Дата актуализации:  г․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, заменяющий традиционную бумажную трудовую книжку․ Все сведения о трудовой деятельности работника (приём, перевод, увольнение, повышение квалификации и др․) хранятся в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (ПФР) и Фонда социального страхования (ФСС)․ Данные заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью․

Ключевые особенности ЭТК

• Доступность 24/7 через личный кабинет Госуслуг, МФЦ или клиентскую службу ПФР/ФСС․
• Невозможность «вернуться» к бумажному формату – изменение формата фиксируется в Федеральном законе․
• Автоматическое формирование справок СТД‑Р и СТД‑СФР на основании записей в ЭТК․
• Обязанность работодателя вносить сведения в ПФР не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие․

Справка от работодателя: виды и назначение

При увольнении, переводе или по требованию сотрудника работодатель обязан выдать справку, подтверждающую сведения о трудовой деятельности․ Существует два официальных типа справок:

1. СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем) – формируется работодателем и передаётся в ПФР․ Содержит данные о приёме, переводах, повышении квалификации, увольнении․
2. СТД‑СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ) – формируется автоматически из базы ПФР/ФСС и доступна в личном кабинете сотрудника․

В чём разница?

Как получить справку от работодателя?

Шаг 1․ Уведомление работодателя о необходимости справки

При увольнении работник обязан в письменной форме (или через электронную почту) потребовать выдачу справки СТД‑Р․ Работодатель обязан оформить её в течение 5 рабочих дней после даты увольнения․

Шаг 2․ Формирование справки работодателем

1. Работодатель вносит данные о кадровом событии в ЕФС‑1 (Единый федеральный сервис)․
2. До 15‑го числа следующего месяца сведения автоматически передаются в ПФР․
3. На основании полученных данных ПФР формирует СТД‑Р и отправляет её работодателю․
4. Работодатель подписывает справку усиленной квалифицированной электронной подписью и передаёт её сотруднику (по электронной почте, через портал Госуслуг или в бумажном виде)․

Шаг 3․ Получение справки СТД‑СФР (по желанию)

Если сотруднику нужна справка, сформированная непосредственно из базы ПФР/ФСС, он может:

• Войти в личный кабинет на Госуслугах и выбрать раздел «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности»․
• Обратиться в МФЦ или в клиентскую службу ПФР/ФСС с запросом о выдаче СТД‑СФР․

Где посмотреть и скачать сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения доступны в нескольких официальных сервисах:

• Госуслуги – в личном кабинете в разделе «Электронная трудовая книжка»․ Возможна загрузка выписки в формате PDF․
• Клиентская служба ПФР – через приложение «ПФР Онлайн» или на сайте pfrf․ru․
• МФЦ – при личном обращении можно получить распечатанную выписку․
• Работодатель – по запросу сотрудника работодатель может предоставить выписку из ЭТК в электронном виде․

Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?

1. Попросить кандидата показать выписку СТД‑СФР в личном кабинете Госуслуг․
2. Запросить у кандидата копию справки СТД‑Р, выданную предыдущим работодателем․
3. Проверить наличие записи о трудовом событии в базе ПФР через сервис «Проверка трудовой истории» (доступен в некоторых кадровых системах)․

Обязанности работодателя при работе с ЭТК

• Вести учёт всех кадровых мероприятий в системе ЕФС‑1․
• Своевременно (не позднее 15‑го числа следующего месяца) передавать сведения в ПФР․
• Выдавать справку СТД‑Р при увольнении, переводе, а также по требованию сотрудника․
• Обеспечить сохранность и конфиденциальность персональных данных работников․
• Информировать сотрудников о возможности доступа к их ЭТК через Госуслуги․

Пошаговая инструкция для сотрудника: как получить справку при увольнении

1. Подготовьте запрос․ Напишите заявление (можно в электронном виде) о выдаче справки СТД‑Р․
2. Уведомьте работодателя․ Передайте заявление за 5 дней до даты увольнения․
3. Получите справку․ Работодатель в течение 5 рабочих дней предоставит документ в электронном виде (PDF) или в бумажном виде․
4. Скачайте СТД‑СФР․ Войдите в личный кабинет на Госуслугах, выберите «Электронная трудовая книжка» → «Заказать справку/выписку» и скачайте нужный документ․
5. Сохраните копии․ Сохраните электронные версии справок в надёжном месте (облачное хранилище, флеш‑накопитель)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

Нет․ По федеральному закону переход в электронный формат необратим: после оформления ЭТК вернуть бумажный вариант невозможно․

Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о работе?

Необходимо обратиться к бывшему работодателю с требованием исправить ошибку․ Если работодатель отказывается, следует написать жалобу в ПФР и в Гоструд․

Какая подпись используется в справках СТД‑Р и СТД‑СФР?

Справка СТД‑Р подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя․ СТД‑СФР – подпись ПФР/ФСС, также усиленная квалифицированная․

Можно ли получить справку в бумажном виде, если я не умею работать с электронными сервисами?

Да․ Работодатель обязан предоставить бумажный вариант справки СТД‑Р по вашему запросу․ СТД‑СФР можно распечатать из личного кабинета Госуслуг․

Электронная трудовая книжка стала основным инструментом учёта трудовой истории в России․ Справка от работодателя (СТД‑Р) и справка из фонда (СТД‑СФР) – два взаимодополняющих документа, которые позволяют сотруднику подтвердить свой профессиональный путь при смене места работы, получении кредита, оформлении соц‑пособий и др․

Помните: своевременное информирование работодателя о необходимости справки и проверка записей в ЭТК помогут избежать проблем в будущем․

Автор статьи: Ваш виртуальный помощник