С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в единой информационной системе, а бумажный вариант является исключением по заявлению работника․ Если вы решили перейти на электронный формат или оформляете трудовая книжка впервые, важно знать, какие документы потребуются․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина, который ведётся в цифровом виде в рамках Единой государственной системы социального обеспечения (ЕГИСС)․
В ЭТК включаются:
- Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН)․
- Дата и основание приема на работу (трудовой договор, приказ)․
- Дата и основание увольнения․
- Должность, структурное подразделение․
- Сведения о награждениях, поощрениях․
Кто может получить электронную трудовую книжку?
ЭТК оформляется:
- Впервые — для граждан, которые впервые устраиваются на работу и не имеют ни бумажной, ни электронной трудовой книжки․
- При переходе с бумажного носителя — для тех, у кого уже есть бумажная трудовая книжка, но они решили перейти на электронную․
Основной документ: заявление
Ключевым документом для оформления ЭТК является письменное заявление работника․ Без него работодатель не вправе начать ведение электронной трудовой книжки․
Форма заявления не утверждена единообразно, но оно должно содержать:
- ФИО, паспортные данные, СНИЛС․
- Явное указание на согласие на ведение ЭТК․
- Дата и подпись․
Заявление можно подать в бумажном виде или в электронной форме (например, через личный кабинет на портале Госуслуг или корпоративную систему работодателя)․
Полный список документов
Необходимый пакет документов зависит от ситуации;
Для оформления ЭТК впервые (при первом трудоустройстве)
Работодатель обязан оформить ЭТК на основании следующих документов:
- Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность)․
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования)․
- Заявление работника о ведении ЭТК․
- Трудовой договор (в 2-х экземплярах)․
Примечание: Индивидуальные предприниматели (ИП) также обязаны вести ЭТК своих работников․
Для перехода с бумажной трудовой книжки на электронную
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, для перехода необходимо:
- Паспорт․
- СНИЛС․
- Заявление о переходе на ЭТК и об отказе от ведения бумажного носителя․
- Сама бумажная трудовая книжка (если она есть на руках у работника)․
Работодатель на основании этого заявления переносит все сведения из бумажной книжки в электронную и возвращает её работнику (если та была предоставлена)․ После этого бумажная книжка больше не ведётся․
Для получения выписки из ЭТК
Если вам нужна бумажная копия сведений из ЭТК (например, для визы или в другой орган), вы можете запросить выписку по форме СТД-Р․ Для этого потребуется:
- Заявление о предоставлении выписки․
- Паспорт․
Выписку могут предоставить:
- Текущий или последний работодатель (если он ведёт вашу ЭТК)․
- Территориальный орган Социального фонда России (СФР)․
- Многофункциональный центр (МФЦ) («Мои документы»)․
Как и где посмотреть сведения из своей ЭТК?
Получить доступ к своим данным можно в любое время без дополнительных заявлений:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтверждённая учётная запись)․
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР)․
В личном кабинете вы можете:
- Просмотреть все записи о трудовой деятельности․
- Распечатать выписку․
- Сохранить данные на электронном носителе․
- Отправить выписку по электронной почте․
Важные нюансы и частые вопросы
Могу ли я отказаться от ЭТК и продолжить вести бумажную книжку?
Да․ По ст․ 66․1 Трудового кодекса РФ работник вправе выбрать бумажный носитель․ Для этого нужно подать работодателю заявление об отказе от ведения ЭТК․ В этом случае работодатель будет вести для вас бумажную трудовую книжку по правилам ст․ 66 ТК РФ․
Что делать, если в ЭТК есть ошибки?
Если вы обнаружили неточности в записях, необходимо подать заявление работодателю с просьбой внести исправления․ Работодатель обязан проверить сведения и при наличии оснований исправить запись в ЕГИСС․
Нужно ли прикреплять к ЭТК копии документов?
Нет․ Все сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде на основе данных из трудовых договоров, приказов и других документов работодателя․ Сами копии этих документов в ЭТК не хранятся․ Однако у вас на руках должны оставаться оригиналы или копии важных документов (трудовой договор, приказы о приёме/увольнении, справки 2-НДФЛ и т․д․)․
Краткий итог: что нужно сделать?
- Решить, хотите ли вы ЭТК или бумажную книжку․
- Подготовить паспорт и СНИЛС․
- Написать заявление:
- «О ведении электронной трудовой книжки», для перехода на ЭТК․
- «Об отказе от ведения электронной трудовой книжки» — для бумажного варианта․
- «О предоставлении выписки из ЭТК», для получения бумажной копии․
- Подать заявление работодателю (в бумажном или электронном виде)․
- Проверить сведения в личном кабинете на Госуслугах или сайте СФР после первого внесения записи․
Помните: переход на электронную трудовую книжку — это ваше право, а не обязанность․ Все действия должны быть основаны на вашем письменном заявлении․ При возникновении сложностей обращайтесь за консультацией в отдел кадров вашей организации, в территориальный орган Социального фонда России (СФР) или в МФЦ․