С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 426‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», который ввёл электронную трудовую книжку (ЭТК)․ С этого момента сведения о трудовой деятельности каждого работающего гражданина хранятся в цифровом виде в системе СФР и доступны только двум сторонам:

• самому работнику (в любое время);
• работодателю – в период трудовых отношений с данным сотрудником․

Ни одна третья сторона (например, конкурирующая компания) не может получить доступ без согласия сотрудника․

Краткий обзор правовых основ

1. Федеральный закон № 426‑ФЗ (2020 г․) – определяет порядок формирования, хранения и передачи данных в ЭТК․
2. Трудовой кодекс РФ (ст․ 66‑67) – регулирует обязательность работодателя передавать сведения в СФР․
3. Приказ Минтруда России от  № П‑2н – «Об утверждении формы СТД‑Р и порядка её заполнения»․

Кому и когда нужен доступ к ЭТК?

• Работодателю – для оформления приема, перевода, увольнения, начисления стажа и т․п․
• Сотруднику – для контроля своих трудовых записей, получения выписок, подтверждения стажа․
• Госорганы (ПФР, ФСС) – получают данные автоматически от работодателя․

Как работодатель получает доступ к ЭТК сотрудника

Подготовка необходимых документов

Для получения доступа необходимо:

• Собрать заявление сотрудника о переводе на электронную трудовую книжку (ч․ 3 ст․ 66 ТК РФ)․ Заявление может быть в бумажном виде или в электронном виде через Госуслуги․
• Получить согласие сотрудника на передачу данных․ Согласие оформляется в виде подписи в заявлении или в личном кабинете СФР․
• Иметь ЭЦП (электронную подпись) уполномоченного лица организации – это обязательное требование для взаимодействия с СФР․

Регистрация организации в системе СФР

Если ваш ИНН ещё не привязан к СФР, выполните следующие шаги:

1. Перейдите на портал СФР и выберите пункт «Регистрация юридического лица»․
2. Заполните форму, загрузите учредительные документы и подпишите заявку ЭЦП․
3. После подтверждения (обычно 1–3 рабочих дня) получите доступ к Личному кабинету работодателя․

Создание и привязка ЭТК к сотруднику

В личном кабинете работодателя:

1. Выберите раздел «Трудовые книжки» → «Создать электронную трудовую книжку»․
2. Введите ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения сотрудника․ Система автоматически проверит наличие уже существующей ЭТК․
3. Если у сотрудника уже есть ЭТК, система предложит «привязать существующую запись» – в этом случае достаточно подтвердить согласие․
4. Нажмите «Сохранить» и подпишите запись своей ЭЦП․ После этого запись считается «активной»․

Ведение и обновление данных

Во время трудовых отношений работодатель обязан вносить в ЭТК все изменения:

• приём на работу (дата, должность, тарифный разряд);
• переводы, изменения условий труда;
• отпуска, командировки, учебные отгулы;
• увольнение (заполнение формы СТД‑Р и подпись ЭЦП)․

Все записи должны быть внесены не позднее 3 рабочих дней после события․

Получение выписки из ЭТК

Работник может запросить выписку в любой момент через:

• портал Госуслуги (раздел «Электронная трудовая книжка»);
• личный кабинет СФР – там же можно скачать PDF‑выписку;
• МФЦ (при отсутствии доступа к интернету)․

Работодатель может выдать выписку по запросу сотрудника, используя форму СТД‑Р, подписанную ЭЦП․

Как сотруднику получить доступ к своей ЭТК

1. Зарегистрироваться на портале Госуслуги (если ещё нет аккаунта)․
2. Привязать к профилю СНИЛС – система использует его как уникальный идентификатор․
3. В личном кабинете выбрать «Электронная трудовая книжка»․ После подтверждения доступа (обычно через СМС‑код) откроется полный список записей․
4. Для получения официальной выписки нажать «Скачать выписку» – документ будет подписан электронной подписью ПФР․

Технические нюансы и часто задаваемые вопросы

Вопрос 1․ Что делать, если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка?

Сотрудник подаёт заявление о переводе на электронный формат․ Работодатель вносит все имеющиеся записи в ЭТК и помечает их как «перенесено из бумажной книжки»․ После этого бумажный документ считается «аналоговым дополнением» и может быть уничтожен по желанию работника․

Вопрос 2․ Можно ли получить доступ к ЭТК без согласия сотрудника?

Нет․ По закону доступ к ЭТК имеет только сам работник и его текущий работодатель․ Любой запрос от третьих лиц (например, рекрутинговой компании) требует письменного согласия сотрудника и, как правило, проходит через сервис «Секретный код», отправляемый на телефон/почту работника․

Вопрос 3․ Как восстановить доступ, если сотрудник потерял логин/пароль от Госуслуг?

Сотруднику следует воспользоваться функцией восстановления доступа на портале Госуслуг (ввод СНИЛС, подтверждение через мобильный телефон)․ При невозможности восстановления можно обратиться в МФЦ с паспортом и СНИЛС․

Вопрос 4․ Какие документы нужны для оформления увольнения через ЭТК?

Для увольнения работодатель заполняет форму СТД‑Р (справка о трудовой деятельности), подписывает её ЭЦП и отправляет в СФР․ После подтверждения система автоматически закрывает запись в ЭТК․ Сотруднику в течение 3 рабочих дней предоставляется возможность скачать выписку․

Вопрос 5․ Как проверить, что данные в ЭТК корректны?

Сотрудник может сравнить выписку из ЭТК с бумажной книжкой (если она ещё существует) и с внутренними кадровыми документами организации․ При обнаружении ошибок необходимо подать заявление в отдел кадров, а работодатель – исправить запись в системе (все изменения также подписываются ЭЦП)․

Пошаговый чек‑лист для работодателя

Электронная трудовая книжка – это современный инструмент, который упрощает взаимодействие между работодателем, сотрудником и государственными органами․ Правильное оформление доступа к ЭТК гарантирует:

• соответствие требованиям Трудового кодекса и Федерального закона № 426‑ФЗ;
• быструю и прозрачную передачу данных о трудовой истории;
• возможность сотруднику в любой момент контролировать свои записи и получать официальные выписки․

Следуя описанным выше шагам и соблюдая правовые нормы, любой работодатель сможет без проблем получить и поддерживать доступ к электронной трудовой книжке своих сотрудников․