В современном мире цифровизация проникает во все сферы жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный инструмент, который постепенно заменяет традиционные бумажные трудовые книжки. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое ЭТК, как она работает, какие изменения произошли в законодательстве и как это влияет на директора и сотрудников.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в электронном виде. Она содержит информацию о трудовой деятельности сотрудника: о местах работы, должностях, периодах работы, причинах увольнения и других важных событиях.

ЭТК появилась в России около 5 лет назад и с тех пор активно внедряется. Основная цель – упростить ведение учета трудовой деятельности, повысить доступность информации для работников и работодателей, а также снизить риск потери или повреждения документов.

Переходный период и завершение внедрения ЭТК

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. Изначально был предусмотрен переходный период, но с 1 января 2026 года этот период завершается. Это означает, что все новые трудовые книжки будут оформляться исключительно в электронном виде.

Важно отметить, что одновременное применение электронного и бумажного вариантов трудовой книжки возможно, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

Права и обязанности директора в контексте ЭТК

Директор, как представитель работодателя, несет ответственность за ведение электронных трудовых книжек сотрудников. Ключевые обязанности директора:

• Обеспечение ведения ЭТК в соответствии с законодательством.
• Заполнение ЭТК информацией о трудовой деятельности сотрудников.
• Обеспечение доступа сотрудников к информации об их ЭТК.
• Поддержание актуальности данных в ЭТК.
• Обеспечение безопасности данных ЭТК.

Как работнику получить и использовать ЭТК?

Получить электронную трудовую книжку работник может через портал Госуслуг или через личный кабинет на сайте работодателя. Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Госуслуг и подтвердить свою личность.

После получения ЭТК работник может просматривать информацию о своей трудовой деятельности, а также получать выписки из ЭТК. Для подтверждения опыта работы, стажа для пенсии или социальных выплат, работник может предоставить выписку из ЭТК.

Преимущества ЭТК

Внедрение ЭТК имеет ряд преимуществ как для работников, так и для работодателей:

• Удобство и доступность: ЭТК доступна в любое время и в любом месте, где есть доступ к интернету.
• Безопасность: ЭТК защищена от потери, повреждения и подделки.
• Экономия ресурсов: ЭТК не требует затрат на печать, хранение и пересылку бумажных документов.
• Прозрачность: ЭТК обеспечивает прозрачность информации о трудовой деятельности сотрудника.
• Быстрый доступ к информации: Работодатель и работник могут быстро получить доступ к необходимой информации о трудовой деятельности.

Что делать, если утеряна или испорчена бумажная трудовая книжка?

Если у работника утеряна или испорчена бумажная трудовая книжка, необходимо обратиться к работодателю для оформления электронной трудовой книжки. Работодатель обязан зафиксировать факт утери или повреждения в трудовой книжке и оформить ЭТК.

Будущее трудовой книжки

Бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже выданы работнику до 1 января 2026 года. Однако, в будущем, можно ожидать, что бумажные трудовые книжки будут постепенно отмирать, а ЭТК станет единственным документом, подтверждающим трудовую деятельность.

Ресурсы для получения дополнительной информации

• Портал Госуслуг
• КонсультантПлюс
• Гарант

Помните: Электронная трудовая книжка – это современный и удобный инструмент, который упрощает ведение учета трудовой деятельности и обеспечивает доступность информации для работников и работодателей. С завершением переходного периода в 2026 году ЭТК станет основным документом, подтверждающим трудовую деятельность в России.