Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности гражданина. Информация формируется в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР) на основании отчетов СЗВ‑ТД, представляемых работодателем. С 2021 года заполнение ЭТК стало обязательным при приёме на работу, а в 2023‑м году был введён новый порядок оформления.
Содержание статьи
- Что такое электронная трудовая книжка?
- Кто имеет право открыть ЭТК?
- Подготовительные шаги
- Пошаговая инструкция: как открыть электронную трудовую книжку
- Как заполнять ЭТК: основные правила
- Оформление при увольнении
- Как подтвердить наличие ЭТК у работника
- Часто задаваемые вопросы
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это официально признанный документ, хранящийся в электронном виде в базе ПФР. В ней фиксируются:
- Дата и место рождения работника;
- Сведения о работодателях (наименование, ИНН, ОКПО, дата начала и окончания работы);
- Данные о начислениях, отпусках, командировках и иных событиях, влияющих на трудовой стаж;
- Информация о профессиональном образовании и квалификации.
ЭТК заменяет бумажный вариант, но совместное использование обеих форм допускается, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.
Кто имеет право открыть электронную трудовую книжку?
Открыть ЭТК могут:
- Граждане РФ, достигшие 14 лет (с 2022 года возрастной порог снижен до 14 лет);
- Иностранные граждане, имеющие разрешение на работу в России (при условии наличия ИНН);
- Работники, у которых ранее не было оформленной ЭТК (в этом случае создаётся новая запись в базе ПФР).
Подготовительные шаги
Перед тем как открыть электронную трудовую книжку, убедитесь, что у вас есть:
- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). Если ИНН отсутствует, его можно получить в налоговой инспекции.
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта). СНИЛС нужен для доступа к личному кабинету ПФР.
- Паспорт РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
- Доступ к Интернету и смартфону/компьютеру.
Пошаговая инструкция: как открыть электронную трудовую книжку
Шаг 1. Регистрация в личном кабинете ПФР
- Перейдите на официальный сайт Пенсионного фонда России.
- Нажмите кнопку «Личный кабинет» → «Регистрация». Выберите тип пользователя «Гражданин России».
- Введите ИНН, СНИЛС, номер телефона и адрес электронной почты. На указанный телефон придёт код подтверждения.
- После ввода кода создайте пароль и завершите регистрацию.
Шаг 2. Подтверждение личности
Для полной активации кабинета потребуется подтвердить личность:
- Через Госуслуги (рекомендованный способ) – авторизуйтесь в системе «Госуслуги» и привяжите её к кабинету ПФР;
- Или загрузите скан‑копию паспорта и СНИЛС в раздел «Документы» кабинета ПФР. После проверки (обычно в течение 1‑2 рабочих дней) ваш профиль будет полностью активирован.
Шаг 3. Подача заявления на открытие ЭТК
- В личном кабинете перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» → «Открыть ЭТК».
- Заполните форму: ФИО, дата и место рождения, ИНН, СНИЛС, контактный телефон.
- Укажите, хотите ли вы одновременно вести бумажную книжку (по умолчанию – «Да», если не подано заявление об отказе).
- Нажмите «Отправить». Система автоматически создаст запись в базе ПФР.
Шаг 4. Получение доступа к ЭТК
После создания записи вы получаете доступ к ЭТК через:
- Личный кабинет ПФР (веб‑версия);
- Мобильное приложение «ПФР» (доступно в Google Play и App Store);
- Сервис «Госуслуги» – в разделе «Электронные услуги» → «Трудовая книжка».
Шаг 5. Проверка открытой ЭТК
Войдите в любой из указанных сервисов и убедитесь, что в разделе «Электронная трудовая книжка» отображается ваш профиль без записей (если вы только что открыли её). При первом открытии в системе будет указана дата создания и номер ЭТК.
Как заполнять электронную трудовую книжку: основные правила
Приём на работу
- Работодатель в течение 5 календарных дней после заключения трудового договора обязан отправить в ПФР отчет СЗВ‑ТД.
