1 (раздел 1) в Социальный фонд России. Срок подачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о приеме (или в день увольнения, если происходит расторжение договора).
5. По запросу сотрудника выдать справку СТД-Р.

Частые вопросы и важные нюансы

Что делать, если данные в электронной базе неверны?
Если сотрудник обнаружил ошибку в электронной трудовой, ему необходимо обратиться к работодателю, допустившему ошибку, для подачи корректирующего отчета ЕФС-1. Если организация ликвидирована, за исправлением обращаются в архив или напрямую в СФР с подтверждающими документами.

Где сотрудник может посмотреть свою ЭТК?
Сотрудник может получить выписку самостоятельно через:

• Личный кабинет на портале Госуслуг.
• Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
• В клиентских службах СФР и МФЦ.
• У текущего или предыдущего работодателя (форма СТД-Р).

Нужно ли хранить бумажные заявления?
Да, все заявления сотрудников (о выборе формы ведения книжки, о выдаче справки) должны быть подшиты в личное дело и храниться в соответствии с номенклатурой дел организации.

Оформление электронной трудовой книжки в 2026 году — это отлаженный процесс, базирующийся на минимальном пакете документов: паспорте, СНИЛС и приказе о приеме на работу. Главное для работодателя — своевременно и accurately передавать сведения в СФР через отчет ЕФС-1, опираясь на правильно оформленные первичные документы. Для сотрудников же переход на «цифру» означает удобство: возможность в любой момент получить заверенную выписку о стаже без посещения отдела кадров, просто воспользовавшись порталом Госуслуг.

Помните, что электронная трудовая книжка — это не отдельный файл или бланк, который можно «взять в руки», а запись в государственной информационной системе, доступ к которой защищен и регулируется законом.