С 1 января 2026 года в России завершился переходный период на внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все новые трудовые отношения, а также изменения в трудовой деятельности работников, фиксируются исключительно в цифровом формате. Для работника, устраивающегося на новую работу, доступ к своей электронной трудовой книжке — это не просто удобство, а обязательное условие для корректного оформления трудовых отношений.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности работника: места работы, должности, переводы, увольнения, награды и другие важные данные. ЭТК ведется в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна работнику через личный кабинет на сайте www.pfrf.ru или портале Госуслуги.
Преимущества ЭТК:
- Постоянный и мгновенный доступ к информации о трудовом стаже;
- Защита от потери, порчи или подделки документов;
- Автоматическое формирование данных о стаже для начисления пенсии;
- Упрощение процесса трудоустройства для нового работодателя.
Как новый работодатель получает доступ к вашей ЭТК?
Новый работодатель не имеет автоматического доступа к вашей электронной трудовой книжке. Даже если вы ранее работали в компании, которая вела ЭТК, новый работодатель не может получить эти данные без вашего участия.
Для того чтобы новый работодатель мог получить информацию из вашей ЭТК, вам необходимо самостоятельно сформировать и передать выписку из электронной трудовой книжки. Это делается в несколько простых шагов:
- Зарегистрируйтесь на портале Госуслуг (если ещё не зарегистрированы) или войдите в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России.
- Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка» — он находится в меню «Пенсии, пособия и льготы».
- Запросите выписку из ЭТК — выберите опцию «Сформировать выписку» и укажите период (обычно достаточно «всё время»).
- Выберите способ получения выписки:
- Электронный документ в формате PDF с электронной цифровой подписью (ЭЦП), самый предпочтительный вариант;
- Скачать файл и распечатать (если требуется бумажный вариант).
- Передайте выписку новому работодателю, отправьте электронный файл по защищённому каналу (например, через корпоративную почту) или предоставьте распечатанный документ при оформлении на работу.
Важно!
Выписка из ЭТК, сформированная через портал Госуслуг или ПФР, имеет юридическую силу и подтверждается электронной подписью. Она принимается для:
- Оформления трудового договора;
- Подтверждения трудового стажа;
- Получения отпусков, компенсаций и льгот;
- Оформления ипотеки, виз, кредитов — многие банки и консульства уже требуют именно цифровую выписку из ЭТК.
Что делать, если вы ранее работали с бумажной трудовой книжкой?
Если до 2026 года вы работали с бумажной трудовой книжкой, то все сведения о вашей трудовой деятельности, внесённые до 31 декабря 2025 года, были перенесены в электронный архив ПФР автоматически. Однако для полноты информации рекомендуется:
- Проверить, все ли записи отображаются в вашей ЭТК на портале ПФР;
- Если какие-то записи отсутствуют — обратиться к предыдущему работодателю с просьбой предоставить копии документов для внесения в ЭТК;
- Сохранить бумажную трудовую книжку, она остаётся вашим личным документом и может потребоваться для подтверждения стажа до 2026 года.
Как работодатель использует выписку из ЭТК?
После получения выписки новый работодатель:
- Вносит данные о вашем трудоустройстве в свою систему кадрового учёта;
- Формирует и передаёт в ПФР форму ЕФС-1 — уведомление о приёме на работу с указанием вашего ИНН и номера ЭТК;
- Начинает вести вашу дальнейшую трудовую деятельность исключительно в электронном виде.
Таким образом, работодатель не получает прямого доступа к вашей ЭТК, но получает полную и достоверную информацию о вашем трудовом стаже через официальную выписку, которую вы ему предоставили.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Нет. С 2026 года все работодатели обязаны вести трудовые книжки только в электронном виде. Если вы ранее подавали заявление на сохранение бумажной книжки — оно больше не действует. Все новые трудовые отношения оформляются только через ЭТК.
Что делать, если я не могу получить доступ к ЭТК?
Если вы не можете войти в личный кабинет ПФР или на Госуслуги:
- Проверьте, подтверждена ли ваша учётная запись на Госуслугах (необходима подтверждённая учётная запись уровня «Подтверждённая»);
- Обратитесь в ближайшее отделение ПФР с паспортом — сотрудники помогут восстановить доступ или сформировать выписку на вас;
- Если вы не знаете свой номер ЭТК — его можно узнать через Госуслуги или в ПФР по СНИЛС.
Нужно ли передавать выписку из ЭТК при повторном трудоустройстве?
Да. Даже если вы уже работали в этой компании ранее, при повторном приёме на работу вы обязаны предоставить актуальную выписку из ЭТК, так как данные за время вашего отсутствия могли измениться.
Доступ к электронной трудовой книжке нового работодателя — это не сложная бюрократическая процедура, а важный шаг к цифровой трансформации трудовых отношений. Ваша задача — самостоятельно сформировать и передать выписку из ЭТК. Это гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтён корректно, а новый работодатель получит полную и достоверную информацию о вашей профессиональной истории.
Не откладывайте этот шаг на последний день, сформируйте выписку заранее, чтобы избежать задержек при оформлении на работу. Помните: ваша электронная трудовая книжка — это ваш цифровой трудовой архив, который принадлежит только вам. И только вы можете решить, кто и когда получит к нему доступ.
Совет: Сохраните копию выписки из ЭТК на своём устройстве и в облачном хранилище — она понадобится вам не только при трудоустройстве, но и при оформлении пенсии, льгот, кредитов и виз.