- Отчет формируется в автоматизированной системе кадрового учета (1С:Зарплата и кадры, SAP HR и т.п;) и отправляется через портал «Госуслуги» или напрямую в ПФР;
- После обработки отчета в базе ПФР в вашей ЭТК появится запись о новом месте работы: название организации, ИНН, ОКПО, дата начала и (при наличии) окончания трудового договора.
Отпуск, командировка, больничный
Эти сведения фиксируются автоматически в системе работодателя и передаются в ПФР в составе ежемесячных отчетов. Работнику не требуется самостоятельно вносить данные.
Изменения в данных
- Если произошла ошибка (неверно указана дата начала работы, опечатка в названии организации и т.д.), работник или работодатель подают запрос в ПФР через личный кабинет с приложением подтверждающих документов.
- Корректировки обычно вносятся в течение 10 рабочих дней.
Переход с бумажной книжки на электронную
Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, вы можете:
- Подать заявление в отдел кадров текущего работодателя о переходе на ЭТК;
- Работодатель отправит в ПФР запрос на «перенос» записей. После подтверждения ПФР создаст электронную копию всех записей.
- Бумажную книжку можно оставить у себя «на хранение», но в официальных отношениях будет использоваться только ЭТК.
Оформление при увольнении
- Работодатель формирует приказ об увольнении и в течение 5 дней отправляет в ПФР окончательный отчет СЗВ‑ТД, где указывается дата увольнения и причина (по инициативе работника, по инициативе работодателя и т.д.).
- В ЭТК автоматически появляется запись о завершении трудового договора.
- Если работник желает получить справку о трудовом стаже, он может скачать её из личного кабинета ПФР (раздел «Справки и выписки»).
- При необходимости (например, для получения пособия по безработице) работник может распечатать выписку из ЭТК и предоставить её в центр занятости.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Работодатель может проверить наличие ЭТК двумя способами:
- Запросить у соискателя скриншот или PDF‑выписку из личного кабинета ПФР/Госуслуг, где указано «Электронная трудовая книжка открыта».
- С помощью сервиса «Проверка трудовой книжки» на портале ПФР. Для этого работодатель вводит ИНН и СНИЛС соискателя (соискатель предварительно даёт согласие на проверку).
Ответ сервиса содержит номер ЭТК, даты начала и окончания всех записей, а также статус (активна/закрыта).
Часто задаваемые вопросы
Можно ли открыть ЭТК без СНИЛС?
Нет. СНИЛС является обязательным идентификатором в системе ПФР. При отсутствии СНИЛС его необходимо оформить в ПФО.
Сколько времени занимает создание ЭТК?
После подачи заявления в личном кабинете ПФР запись появляется почти мгновенно (в течение 1‑2 минут). Полная активация профиля (подтверждение личности) может занять до 48 часов.
Можно ли закрыть электронную трудовую книжку?
ЭТК закрывается автоматически только в случае смерти работника. Инициировать «закрытие» вручную нельзя – документ сохраняет всю историю трудовой деятельности.
Что делать, если в ЭТК нет записей о предыдущих местах работы?
Проверьте, были ли отправлены отчеты СЗВ‑ТД вашими бывшими работодателями. Если нет – обратитесь к ним с просьбой предоставить недостающие данные. При невозможности получить их от работодателя, обратитесь в ПФР с заявлением о восстановлении записей, приложив трудовые договоры, справки и копии бумажных трудовых книжек.
Можно ли использовать ЭТК для получения пенсионных баллов?
Да. Все сведения из ЭТК автоматически учитываются при расчёте пенсионных прав. При необходимости работник может запросить выписку о начисленных пенсионных баллах в личном кабинете ПФР.
Электронная трудовая книжка – современный и удобный инструмент, который упрощает взаимодействие между работником, работодателем и государственными органами. Открыть её можно в несколько кликов, а все последующие записи вносятся автоматически через отчёты работодателей. При правильном подходе ЭТК избавит от необходимости хранить бумажные документы, ускорит получение справок и упростит процесс увольнения.
Помните: для успешного открытия и использования ЭТК необходимо иметь ИНН, СНИЛС и доступ к Интернету. Регистрация в личном кабинете ПФР – первый шаг к цифровой трудовой истории.
Статья актуальна на дату: