С 1 января 2021 года в России действует институт электронной трудовой книжки (ЭТК)․ Этот шаг направлен на цифровизацию кадрового учета и упрощение взаимодействия между работником, работодателем и Пенсионным фондом․ В статье подробно разберем, что такое ЭТК, кто должен перейти на нее, как правильно оформить и вести, а также какие изменения ждут граждан и бизнес в 2026 году․

Правовая основа: на что опирается система ЭТК?

Основой для ведения электронных трудовых книжек являются:

• Статья 66․1 Трудового кодекса РФ — закрепляет понятие «сведения о трудовой деятельности в электронном виде» и регулирует порядок их ведения․
• Федеральный закон № 439-ФЗ — ввел изменения в ТК РФ, создавшие правовую основу для ЭТК․
• Правила ведения сведений о трудовой деятельности, утвержденные Минтрудом (письмо от № 14-2/В-267)․

Кто обязан вести трудовую книжку только в электронном виде?

С 1 января 2021 года действует ключевое правило:

Лица, впервые устраивающиеся на работу по трудовому договору после 1 января 2021 года, получают сведения о трудовой деятельности ТОЛЬКО в электронном виде․

Для них бумажная трудовая книжка не оформляется․ Все записи (прием, перевод, увольнение) сразу вносятся работодателем в электронную форму и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР)․

Как работник может выбрать формат ведения своей трудовой книжки?

Для граждан, уже имевших трудовой стаж до 1 января 2021 года, предусмотрен выбор․ Они могут:

1. Перейти полностью на электронный формат․ Для этого необходимо подать работодателю письменное заявление (в произвольной форме) о согласии на ведение трудовой книжки в электронном виде․
2. Сохранить бумажную трудовую книжку․ В этом случае заявление должно содержать просьбу о продолжении ведения на бумажном носителе․
3. Выбрать совмещенный формат (до 31 декабря 2020 года)․ Если заявление не подано, работодатель ведет книжку одновременно в обеих форматах (бумажной и электронной)․

Важно: С 1 января 2021 года для новых сотрудников выбора нет — формат только электронный․

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку

В заявлении можно использовать следующие формулировки:

• «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде»․
• «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ»․

Обязанности и действия работодателя

Работодатель выполняет ключевую роль в системе ЭТК:

• Формирует сведения о трудовой деятельности работника в электронном виде (форма СЗВ-ТД)․
• Передает сведения в ПФР в установленные законодательством сроки (не позднее следующего рабочего дня после возникновения трудового события)․
• Уведомляет работника о проведенном трудовом событии (прием, увольнение и т․д․)․
• При получении заявления от сотрудника о переходе на ЭТК выдает ему на руки имеющуюся бумажную трудовую книжку (если она была) и освобождается от ответственности за ее дальнейшее хранение и ведение․
• Обеспечивает сотрудника информацией о порядке доступа к своим сведениям в ПФР (через личный кабинет на сайте ПФР или портал Госуслуг)․

Что получает работник? Где и как посмотреть свою ЭТК?

Все сведения о трудовой деятельности хранятся в Пенсионном фонде России․ Работник может получить доступ к ним:

1. Через личный кабинет на сайте ПФР (требуется подтвержденная учетная запись на портале Госуслуг)․
2. Через -portal Госуслуг (в разделе «Сведения о трудовой деятельности»)․
3. Обратившись лично в отделение ПФР или МФЦ с паспортом․

В электронной форме отображаются все те же данные, что и в бумажной книжке: данные работодателя, период работы, должность, основания прекращения трудового договора․ ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажному документу․

Ключевые изменения и сроки на 2026 год

Важно отметить два важных временных аспекта:

• Завершение переходного периода․ С 1 января 2026 года законодательно завершается переходный период по внедрению ЭТК․ Это означает, что все работодатели должны быть полностью готовы к работе в электронном формате, а для новых сотрудников — единственный возможный вариант․
• Для «старых» сотрудников (поступивших на работу до ) выбор формата (бумага/электронка) можно было сделать до 31 декабря 2020 года․ Если заявление не было подано, ведение велось в обеих форматах․ После подачи заявления о переходе на ЭТК бумажная книжка возвращается работнику․

Преимущества и особенности ЭТК

Частые ошибки и вопросы

Может ли работодатель отказать в выдаче бумажной книжки?

Нет․ Если сотрудник, имевший стаж до 2021 года, не подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан продолжать вести бумажную книжку․ Отказ — нарушение ТК РФ․

Что делать, если в ЭТК есть ошибка?

Работник должен обратиться к работодателю с заявлением об исправлении․ Работодатель обязан внести корректировки и направить исправленную форму СЗВ-ТД в ПФР․

Обязан ли работодатель информировать о переходе на ЭТК?

Да․ Работодатель должен уведомить работников (например, через служебную записку, email или приказ) о порядке ведения их трудовых книжек, своем праве выбора (для «старых» сотрудников) и порядке доступа к сведениям в ПФР․

Электронная трудовая книжка, это современный, удобный и юридически равнозначный бумажному аналог документооборот․ Ключевые правила, которые нужно запомнить:

1. Для всех, кто устроился на работу после 1 января 2021 года, ЭТК — единственный формат․
2. Для остальных есть выбор, который нужно официально оформить заявлением до 31 декабря 2020 года (если не сделали, ведение идет в двух форматах)․
3. Все данные хранятся в ПФР, а работодатель лишь формирует и передает их․
4. С 2026 года система работает в полном объеме, а переходный период завершен․

Следите за своими сведениями в личном кабинете ПФР, своевременно оформляйте заявления и не бойтесь цифровизации — она призвана защитить ваши трудовые права и упростить бюрократические процедуры․

Статья подготовлена на основе анализа актуального законодательства и разъяснений контролирующих органов по состоянию на май 2026 года․ Для получения персональной консультации рекомендуется обращаться к кадровику или юристу․