Переход на электронный формат учета трудовой деятельности стал одним из ключевых этапов цифровизации кадрового делопроизводства в России. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не отдельный файл или документ, а совокупность сведений о трудовой деятельности гражданина, которые хранятся в единой базе данных государственного органа (ранее ПФР, ныне — Социальный фонд России, СФР).
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка, это цифровой реестр данных о трудовом стаже работника. В ней фиксируются все основные кадровые изменения: прием на работу, переводы на другие должности, увольнения и иные сведения, влияющие на расчет пенсии и подтверждение стажа.
Суть документа осталась прежней, изменилась лишь форма его ведения. Теперь информация передается от работодателя в государственные органы в режиме реального времени или по установленному графику, что исключает риск потери бумажного документа и упрощает взаимодействие между работником и государством.
Обязанности работодателя по подаче отчетов
Работодатели обязаны предоставлять в СФР сведения об основных кадровых изменениях. Это необходимо для того, чтобы данные в базе СФР всегда были актуальными, а работник мог в любой момент получить выписку о своем стаже.
Основные виды сведений и отчетности:
- Сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД): Это основной отчет, на базе которого формируется ЭТК. В нем отражаются приказы о приеме, переводе и увольнении.
- Ежемесячные отчеты: В зависимости от текущего законодательства, сведения передаются либо при каждом кадровом событии, либо в составе регулярной отчетности.
- Передача сканов: В определенных случаях работодателям может потребоваться загрузка скан-копий документов через личный кабинет страхователя на веб-портале СФР.
Сроки и порядок представления сведений
Порядок и сроки представления сведений регулируются законодательством (в частности, Постановлением Правительства РФ № 590). Основные правила включают:
- Своевременность: Сведения о кадровых изменениях должны быть переданы в СФР в строго установленные законом сроки (обычно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа).
- Способ подачи: Отчетность подается исключительно в электронном виде через операторов электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет страхователя.
- Автоматизация: Для упрощения процесса большинство компаний используют специализированное ПО (например, «1С: Зарплата и управление персоналом»), которое позволяет формировать отчеты автоматически на основе кадровых приказов.
Как работник может получить сведения из ЭТК?
Поскольку физического доступа к базе СФР у работника нет, предусмотрено несколько способов получения информации о своем стаже:
- Через портал Госуслуг: Самый быстрый способ получить электронную выписку (СЗИ-ТД).
- От работодателя: Сотрудник может запросить выписку из ЭТК у своего текущего работодателя.
- В МФЦ или отделении СФР: Личное обращение с паспортом для получения бумажной справки с печатью.
Преимущества перехода на электронный учет
Внедрение ЭТК приносит пользу всем участникам процесса:
Для работника:
- Постоянный и удобный доступ к информации о стаже.
- Отсутствие риска порчи или утери трудовой книжки.
- Ускорение процесса оформления пенсии.
Для работодателя:
- Унификация и упрощение кадрового учета.
- Снижение объема бумажного документооборота.
- Минимизация ошибок при заполнении трудовых книжек вручную.
Правильное ведение отчетности по электронным трудовым книжкам — это не только выполнение требований закона, но и залог социального благополучия сотрудников. Своевременная подача сведений в СФР гарантирует, что каждый год стажа будет учтен при назначении пенсионных выплат, а кадровый учет в компании станет прозрачным и современным;