С 1 января 2021 года в России введён новый формат электронной трудовой книжки (ЭТК). Многие работники решают отказаться от традиционного бумажного варианта. Возникает естественный вопрос: что происходит с бумажной трудовой книжкой после перехода? В этой статье мы подробно разберём процесс перехода, юридические нюансы и практические рекомендации по хранению бумажного документа.
Почему появляется необходимость в переходе?
- Удобство – сведения о трудовой истории доступны в режиме реального времени через портал Госуслуги или специализированные кадровые системы.
- Снижение нагрузки на отдел кадров – запись в ЭТК производится автоматически, без необходимости печатать и подписывать каждую запись.
- Безопасность – электронный архив защищён криптографией и резервным копированием.
Алгоритм перехода от бумажной ТК к ЭТК
- Работник подаёт заявление в произвольной форме (можно в виде электронного письма или бумажного заявления) о желании перейти на электронный формат.
- Работодатель в течение пяти дней вносит запись в свою кадровую систему о переходе и формирует электронную запись в системе Фонда социального страхования (ФСС).
- В бумажной трудовой книжке делается отметка о выборе электронного варианта. Пример формулировки:
«Работник ФИО отказывается от ведения бумажной трудовой книжки и переходит на электронный формат. Запись сделана г.»
- Работник и работодатель подписывают эту запись (обычно подпись работника, подпись представителя работодателя и печать организации).
- Бумажную трудовую книжку выдают работнику – она остаётся у него в собственности, но дальнейшее её ведение прекращается.
- Электронную запись в ЭТК подтверждают тем же заявлением и подписью в системе.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой после перехода?
Книга остаётся у работника
После оформления перехода бумажная трудовая книжка не возвращается работодателю. Она передаёться работнику «на руки», как любой другой личный документ.
Содержание книги сохраняет юридическую силу
Записи, сделанные до перехода, остаются действительными. Они могут понадобиться при:
- проверке стажа в Пенсионном фонде;
- оформлении государственных пособий;
- разрешении споров о трудовом стаже.
Хранение и защита
Работнику рекомендуется:
- Хранить книгу в защищённом месте (домашний сейф, банковская ячейка).
- Сделать копию (скан или фото) и сохранить её в надёжном облачном хранилище.
- При необходимости предоставить оригинал в органы (ПФР, суд) – иметь возможность быстро его достать.
Возможность одновременного ведения обеих книг
Для работников, чей трудовой стаж начался до 1 января 2021 г., закон допускает одновременное ведение бумажной и электронной трудовых книжек. Это удобно, если:
- нужна справка из бумажной книги для организации, не работающей с ЭТК;
- работник хочет сохранить «исторический» документ.
В этом случае кадровик вносит записи в обе книги, а в бумажной делается отметка о наличии ЭТК.
Юридические аспекты
Ответственность работодателя
С момента оформления перехода работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение бумажной трудовой книжки. Все дальнейшие изменения фиксируются только в ЭТК.
Сохранность данных
ЭТК хранится в единой государственной базе данных ФСС. Доступ к ней имеют:
- работник (через портал Госуслуг);
- работодатель (через специализированные кадровые сервисы);
- контролирующие органы (ПФР, инспекция труда).
Возможность возврата к бумажному формату
Если работник решит вернуться к бумажной форме, он должен подать новое заявление. В этом случае в ЭТК делается отметка о «отказе от электронного формата», а в бумажной книжке – запись о её повторном ведении.
Практические рекомендации
Как правильно оформить заявление
Образец заявления (можно использовать в любой форме):
Заявление
Я, ФИО полностью, паспорт серия, номер, проживающий по адресу: адрес, прошу перевести мои сведения о трудовой деятельности в электронный формат (ЭТК) и отказаться от дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки.
Подпись: _____________
Как проверить, что запись в ЭТК прошла успешно
- Войти в личный кабинет на Госуслуги и открыть раздел «Трудовая книжка».
- Убедиться, что в списке записей присутствует запись о переходе (дата, подпись работодателя).
- При необходимости запросить выписку у работодателя.
Что делать, если работодатель отказывается оформить переход
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан выполнить переход в течение пяти дней после получения заявления. В случае отказа работнику следует:
- Обратиться к руководителю отдела кадров с письменным запросом.
- Если проблема не решается – написать жалобу в Государственную инспекцию труда.
- При необходимости обратиться в суд за защитой своих прав.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку после перехода?
- Да. Записи до 2021 года остаются только в бумажном виде, а также книга может понадобиться в случае споров.
- Вопрос: Можно ли одновременно иметь две трудовые книжки?
- Да, если ваш трудовой стаж начался до 1 января 2021 г., вы можете вести и бумажную, и электронную книжки одновременно.
- Вопрос: Кто несёт ответственность за сохранность бумажной книги?
- После оформления перехода ответственность переходит к работнику.
- Вопрос: Как быстро меняется запись в ЭТК?
- Работодатель обязан внести запись в течение пяти дней с момента получения заявления.
- Вопрос: Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о предыдущих местах работы?
- Эти сведения остаются только в бумажной книжке. При необходимости их можно оцифровать и добавить в ЭТК через заявление работодателя.
Переход на электронную трудовую книжку – это удобный и современный процесс, но бумажная трудовая книжка не исчезает. Она передаётся работнику, сохраняет юридическую силу записей до 2021 года и может храниться в качестве «исторического» документа. Правильное оформление заявления, своевременная запись в бумажной книге и надёжное хранение позволяют избежать проблем и пользоваться преимуществами обеих систем.
Если вы планируете переход, следуйте описанному алгоритму, сохраняйте копии документов и помните, что ваш трудовой стаж защищён как в электронном, так и в бумажном виде.