В современной экономике работа по совместительству стала абсолютно обыденным явлением. Многие сотрудники совмещают несколько должностей как у одного работодателя, так и в разных организациях. Однако, когда дело доходит до подтверждения стажа или текущей занятости, возникает множество вопросов, связанных с ведением и выдачей кадровых документов. Одним из таких документов является выписка из трудовой книжки.
В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой выписка, в каких случаях она нужна совместителю, как ее правильно оформить и какие существуют правовые нюансы.
Что такое выписка из трудовой книжки?
Выписка — это документ, содержащий копию части сведений из трудовой книжки работника. В отличие от полной копии или самой трудовой книжки, выписка включает в себя информацию только за определенный период или только по конкретному месту работы.
Обычно выписка содержит:
- ьную часть трудовой книжки (сведения о владельце: ФИО, дата рождения, образование, профессия);
- Записи, относящиеся к конкретному периоду или работодателю, о котором запрашивается информация;
- Сведения о награждениях (если это оговорено запросом);
- Указание на то, что работник трудится по настоящее время (если он не уволен).
Работа по совместительству: правовые основы
Согласно Трудовому кодексу РФ, совместительство — это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. Оно бывает двух видов:
- Внутреннее — у того же работодателя, где сотрудник трудится по основному месту работы.
- Внешнее — у другого, стороннего работодателя.
Ключевое правило, о котором нужно помнить: трудовая книжка работника всегда хранится по основному месту работы. Работодатель, у которого сотрудник является совместителем, не имеет права забирать или хранить у себя оригинал трудовой книжки.
Как вносятся записи о совместительстве?
По общему правилу, запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку по желанию самого работника. Если сотрудник хочет, чтобы в его документе был отражен этот опыт, он должен:
- Взять у работодателя по совместительству справку о работе (или заверенную копию приказа о приеме);
- Предоставить эту справку работодателю по основному месту работы;
- Написать заявление с просьбой внести запись о работе по совместительству.
Когда совместителю нужна выписка?
Ситуации, при которых может потребоваться выписка из трудовой книжки, разнообразны:
- Оформление кредита или ипотеки — банки часто требуют подтвердить занятость и стаж;
- Получение визы, консульства требуют подтверждение стабильного дохода и работы;
- Подтверждение стажа для пенсии — если были периоды работы по совместительству, которые не были внесены в трудовую книжку основным работодателем;
- Устройство на другую работу — когда соискатель хочет подтвердить свой опыт в определенной сфере;
- Судебные разбирательства, в качестве доказательства факта трудовых отношений.
Кто выдает выписку совместителю?
Поскольку оригинал трудовой книжки находится у основного работодателя, именно он и должен выдавать выписку. Но здесь есть важный нюанс: выписка выдается из оригинала трудовой книжки, а значит, в ней будут отражены только те записи, которые в ней фактически имеются.
Если запись о работе по совместительству была внесена в трудовую книжку по основному месту работы, проблем не возникает — работодатель по основному месту выдаст выписку, содержащую эту запись.
Что если запись о совместительстве не внесена?
Если работник не просил внести запись о совместительстве, в оригинале трудовой книжки этой информации не будет. В таком случае работодатель по основному месту не сможет выдать выписку о работе по совместительству, так как этих данных у него нет.
В этом случае подтвердить работу по совместительству можно следующими способами:
- Справка от работодателя по совместительству — это самый частый и простой вариант. Справка должна содержать реквизиты компании, подпись руководителя и печать.
- Заверенная копия приказа о приеме на работу.
- Выписка из электронной трудовой книжки (ЕФС-1) — если работодатель подавал соответствующие отчеты в Социальный фонд России, запись о совместительстве будет фигурировать в электронной базе.
Как правильно оформить выписку: пошаговая инструкция
Если вы — кадровик или руководитель и вам нужно оформить выписку, следуйте строгим правилам делопроизводства.
Шаг 1. Получение заявления
Работник обязан написать заявление в свободной форме с просьбой выдать выписку. По закону (ч. 4 ст. 62 ТК РФ) работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней.
Шаг 2. Подготовка документа
Выписка может быть оформлена двумя способами:
- Как ксерокопия нужных страниц, заверенная надлежащим образом;
- Как перепечатанный текст нужных записей на бланке организации.
Шаг 3. Заверение выписки
Чтобы выписка имела юридическую силу, ее необходимо правильно заверить. На последней странице (или под каждой страницей, если это многостраничный документ) должно быть указано:
- Надпись «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего документ;
- Подпись заверяющего с расшифровкой;
- Печать организации (при наличии);
- Дата заверения.
Важное правило для банков: если выписка предназначена для предоставления в кредитные организации, на ней обязательно должна присутствовать фраза: «Работает по настоящее время». Без этой надписи банк может счесть документ недействительным.
Особенности выписки при внутреннем совместительстве
Если сотрудник работает по основному месту работы и одновременно является внутренним совместителем, работодатель вносит обе записи (если есть заявление работника). При выдаче выписки по такому сотруднику кадровик может сделать выборку:
- Выдать выписку только по основному месту работы;
- Выдать выписку только по совместительству;
- Выдать полную выписку за определенный период, где будут указаны обе должности.
Электронная трудовая книжка (ЕФС-1) и совместительство
С переходом на электронные трудовые книжки процесс получения выписок упростился. Теперь работник может самостоятельно заказать выписку через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте Социального фонда России.
Однако стоит помнить, что в электронной трудовой книжке (отчет ЕФС-1) работодатель обязан отражать факт совместительства. При подаче сведений указывается код выполняемой функции и специальный признак работы по совместительству. Таким образом, электронная выписка из ЕФС-1 будет автоматически содержать информацию о том, что в определенный период работник являлся совместителем, даже если в бумажную трудовую книжку эта запись не была внесена.
Выписка из трудовой книжки при работе по совместительству, это документ, который подтверждает трудовую биографию сотрудника; Главное правило, которое нужно усвоить как работникам, так и работодателям: выписка выдается только по основному месту работы из оригинала бумажной трудовой книжки.
Если запись о совместительстве туда не внесена, подтвердить такой стаж поможет справка от работодателя-совместителя или выписка из электронной базы ЕФС-1. Соблюдение правил заверения документа и сроков его выдачи (3 рабочих дня), залог того, что кадровый документ будет иметь полную юридическую силу и будет принят любыми инстанциями: от банков до консульств и судов.