При первом трудоустройстве у гражданина возникает множество вопросов: какие документы оформлять, где их получить, в каком виде они должны быть и какие последствия имеют отсутствие нужного документа. В данной статье подробно рассмотрим особенности оформления трудовой книжки для сотрудников, которые впервые поступают на работу после г., когда вступил в силу Федеральный закон от № 439‑ФЗ.
Нормативная база
- Часть 1 статьи 66.1 ТК РФ – устанавливает, что сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде.
- Часть 4 статьи 65 ТК РФ – определяет порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Часть 8 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ от – конкретизирует, что для лиц, впервые устраивающихся на работу после , бумажная трудовая книжка не оформляется; все сведения ведутся исключительно в электронном формате.
Эти нормы действуют на всей территории Российской Федерации и обязательны для всех работодателей, независимо от формы собственности и отрасли деятельности.
Кому требуется электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) формируется у следующих категорий работников:
- Граждане, которые впервые заключают трудовой договор после г. (т.е. никогда ранее не были застрахованы в системе обязательного социального страхования по труду).
- Лица, у которых до момента первого трудоустройства отсутствовала бумажная трудовая книжка (например, выпускники вузов, колледжей, техникумов, а также лица, ранее работавшие по гражданско‑правовым договорам).
Для сотрудников, принятых на работу до г., бумажная трудовая книжка сохраняет своё действие, а электронная ведётся параллельно только в случае, если работник выразил такое желание и работодатель предоставил такую возможность.
Как оформляется электронная трудовая книжка при первом приеме на работу?
Выдача бланка
При приеме на работу впервые работнику выдаётся бланк трудовой книжки (электронный шаблон), который служит для регистрации:
- сведений о приёме на работу и занимаемой должности;
- информации о переводах на другую должность;
- сведений о награждениях и поощрениях (в бумажном виде – см. ниже);
- данных об увольнении (причина, дата, основание).
- Личный кабинет страхователя в ПФР (СФР);
- Специализированные кадровые программы (1С:ЗУП, «Кадры» и т.п.);
- Портал «Госуслуги» – раздел «Электронная трудовая книжка».
- Личное посещение отделения СФР (бывшего ПФР). По месту жительства или регистрации работника выдаётся выписка из электронной трудовой книжки на бумажном носителе (по запросу).
- Почтовым отправлением – запрос направляется в отделение СФР с указанием ФИО, СНИЛС и адреса для получения выписки.
- Электронно через личный кабинет страхователя (СФР) – после авторизации по СНИЛС и паролю работник может просматривать и выгружать выписку в формате PDF.
- Через портал «Госуслуги» – в разделе «Трудовая деятельность» доступна выписка из ЭТК после подтверждения личности.
- Предоставить выписку из ЭТК (бумажный или электронный вариант) – она имеет равную юридическую силу с бумажной книжкой.
- В случае необходимости оформить бумажный дубликат: обратиться в отделение СРФ с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки (платится государственная пошлина).
- Убедиться, что все сведения о работе внесены в ЭТК вовремя и без ошибок – это избавит от проблем при последующих проверках.
- Нужно ли мне хранить бумажную трудовую книжку, если я впервые устроился на работу после ?
- Нет, бумажная книжка не оформляется. Все сведения хранятся в электронном виде. Бумажный вариант потребуется только для записи наград и благодарностей.
- Могу ли я одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?
- Да, это допустимо. Бумажная версия может использоваться для наград, а электронная – для основных трудовых записей.
- Кто отвечает за своевременное внесение записей в ЭТК?
- Ответственность лежит на работодателе (кадровая служба или бухгалтерия). Работник вправе требовать предоставления выписки для проверки корректности записей.
- Сколько времени хранится электронная трудовая книжка?
- Сведения хранятся бессрочно в системе СФР и доступны в любой момент по запросу работника.
- Электронная трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую стаж.
- Бумажная версия нужна только для записи наград и благодарностей.
- Получить выписку из ЭТК можно бесплатно через СФР, почту, личный кабинет или портал «Госуслуги».
- Своевременное внесение записей работодателем гарантирует корректность трудового стажа и защищает права работника.
Внесение данных
Все указанные сведения вносятся работодателем в электронную форму через:
После каждого кадрового события (приём, перевод, увольнение) работодатель обязан в течение пяти рабочих дней внести соответствующую запись в ЭТК.
Бумажная версия
Согласно пункту 8 статьи 2 закона № 439‑ФЗ, благодарности, награды и другие поощрения, предусмотренные трудовым законодательством, заносятся исключительно в бумажную версию трудовой книжки. Поэтому, если работник получает награду, работодатель должен одновременно сделать запись в бумажном бланке (который хранится у сотрудника).
Как получить электронную трудовую книжку?
Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК следующими способами:
Все способы бесплатны и не требуют уплаты государственной пошлины.
Что делать, если требуют трудовую книжку, а её нет?
Если работодатель или другая организация запрашивает трудовую книжку, а у сотрудника только электронная версия, следует:
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Трудовая книжка при первом приёме на работу претерпела значительные изменения: с г. для лиц, ранее не имевших трудовой деятельности, ведётся исключительно электронная трудовая книжка. Это упрощает процесс учёта трудовой деятельности, снижает расходы на бланки и хранение бумажных документов, а также повышает доступность информации для работника и государственных органов.
Важно помнить следующее:
Соблюдение указанных правил обеспечит законное оформление трудовых отношений и избавит от возможных недоразумений при последующем трудоустройстве, получении пенсии или социальных выплат.